Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно писать объяснительную на имя директора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — официальная бумага, нужная для того, чтобы сотрудник доложил начальнику причины различных ситуаций на рабочем месте. Такими ситуациями могут быть прогулы, опоздания, потери особо важных документов и так далее. Ещё часто объяснительные записки требуются, когда были просрочены сдачи отчетов, не предоставлена требуемая информация и часто есть прогулы. Объяснительная записка нужна для руководства, чтобы понять истинные причины и виновников. Поэтому особенно важно грамотно и правильно составлять ее для избегания или смягчения ответственности.
Отказ писать объяснительную записку приравнивается к тому, что сотрудник признаёт свою вину и карается дисциплинарным взыванием или же увольнением.
Чтобы написать объяснительную записку, работодатель, как правило, дает два рабочих дня. В эти дни не входят отпуск и больничные.
Чтобы понять, как на практике это происходит, лучше разобрать на одном из примеров. Допустим, сотруднику было предложено написать заявление сегодня, а с завтрашнего дня он находится в отпуске по штатному расписанию. Тут не обязательно бросать все свои дела и бежать писать объяснительную. Можно со спокойной душой уезжать в отпуск, хорошенько отдохнуть все свои законные выходные, а после приезда будет еще один день, в который можно будет написать объяснительную.
У некоторых людей такая ситуация: пребывая в законном отпуске, начальник просит своего сотрудника срочно вернуться, чтобы написать объяснительную записку. Чтобы закон не был нарушен, начальник должен хотя бы на один день вызвать сотрудника из отпуска в приказном порядке.
Это можно осуществить только в том случае, когда сам сотрудник не против. Затем от работника, отдыхающего в отпуске, пишется согласие от руки. После этого он возвращается с отдыха на этот один день и пишет объяснительную. Пропущенный день отпуска начальник обязан выдать в иной день в качестве выходного
А вот если сотрудник находится на больничном, в этом случае руководитель не имеет права вызвать его, так это будет уже незаконно. По законодательству невозможно вызвать человека из отпуска во время больничного, чтобы тот написал объяснительную. Придется выждать, пока не закончится отпуск по болезни этого сотрудника.
Инструкция по составлению объяснительной
Объяснительная на имя директора будет составляться в свободной форме вне зависимости от того, по какому поводу её попросили сформировать. Так, документ структурно разделяется на три элемента: шапку, часть с разъяснением причин проступка, дата и подпись работника-нарушителя.
В шапке исполнитель указывает ФИО руководителя компании-работодателя, его должность, полное наименование фирмы со ссылкой на организационно-правовую форму. Затем здесь же потребуется оставить ФИО самого работника, занимаемую им должность согласно штатному расписанию. Обозначать паспортные данные нет никакой необходимости, ведь документ носит исключительно внутренний характер, а все персональные данные сотрудника и так есть у предприятия.
Ниже по документу мы первым делом ссылаемся на сам инцидент, в результате которого и формируется настоящая объяснительная записка. Здесь человек может как признать свою вину в содеянном, так и не признать, утвердив, что не нарушил ни одну норму Трудового кодекса РФ, правил внутреннего трудового распорядка. В любом случае потребуется аргументировать свою позицию, ссылаться на факты, нормы действующего законодательства и так далее. Если имеются какие-то документы, способные подтвердить вашу позицию, ссылаемся и на них, оформляем в качестве приложений к объяснительной.
Следующим шагом ставим дату составления записки, прописываем фамилию работника и его инициалы, подписываем итоговый вариант. Теперь, когда объяснительная полностью сформирована, можно передать её на рассмотрение директору. Как только начальник примет решение, вас уведомят о результатах под подпись.
На чье имя пишется объяснительная записка?
Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.
Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.
Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.
Когда и зачем пишут объяснительную записку
Если смотреть по закону, то у сотрудника нет обязанности писать объяснительную записку — только право. Однако лучше не вступать в прямую конфронтацию с работодателем и составить этот документ в произвольной форме в тот же день, когда попросят. Написание объяснительной также может стать поводом для обсуждения действующих в компании правил и уточнения ряда давно волновавших вас вопросов.
Обычно работодатель просит написать объяснительную в двух случаях:
- сотрудник нарушил трудовые правила и обязанности;
- руководителю необходимо разобраться в произошедшей ситуации и найти виновных.
Во втором случае записку могут попытаться заставить писать даже свидетелей произошедшего, что не всегда является обоснованным требованием со стороны работодателя. Однако если вы невиновны, то объяснительная записка вполне может стать для вас своеобразным алиби.
Подытожим. У работодателя есть право требовать написать объяснительную записку, если сотрудник:
- нарушил трудовую дисциплину;
- пренебрёг внутренними правилами трудового распорядка или другими локальными актами в компании;
- не соблюдал свои обязанности, которые указаны в трудовом договоре или должностной инструкции;
- является возможным участником нарушения среди группы сотрудников.
Даже минутное опоздание может стать причиной для составления письменного объяснения — записки, если в одном из подписанных вами при приёме на работу документов указана недопустимость опозданий.
В свою очередь, для сотрудника объяснительная — это самый простой способ оправдаться или объяснить свою точку зрения. Её стоит написать хотя бы для того, чтобы ваши показания были задокументированы. В этом смысле не помешает сфотографировать готовую объяснительную записку, а также попросить работодателя дать вам ответную записку в свободной форме, где он укажет, что получил от вас объяснительную такого-то числа.
Правила составления объяснительной
Как писать объяснительную правильно — непростой вопрос. Дело в том, что регламентированных правил написания записок, которые объяснят инцидент с сотрудником на работе, в России не существует.
Однако для объяснительной действуют общепринятые правила:
- в ней 2 блока — описательный (что произошло) и объяснительный (почему произошло);
- адресуется непосредственному руководителю или другому вышестоящему лицу;
- объясняет, что произошло на работе или по пути на место работы;
- в ней нет выводов и просьб — только констатация фактов.
Обычно объяснительная записка пишется на имя генерального директора компании или предприятия. В правом верхнем углу указывается адресат документа и его составитель (с ФИО и должностью).
Далее посередине листа ставится название документа — «Объяснительная записка». Иногда можно написать только его, иногда следует добавить вид документа — например, «Объяснительная записка об отсутствии на работе».
После названия необходимо от первого лица описать саму суть проблемы с указанием своих фамилии, имени, отчества и даты, когда произошло событие.
Как правильно написать объяснительную, разъяснительную записку, чтобы не наказали: советы
Избежать наказания за нарушение поможет правильно составленная объяснительная.
ВАЖНО: Существует мнение, что работник, который пишет «объяснительную» записку, уже соглашается с тем, что в дальнейшем его обвинят в произошедшем. Но если написать «пояснительную» или «разъяснительную» — он будет признан невиновным. Это заблуждение, поэтому не стоит придумывать новые названия для объяснительной записки, а лучше грамотно составить ее текст.
Успех объяснительной записки зависит от точности соблюдения таких правил:
- Информация должна четко и кратко объяснять ситуацию.
- Стиль записки должен быть деловым. Неуместны в тексте объяснительной витиеватые фразы, красноречивые обороты.
- Ни в коем случае нельзя пытаться переложить свою вину на другого работника или скрыть значимые факты.
- В конце повествования будут уместны извинения и обещания впредь быть внимательнее.
- Следует использовать для написания объяснительной чистый лист, писать разборчиво и аккуратно.
На чье имя пишется объяснительная записка?
Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.
Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.
Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.
Для чего пишут объяснительную записку?
Статья 193 Трудового кодекса РФ ясно дает понять, что объяснение руководству тесно связано с проступком работника или пренебрежением обязанностями.
Также может иметь место нарушение правил внутреннего трудового распорядка компании. В этом случае руководитель имеет право применить к подчиненному дисциплинарное взыскание. Прежде чем сделать это, он требует объяснений от работника. Последний обязан подготовить письменное объяснение.
Причины для написания записки руководителю включают в себя
- Задержка. Причины этого различны. Они действенны и неуважительны. Работник должен четко указать в служебной записке причину неявки на работу в срок. На основании отчета руководитель делает вывод о том, насколько обоснованы причины.
- Работник не выполняет свои обязанности или выполняет свою работу неадекватно.
- Отсутствие.
- Травма, полученная по собственной неосторожности во время работы.
- Невыполнение распоряжений руководителя.
- Работа под воздействием алкоголя или наркотиков.
- Нарушение правил техники безопасности и т.д.
Начальнику отд. МВД РФ, г. Москва
подполковнику Кондратьеву В.Н.
от Козлова Анатолия Степановича,
1968 г.р., проживающего в г. Москва
пр. Мира 98-70
работающего: ООО «Стокман»,
сборочный цех, сборщик металлоконструкций
раб. тел. *****
сот. тел. *****
Пояснительная
Поясняю, что 01.03.2021 г. около 23-00 час. я с моим сыном и его женой возвращался из гостей пешком. На перекрестке ул. Макарова и пр. Космонавтики в нашем присутствии произошла авария, столкновение 2-ух автомобилей. Из одного вышел неизвестный мужчина и начал вытаскивать водителя второго транспортного средства. При этом он высказывал угрозы и бил водителя, наносил удары по его автомобилю.
Я направился к столкнувшимся машинам и призвал прекратить безобразие, сказал, что необходимо вызвать сотрудников ГИБДД. Тогда неизвестный мужчина попытался напасть на меня, но я оказал сопротивление, и никто из нас двоих не пострадал.
После этого появился экипаж ДПС и инцидент прекратился.
Написано собственноручно, Козлов А.С. 02.03.2021 г.
О невыходе на работу по семейным обстоятельствам
Директору ДЮСШ «Восток»
Петренко А.В.
от тренера Соловьева Алексея Сергеевича
Объяснительная записка
25 февраля 2021 г. я не смог выйти на работу, т.к. у меня заболел ребенок, сын Ярослав 5 лет. У него поднялась температура и началась тошнота. Обычно в таких случаях с ребенком остается моя супруга, но на тот момент она была в отъезде, в другом городе. Я планировал отвезти ребенка в детский сад и выйти на работу к первой тренировке с детьми, но оказалось, что сын болен и в д/с его везти нельзя.
Я вызвал на дом врача и принял меры для снижения температуры, но так как она продолжала повышаться, вызвал еще и скорую помощь.
Из-за сильного беспокойства за ребенка я забыл своевременно оповестить о причине невыхода на работу своего начальника, старшего тренера Дзюбу С.С. и, видимо, по этой же причине пропустил его звонки. В этом свою вину признаю, и прошу учесть, что сын был действительно сильно болен.
Документы, подтверждающие факт болезни сына в этот день, прилагаю.
27.02.21 г. Соловьев А.С.
Коменданту в общежитие за беспорядок (бардак) в комнате
Коменданту общежития ЕГУПС №1
Серякову А.В.
от студента 2-го курса ф-та ИК
Сорокобаткина Анатолия Станиславовича
Объяснительная записка
Из-за большой загруженности перед зачетной неделей и подготовки к сессии, я и мои соседи по комнате не наводили своевременно порядок, выполняли только необходимые бытовые дела. Поэтому на момент проверки 22.12.24 г. у нас в комнате были обнаружены лежащие в беспорядке вещи, пол был не вымыт несколько дней, на столе были остатки от вчерашнего ужина, а возле двери стояли коробки от заказанной еды.
Мы признаем, что запустили за эти дни доверенное нам помещение, но просим принять во внимание что это первый такой случай, и что после сделанных замечаний мы в тот же день частично навели порядок, а на следующий вымыли пол и окна изнутри.
Обещаю, что это больше не повторится, будем следить за порядком более тщательно даже в такие напряженные периоды.
Сорокобаткин А.С. 23.12. 24 г.
Зачем нужна объяснительная записка?
В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.
Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:
- различные внештатные ситуации, отразившиеся на производстве;
- различные нарушения трудовой дисциплины;
- нарушение производственной дисциплины;
- разнообразные дисциплинарные правонарушения;
- проступки.
Может ли работник дать объяснение только устно, без написания записки?
Как показывает практика, форма объяснения может быть разной в зависимости от конкретной ситуации. При возникновении недоразумений в нашем предприятии или организации, работник может подойти к руководству и устно объяснить суть произошедшего. Однако в случае, если требуется официальное подтверждение, то работнику может понадобиться написать объяснительную записку в письменной форме.
Правильно составленная объяснительная записка важна не только для работника, но и для руководства или командования. Она позволяет избежать недоразумений и дает возможность иметь пошаговую информацию о произошедшем случае.
Соц. сетях и фотографии военнослужащий может избежать, если правильно составит объяснительную записку в письменной форме. Такое объяснение может быть более надежным и позволит избежать непредвиденных проблем в будущем.
Объяснительная в армии — как пишется, пример и образец
Объяснительная записка в армии – это пошаговая инструкция о том, как писать объяснительную записку. Военнослужащий может столкнуться с ситуацией, когда ему необходимо дать объяснение или обоснование командованию. В таком случае объяснительная записка становится неотъемлемой частью работы.
Написание объяснительной записки в армии важно, чтобы избежать недоразумений. Это один из видов документации, требующей подписи и фотографии отправителя. В записке важно четко и ясно изложить сущность ситуации, привести аргументированные аргументы и обоснования, объяснить причины и дать возможные решения проблемы.
Объяснительная записка в армии пишется в форме письма с указанием даты и обращением к командованию или вышестоящим инстанциям. Она должна быть структурирована и последовательна. В записке необходимо указать фамилию, имя и отчество автора, его должность и подразделение. Также важно указать дату события, за которое пишется объяснительная записка, и причину появления такой необходимости.
Когда нужна объяснительная от работника?
Объяснительная — это письменное объяснение работником своего поступка. Подобного рода записки бывают:
- оправдательными (признательными);
- описательными.
Первые пишут в случае проступка, чтобы объяснить свои действия или признать вину, вторые — чтобы рассказать о событии, которому работник стал свидетелем.
Подобная записка имеет юридическую силу, письменные разъяснения сотрудников часто становятся доказательствами в суде при спорах с работодателем.
Рассказываем, в каких случаях потребуется объяснительная от работника. Работодатель вправе потребовать разъяснение от сотрудников в случае дисциплинарного проступка:
- занятия личными делами в рабочее время;
- нарушения техники безопасности на рабочем месте;
- нарушения трудовой дисциплины (прогула, опоздания);
- недобросовестного исполнения своих должностных обязанностей и так далее.
Разъяснительная записка необходима работодателю для того, чтобы применить к провинившемуся работнику дисциплинарное взыскание.
В ТК РФ прописаны 3 вида возможных взысканий к сотруднику:
- замечание;
- выговор;
- увольнение.