Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение путевых листов в организации: срок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно разработанной организацией процедуре, путевые листы должны храниться в журнале учета водителей и автомобилей. Для удобства и контроля за правильностью заполнения и хранения, ведение этого журнала осуществляется ответственными лицами.
Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов
Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.
Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.
Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Сроки хранения документов по налогам
Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).
Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).
4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).
5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).
Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.
Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).
Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).
Основные сроки хранения путевых листов
Итак, можно выделить следующие основные сроки хранения путевых листов:
- Минимальный срок — 5 лет.
- При условии проведения проверки контролирующим органом в течение 5 лет.
- 50 лет — если путевой лист подтверждает вредные или опасные условия труда.
Для электронных путевых листов действуют те же правила. Они также должны храниться не меньше 5 лет в форме электронных документов.
| Тип путевого листа | Срок хранения |
| Обычный бумажный | 5 лет |
| Подтверждающий условия труда | 75 лет |
| Электронный | 5 лет |
Как видно из таблицы, для разных типов путевых листов сроки хранения могут различаться.
Какие санкции могут быть за нарушение сроков хранения путевых листов?
Нарушение сроков хранения путевых листов может повлечь за собой серьезные санкции для организации. В соответствии с законодательством Российской Федерации, несоблюдение правил хранения путевых листов в архиве может привести к таким последствиям:
Штрафные санкции:
- Административное наказание в виде штрафа, размер которого может быть установлен отдельно для каждого конкретного нарушения;
- Приостановление деятельности организации до исправления нарушений;
- Лишение лицензий или разрешений на осуществление определенного вида деятельности;
- Назначение административной ответственности для руководителей организации.
Уголовные санкции:
- Уголовная ответственность для руководителей организации в случае систематического и умышленного нарушения сроков хранения путевых листов;
- Признание нарушений как экономических преступлений с возможными наказаниями в виде лишения свободы, штрафов или конфискации имущества.
Санкции за нарушение сроков хранения путевых листов преследуют цель обеспечения контроля и законности в деятельности организаций. Поэтому рекомендуется всегда соблюдать установленные сроки хранения и аккуратно вести архивную документацию, чтобы избежать негативных последствий для организации и ее руководителей.
Форма путевого листа и законодательство
Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.
Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:
-
наименование и номер путевого листа;
-
сведения о сроке действия путевого листа;
-
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
-
сведения о транспортном средстве;
-
сведения о водителе.
Как хранить бухгалтерские документы
Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно ().
В законах об акционерных обществах и об ООО есть перечень документов, которые хранить обязательно ( , ). В частности, это первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.
Сроки и порядок хранения документов ООО нужно закрепить в уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
А вот порядок хранения документов в акционерных обществах уже определен постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс , которое применяется с учетом приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558 .
В любом случае правила хранения не помешает прописать во внутренних документах организации, например, в Положении об архиве .
Унифицированные формы…
Все хозяйственные операции в бухгалтерском учёте организации должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учётными документами, на основании которых, собственно, и ведётся бухгалтерский учёт (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учёте”).
Около десяти лет назад тогда ещё Госкомстат России утвердил и ввёл в действие с 1 декабря 1997 года унифицированные формы первичной учётной документации по учёту работ в автомобильном транспорте ( ; далее — постановление № 78).
Для учёта работы легковых автомобилей была предусмотрена типовая межотраслевая .
Транспортные компании, которые перевозят пассажиров, составляют путевые листы по формам:
Для грузовых машин предусмотрены отдельные формы путевых листов — (сдельная) и (повременная). При перевозке товарных грузов они выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной.
При выезде автомобиля из гаража остаток топлива составлял 10 л, выдано по заправочному листу — 40 л, остаток топлива при возвращении — 5 л. Следовательно, фактический расход топлива составляет 45 л (10 + 40 – 5).
В том случае, если расход топлива по норме превышает его фактический расход, образуется экономия топлива. Если же фактический расход оказался больше расхода топлива по норме, возникает его перерасход.
Информацию о работе автомобиля в течение дня в путевой лист вносит водитель.
На оборотной стороне путевого листа он указывает маршрут следования транспортного средства. Его необходимо записывать по всем пунктам следования автомобиля. По каждому пункту следования необходимо указать адрес, время выезда и возвращения, а также количество километров, которое прошёл легковой автомобиль до пункта назначения. Не допускается вместо описания маршрута следования делать записи “по служебному заданию” и другие записи аналогичного характера. Обращаем внимание на то, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте зачастую является основной причиной, по которой налоговики отказываются признавать расходы на ГСМ.
В колонке “Код заказчика” указывается код, присвоенный организацией определённому заказчику. В обычной (не транспортной) организации используемый в служебных целях автомобиль может предоставляться различным сотрудникам (генеральному директору, руководителю отдела продаж или отдела поставок, главному бухгалтеру, кассиру, курьеру и т. д.). В этом случае вместо кода заказчика можно указать должность и фамилию сотрудника организации, который воспользовался автомобилем, или табельный номер этого сотрудника.
В конце дня водитель заполняет раздел “Результат работы автомобиля за смену”. В нём водитель должен указать время работы и количество пройденных километров.
Нюансы хранения путевых листов
Для путевых листов рекомендуется использовать отдельный регистрационный журнал, а для хранения — создать отдельный каталог. В зависимости от того, насколько предприятие крупное и какие услуги предоставляет, будет зависеть важность данного документа. Если организация напрямую осуществляет транспортные услуги и предоставляет своим водителям исключительно рабочие автомобили, то путевые листы из простых локальных бумажек превращаются чуть ли не в основной трудовой документ, по которому можно провести учет затраченных бюджетных ресурсов.
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Согласно законодательным актам, путевые листы могут располагаться вместе с другими товарно-транспортными документами или содержаться в отдельном виде, но до них должен быть легкий доступ ответственного лица, если подразумевается скорая проверка или требуется провести переучет использованных бюджетных средств.
Правила оформления и ведения путевых листов. Срок хранения путевых листов — Юрист и Закон
Путевые листы относятся к документам строгой отчетности, главная функция которых состоит в учете и контроле расходования топлива автомобилями, которые числятся у предприятия.
Они применяются как в специализированных автотранспортных компаниях, так и во всех остальных, где есть служебные машины.
Только в первом случае положено использовать унифицированную форму этого документа, а во втором – компания вправе сама ее разрабатывать и закреплять внутренними приказами.
В теме о путевых листах есть много нюансов, но сегодня мы сосредоточим свое внимание на таком вопросе, как хранение путевых листов на предприятии. Ведь это очень важный момент, потому что если такие документы списать раньше времени, то контролирующие органы могут признать такие действия нарушением закона и наложить штрафы.
Сохранение документов
Для организаций, осуществляющих перевозку грузов, срок хранения путевых листов составляет 3 года. При этом, началом срока хранения является дата окончания года, в котором была осуществлена перевозка. Например, путевой лист, оформленный 15 августа 2022 года, должен быть сохранен до 31 декабря 2025 года. Это означает, что оператор перевозок должен обеспечить сохранность документов в течение всего указанного периода.
Организации, занимающиеся пассажирскими перевозками, должны сохранять путевые листы в течение 6 месяцев. Как и в случае с грузовыми перевозками, срок хранения начинается после окончания года, в котором были оформлены путевые листы. Например, путевой лист, оформленный 10 июня 2022 года, должен быть сохранен до 31 декабря 2022 года.
Документы должны храниться в надежном и безопасном месте, обеспечивающем их сохранность от повреждений и утраты. В качестве такого места может быть использована специальная архивная комната или шкаф для хранения документации. Важно учесть, что путевые листы должны быть упорядочены и легко доступны для проверки при необходимости.
Как долго нужно хранить путевые листы
Срок хранения путевых листов определяется законодательством и может варьироваться в зависимости от страны и организации. В России, например, срок хранения путевых листов составляет 3 года с момента окончания отчетного периода. Это означает, что все путевые листы, относящиеся к конкретному отчетному периоду, должны быть сохранены в течение этого срока.
Хранение путевых листов важно для различных целей, включая налоговую отчетность, проверки соответствия правилам дорожного движения, аудит и контроль за исполнением транспортных услуг. Они могут служить доказательством выполнения определенных маршрутов и использования автотранспорта в рамках предоставленных правил.
Для обеспечения сохранности путевых листов и их удобства хранения рекомендуется использовать электронные носители информации или специализированные программы для учета и хранения документации. Это позволяет легко хранить, архивировать и отслеживать путевые листы, а также обеспечивает доступность информации при необходимости.
Важно отметить, что нарушение правил и требований по хранению путевых листов может повлечь за собой штрафные санкции или административную ответственность. Поэтому рекомендуется тщательно следить за соблюдением этих правил и вовремя осуществлять необходимую документацию и хранение путевых листов.
Отметка о прохождении медицинского осмотра
15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен«.
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр«.
Новая редакция пункта 15 говорит о том, что с 1 января 2021 года медицинский работник кроме текущих даты и времени и собственной подписи будет ставить в путевой лист дополнительную отметку:
- прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен;
- прошел послерейсовый медицинский осмотр.
Как именно должна проставляться такая отметка, не указано, однако скорее всего медицинские организации закажут соответствующие штампы для ускорения процедуры оформления путевого листа.