Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Удержать недостачу советы адвокатов и юристов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы установить факт недостачи, нужно провести инвентаризацию или другую проверку на предприятии. Для этого необходимо собрать комиссию, в состав которой должен войти работник, ответственный за утраченное имущество. Важно: если проверка проводится без ведома работника или его не включили в состав комиссии, результаты считаются недействительными. Комиссия обязана установить не только факт недостачи, но и причины, по которым она возникла.
Недостача при неофициальном трудоустройстве
Как показывает практика, часто руководители организаций при приеме на работу не подписывают с кандидатом трудовой договор. Человека берут на работу и не оформляют по ТК РФ, а также не подписывают договор о материальной ответственности, вверяя ему определенное имущество. Работник может допустить ошибку умышленно или по неосторожности, которая повлечет за собой недостачу в большом размере.
Необходимо понимать, что даже неофициально оформленный человек, при наличии его вины, обязан возместить причиненный ущерб предприятию. Но в таком случае есть свои нюансы.
Трудовые отношения оформляются путем подписания трудового договора. Но, ст. 16 ТК РФ предусмотрено, что трудовые отношения возникают между сторонами и при фактическом допущении человека к выполнению своих обязанностей с разрешения руководителя. Соответственно, если сотрудник приступил к исполнению своих обязанностей и руководство знает об этом, то считается, что трудовые отношения наступили. Отсутствие официального оформления при фактическом допущении к работе с согласия работодателя не освобождают стороны от исполнения обязанностей, возложенных законом.
Внедрение системы контроля и мониторинга
Для удержания выявленных недостач необходимо включать в рабочий процесс систему контроля и мониторинга. Это позволит следить за выполнением требований и правил, установленных документами компании.
Руководитель должен обратить особое внимание на оформление документов, связанных с материальным учетом. Все материальные ценности, вверенные работнику, должны быть правильно оформлены и сданы в инвентаризацию. При возникновении ситуации, когда работник не справляется с обязанностями по учету и обращению с имуществом, руководитель должен немедленно принять меры для расследования обстоятельств происшедшего.
Для определения факта недостачи и размера ущерба компания может организовать специальную комиссию, которая проведет инвентаризацию и составит акт. После этого будет произведен расчет материального ущерба, который будет взыскан с работника.
В случае, если работник не в состоянии возместить ущерб, работодатель имеет право применить штрафы в виде удержания из заработной платы или других выплат. Также возможно обращение в суд для взыскания ущерба.
Трудовой кодекс предусматривает полную ответственность работника за сохранность имущества работодателя. При нарушении обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работник может быть привлечен к материальной ответственности.
Для более эффективного контроля и мониторинга следует установить систему внутреннего контроля, которая будет регулярно проверять исполнение требований по учету и обращению с материальными ценностями. В случае выявления нарушений, необходимо принимать меры по их устранению и предотвращению повторения в будущем.
Внедрение системы контроля и мониторинга поможет предотвратить недостачи и минимизировать риски для компании. Также это способствует повышению доверия со стороны клиентов и партнеров.
Что делать, если вешают недостачу
Бывают такие работодатели, которые специально вешают на сотрудника недостачу. Они пользуются тем, что он не знает своих прав по трудовому законодательству и принимает все, что говорит руководитель, за чистую монету. На самом деле, доказать вину сотрудника в недостаче на складе или в магазине и заставить его платить не так и просто, а еще труднее — повесить на него уголовное дело, чем часто грозят работодатели сотрудникам.
Недостача в магазине — что делать? Главный совет опытных юристов в Москве — не паниковать, ни в чем не сознаваться и ничего не подписывать. Если речь идет о большой сумме, советуем получить консультацию юриста по телефону или попросить его приехать на место. Второй вариант особенно актуален в ситуации, когда работодатель действует агрессивно и с нарушением закона, к примеру, использует угрозы или приемы физического насилия.
За что и когда могут взыскать недостачу
Уверен, вы и сами знаете, что такое
недостача. Если коротко. Это отсутствие денег, товара и других ценностей,
выявленных работодателем или специальной комиссией.
Обычно недостача выявляется
в ходе плановых или внеочередных ревизий, инвентаризаций, других видов
проверок.
Кроме руководителя предприятия, ревизию или инвентаризацию могут
проводить вышестоящие органы (например, это актуально для государственных
компаний).
Отмечу самые важные нормы ТК РФ, которые
нужно знать при защите от взыскания недостачи:
- по общему правилу статьи 241 ТК РФ, с работника не могут взыскать недостачу более размера среднемесячного заработка;
- в случаях, указанных в статьях 242-243 ТК РФ, с работника могут взыскать всю сумму причиненного ущерба (например, при полной материальной ответственности, при умышленном повреждении имущества или хищении);
- если речь идет об ущербе в пределах среднего месячного заработка, администрация предприятия вправе удержать ее без суда и без согласия работника (здесь учитываются правила о максимальном размере месячного удержания);
- если ущерб больше месячного заработка, его нужно взыскивать через суд.
Обратите внимание! Если недостача превышает месячный заработок, однако работник признал ее и дал согласие на возмещение ущерба, работодатель может удерживать без суда. Обычно для этого оформляет отдельный документ, где виновный сотрудник признает вину, соглашается на удержание из зарплаты.
При любых вариантах удержания или
взыскания недостачи, ее нужно доказать и зафиксировать в документах. Алгоритм
действия выглядит следующим образом:
- проводится
ревизия или инвентаризация с приглашением работника (если он являлся
материально ответственным лицом); - сотруднику
дается право представить объяснения по факту нехватки денег, товаров или других
ценностей; - если
работник не представил возражений, руководитель все равно вправе рассмотреть
материалы расследования; - если
объяснения поступили, их нужно учесть при вынесении решения.
Решение об удержании недостачи в
пределах месячного заработка оформляется приказом. Если сумма ущерба выше,
работодатель может договориться с работником, чтобы удерживать недостачу с
каждой выплаты зарплаты. Если согласие отсутствует, документы на взыскание
направляются в суд.
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
- Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
- Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
- Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
- Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
- Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Суд вправе известить ответчика с помощью телефонограммы
Также на практике часто возникает вопрос, в какой суд подавать иск о взыскании денег Сбывшего работника. По общему правилу следует обращаться в суд по месту жительства ответчика (ст. 28 ГПКРФ). Значит, даже если работник фактически проживает в одном городе с работодателем, но прописан в другом, подавать иск все равно придется в суд по месту его регистрации. Если же подчиненный сменил местожительства и не сообщил об этом, у работодателя будет два варианта действий. Можно подать иск либо по месту нахождения имущества работника (например, квартиры или вклада в банке), либо по последнему известному месту его жительства. Лучше воспользоваться тем вариантом, который будет наиболее удобен работодателю.
Закон не требует обязательного присутствия ответчика при рассмотрении спора. Но обязанностью суда является сделать все необходимое для извещения сторон о дате назначенного заседания. Судебное извещение направляется по Месту жительства ответчика. Если по данному адресу он фактически не проживает, извещение может быть направлено по месту его работы (п. 4
ст. 113 ГПКРФ). В ситуации, когда новое место работы ответчика не известно, стоит попросить суд сделать запросы в ПФР и ФНС России. Так можно выяснить, из каких компаний производятся отчисления за ответчика, и, соответственно, установить место его работы. Также можно попросить суд направить запросы операторам сотовой связи с требованием о предоставлении номера мобильного телефона ответчика. Закон позволяет суду извещать стороны о судебном заседании, в том числе, с помощью телефонограммы (ч. 1 ст. 113 ГПКРФ).
Если все усилия по поиску ответчика окажутся напрасными, суд рассмотрит дело в его отсутствие.
Главное, чтобы в материалах дела имелись все доказательства, подтверждающие невозможность разыскать, и, как следствие, известить работника. Ведь если суд принял все меры
СПЕЦИФИКА для надлежащего извещения ответчика, то у судов вышестоящих инстанций не будет оснований для отмены решения.
Конечно, впоследствии работник может внезапно объявиться и потребовать отменить решение суда в связи с тем, что он не участвовал в рассмотрении дела со ссылкой на п. 4 ст. 330 ГПК РФ. Несмотря на то, что такие требования работника правомерны, это не станет причиной для отказа в удовлетворении иска о взыскании с него причиненного ущерба. Суд апелляционной инстанции не вправе направлять дела на пересмотр, но может сам пересмотреть дело по правилам суда первой инстанции. Поэтому, если районный суд верно оценил представленные доказательства вины работника в причинении ущерба и другие обстоятельства дела, то отмена решения по формальным основаниям не повлечет для компании негативных последствий. Апелляционный суд пересмотрит дело и снова удовлетворит требования компании.
Бухгалтерские проводки
Результаты инвентаризации в виде недостачи отражаются на счете 94. Дебет используется для фиксации суммы потерь, кредит – для списания потерь в расходы. По итогам года 94 счет проверяется на предмет наличия сальдо. Его не должно быть по состоянию на 31 декабря.
Технически при выявлении недостачи бухгалтер торгово-складского комплекса делает проводки:
• Учет недостачи – Дт94 Кт10, 41, 43
• Списание стоимости недостающих ТМЦ в пределах норм естественной убыли – Дт20,44 Кт94
• Списание стоимости недостающих материалов в прочие расходы – Дт91-2 Кт94
Если по результатам инвентаризации принято решение о взыскании недостачи с работников склада, проводки будут другими. В учете в этом случае отражается выявленная недостача и ее возмещение:
• Учет недостачи – Дт94 Кт01, 10, 43, 41, 50
• Отнесение недостачи на виновника – Дт73 Кт94
• Возмещение недостачи – Дт41, 50, 51 Кт73
• Удержание недостачи из зарплаты виновного лица – Дт70 Кт73
Работодатель вправе через суд взыскать с уволенного работника сумму понесенного ущерба
Вопрос от читательницы Клерк.Ру Елены (г. Волгоград)
Мне необходима Ваша помощь, в виде профессиональной консультации. Я уже 7,5 месяцев не являюсь сотрудником компании, которая предъявляет ко мне сейчас непонятные требования. Дата увольнения 9 сентября 2010г., компания ООО Евросеть Ритейл филиал Южный. Увольнение по собственному желанию.
В момент увольнения все расчеты были произведены, ко мне не предъявляли никаких претензий, но теперь, спустя столь долгий срок, мне пришло заказное письмо с требованием вернуть 40 тыс. рублей, которые я брала в течение последнего года работы в компании в подотчет на командировочные расходы. Хотя на момент увольнения задолжности не было, и все авансовые отчеты были предоставлены мной своевременно в бухгалтерию. На сколько это правомерно?
Могут ли ко мне сейчас предъявлять подобные требования? И как мне сейчас доказывать, что я не должна ничего компании? Естественно у меня не сохранились копии авансовых отчетов, я не думаю, что я должна хранить их всю жизнь, на всякий случай. Мне угрожают судом и процентами за якобы пользование деньгами фирмы.
Проблема недостачи при инвентаризации: основные вызовы и риски
Инвентаризация имущества – важный этап работы организации, на котором фиксируется наличие и состояние материальных ценностей. Однако, в ходе проведения инвентаризации может выявиться недостача – отсутствие какого-либо имущества. Такая ситуация возможна по разным причинам и может нанести серьезный ущерб организации.
Основная причина недостачи – неправильное оформление исключительно вещей, которые имеются учёте. Если у работников нет оснований для внесения в описи либо не правильно оформляют, результатом чего является отсутствие таковых в результатам инвентаризации.
При наличии фактических проводок по учёте г погашение (списание) недостачи проводятся в соответствии. В первую очередь, необходимо определение виновных лиц, которые несут ответственность за возникшую недостачу. В зависимости от специфики работы организации, это могут быть как работники, так и администраторы. Как правило, недостачу удерживают из заработной платы работников или взыскивают с работодателя.
Оформление недостачи и ее удерживание производится в соответствии с законодательством по результатам инвентаризации. При этом следует учитывать, что имеются определенные порядки и правила оформления и удержания имущества работников.
Определение исключительно правильно делать, если имеются результат(ы) инвентаризации.
Результатам инвентаризации являются не всегда точными, так как бывает недостача фактически порядка 2-3%. Все отражают результаты инвентаризации в описи и решениях, указанные по г действиям, на основания проведения инвентаризации. Однако, в случаях когда недостача небольшая или недостачи закреплены за конкретными лицами, необходимости в установлении виновных лиц и их удержении с разрешения начальника или начальника финансового отдела, может не возникнуть.
Таким образом, проблема недостачи при инвентаризации может возникнуть по разным причинам и требует внимательного отношения к оформлению и удержанию имущества. Соблюдение правил и правовой базы, а также своевременное выявление и учет недостачи позволят минимизировать риски для организации и защитить ее интересы.
Как себя вести, если вешают недостачу?
Работа с материальными ценности зачастую бывает опасной, в связи с вероятностью их утраты. А если при инвентаризации выявляется недостача, начальство может обвинить в этом вас. Если действительно это произошло по вине специалиста, это одно дело. Но что делать, если обвиняют в недостаче, а вы к этому не причастны?
Во избежание необоснованных обвинений и наступления неблагоприятных последствий необходимо знать порядок взыскания ущерба, предусмотренный трудовым законодательством.
Как правило, лицо, работающее с имуществом, является материально ответственным. Соответственно при приеме на работу помимо трудового договора, с таким сотрудником подписывается договор о материальной ответственности. Плюс ко всему, Минтруд РФ утвердил перечень должностей сотрудников, с которыми можно подписать договор о полной материальной ответственности.
Взыскивая ущерб со своих сотрудников, руководство должно соблюдать процедуру, установленную законом. Обязательно проведение полной проверки.
Если человек не причастен к недостаче, а руководство все равно в этом обвиняет, лучше воспользоваться услугами нашего адвоката по трудовым спорам и совместно контролировать проверку и знакомиться со всеми документами.
Что делать, если виноват не специально назначенный работник?
Если с сотрудником не заключался специальный договор, в котором была оговорена его материальная ответственность, это не значит, что с лица нельзя просить возмещения за причинённый ущерб. В рамках отечественного законодательства мат. ответственность несут все официально трудоустроенные сотрудники предприятия. Однако вот степень финансовой ответственности и ее сумма совершенно разная.
Например, полная мат. ответственность прописана в договоре, заключенном с работодателем. А вот частичную несут все без исключения. Кроме того, полная мат. ответственность может быть указана в общем перечне мат. ответственных сотрудников. О вносе в данный перечень сотрудник должен быть извещен.
Следовательно, если сотрудник, по вине которого случилось недостача не считается материально ответственным лицом по договору, то он несет частичную финансовую ответственность. А это значит, что взыскиваться недостача с него будет по общему правилу, о котором мы указывали выше. Вот только сумма взыскания будет значительно отличаться.
При обнаружении несоответствий специальная комиссия вносит всю фактическую информацию в бланки описи товаров, включая недостающие объекты, а также переизбытки. После передачи акта руководителю организации, материально ответственные работники должны предоставить объяснительные записки и иные документы, в которых указывается причины недостачи и излишков, а также обстоятельства утери объектов инвентаризации.
В соответствии с полученными объяснениями руководство организации принимает решение о списании имеющейся недостачи в качестве издержек, либо о назначении материально ответственного лица ответственным за причинение ущерба предприятию для дальнейшего возмещения убытков.
При определении обязательств по возмещению, руководитель организации или иные уполномоченные лица готовят пакет документов, в соответствии с которым виновному работнику будет назначено наказание и обязанность по возмещению убытков. Если расхождение фактического количества товара с номинальным произошло по вине третьих лиц, которых не удалось установить, то руководитель выносит приказ о списании ущерба в качестве трудовых издержек производства.
Как происходит выявление виновного?
Если обнаружена недостача, руководитель должен назначить проведение расследования, для его осуществления также утверждается специальная комиссия. Она в обязательном порядке должна запросить с подозреваемого в допущении утраты, порчи, необоснованного выбытия ценностей лица письменное объяснение. Ответственному лицу ни в коем случае нельзя уклоняться от дачи пояснений, так как в этом случае будет составлен акт, наличие которого будет лишний раз свидетельствовать не в его пользу.
Если сотрудник знает, что он непричастен к недостаче, он должен подробно изложить все обстоятельства произошедшего в объяснительной. В частности, если работодатель не обеспечил условий, в части оборудования помещений для хранения ценностей или ограничения доступа посторонних на территорию предприятия, на это необходимо обязательно указать. Любые обстоятельства, которые могут поставить под сомнение виновность подозреваемого должны быть изложены в пояснениях.
По итогам расследования составляется акт, в котором комиссия обозначает сумму ущерба и делает выводы о виновности конкретного лица. С ним материально-ответственное лицо также знакомиться под роспись.