Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «МОТИВАЦИЯ ПЕРСОНАЛА БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЫ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь, на размер вознаграждения влияет количество и серьезность имеющихся к бухгалтеру замечаний. Ведь нередко именно от работы расчетной службы компании зависит эффективность протекающих в ней процессов. Серьезные огрехи могут привести к решению о невыдаче вознаграждения.
Как оформить премию бухгалтеру
Порядок премирования нужно закрепить в локальных документах компании: положении об оплате труда, положении о премировании, коллективном договоре, трудовых договорах.
1С-WiseAdvice возьмет на себя разработку локальных документов, пропишет в них KPI бухгалтера и других сотрудников, подготовит кадровые документы, оформит приказы на премии и рассчитает заработную плату.
KPI может стать хорошим стимулом для сотрудников бухгалтерии, если ввести справедливую оценку деятельности. Систему показателей нужно разработать, исходя из реальных функций бухгалтеров, и требовать от них достижимых результатов.
В отличие от штатной бухгалтерии, бухгалтеров аутсорсинговой компании стимулировать и подстегивать не нужно – это задача их работодателя.
Критерии эффективности для бухгалтерской деятельности
Специфика функции бухгалтерии состоит в том, что позитивный результат работы заключается не столько в достижениях, сколько в отсутствии ошибок, которые влекут за собой финансовые потери, судебные разбирательства и другие негативные последствия.
Чтобы правильно мотивировать сотрудников бухгалтерии, давайте определим, к чему именно руководству компании необходимо подталкивать специалистов данной функции. Стандартно функция бухгалтерии распределяется по нескольким ключевым направлениям:
- финансовый учёт,
- управленческий учёт,
- налоговый учёт и нек. др.
Условия для назначения премии, примеры формулировок
Условия премирования определяются исходя из сложившейся на предприятии схемы поощрения сотрудников. При применении общего премирования главным условием является выполнение определенных (зачастую усредненных) показателей, завершение работ в назначенные сроки и т. п. При успешном выполнении плана работ премия назначается общим приказом по итогам месяца, квартала или иного периода. Одновременно определяется перечень сотрудников, которые допустили какие-либо нарушения, лишающие премиальных.
Формулировки приказов о премировании в таких случаях довольно однообразны:
- «за успешное выполнение задания (плана, возложенных обязанностей)»;
- «за высокое качество проделанной работы»;
- «за достижение высоких результатов в работе» и т. п.
При использовании индивидуально ориентированной системы премирования выплата премии может не определяться временным периодом, а выплачиваться за конкретные успехи. Соответственно, приказ о премировании одного либо группы сотрудников будет содержать точную формулировку достижения:
- «за успешное представление интересов фирмы на переговорах с клиентом и заключение особо выгодного контракта»;
- «за выполнение особо сложного срочного задания»;
- «за применение нестандартного (творческого) подхода к решению вопроса» и т. д.
Какие бывают замечания
В первую очередь, на размер вознаграждения влияет количество и серьезность имеющихся к бухгалтеру замечаний. Ведь нередко именно от работы расчетной службы компании зависит эффективность протекающих в ней процессов. Серьезные огрехи могут привести к решению о невыдаче вознаграждения.
Как видно, критерии премирования сотрудников бухгалтерии состоят не только из положительных моментов. Снизить уровень вознаграждения могут такие ошибки (см. таблицу):
| Упущение | Последствия |
| Просрочки по оплате счетов | Вследствие этого могут быть задержаны поставки материалов, инструментов, техники, товаров |
| Выплата заработной платы позже срока | Вызывает недовольство у работников, может привести к необходимости выплачивать проценты |
| Отсутствие первичных документов или их несвоевременное составление | Могут быть задержаны поставки. Иногда это приводит к порче товаров. |
Подробнее см. «Самые распространенные бухгалтерские нарушения».
Положение о поощрении работников предприятия
СП, которая является частью системы оплаты труда (СОТ), должна быть установлена на предприятии коллективным или иным договором, локальным нормативным актом. Положения этих документов должны соответствовать Трудовому кодексу и нормам трудового права. Хотя в ТК нет прямого указания на необходимость разработки Положения о премировании, но большинство работодателей предпочитают использовать его.
При наличии такого документа работодателю легче аргументировать свои решения в отношении выплаты премий. Это также увеличивает шансы работодателя в спорах с налоговой, когда речь заходит об отнесении премиальных на расходы предприятия.
Положение не должно являться формальным документом, но обязано отражать реальную политику предприятия. Его необходимо составить с учетом технологических, производственных и организационных особенностей работы. ТК не предусмотрено использование унифицированной формы, поэтому каждой организации можно разработать Положение произвольно.
Его можно оформить в виде:
- самостоятельного нормативного акта;
- раздела, который относится к коллективному договору или Положению об оплате труда.
Большинство организаций предпочитают его оформлять в виде локального нормативного акта. Когда предприятие крупное, то разработанное Положение применяется не только головным офисом, но и подразделениями. Если на предприятии предусмотрено отдельно поощрение различных категорий работников или проектов, то удобнее для каждого вида премии разработать отдельное Положение.
Документ может иметь установленный срок действия. Если он представляет собой часть коллективного договора, то действие прекращается вместе с ним, когда оформляется в виде локального акта, то является бессрочным документом.
Вводится Положение на основании приказа, с которым знакомят всех сотрудников, т. к. документ относится к СОТ, они должны выразить свое согласие с новыми условиями. Согласие работников можно оформить дополнительными соглашениями к их трудовым договорам, но чаще всего бывает достаточно подписи в приказе. В приказе работодателю следует указать, почему он изменяет СОТ.
Самим Положением следует установить:
- основания для выплат премиальных;
- условия и порядок;
- круг работников, которым полагаются выплаты;
- источник финансирования;
- перечень показателей, на основании которых премия может быть назначена или отменена;
- другое.
С момента, как Положение будет введено на предприятии, во вновь заключаемых трудовых договорах следует делать на него ссылку. Министерство финансов указывает, что если работников премируют на основании Положения и трудовых договоров, то оформлять приказ в каждом случае по ф. Т-11 и Т-11а необязательно.
Размер премии главного или рядового бухгалтера, как и других категорий работников, должен быть конкретизирован, это твердая сумма или процентное отношение к определенной базе.
Документальное оформление
Любая хозяйственная деятельность, включая выплаты зарплаты и премиальных, должна оформляться документально.
Для осуществления выплаты на предприятии необходимо соблюдать следующий алгоритм действий:
- Руководитель отдела или подразделения составляет в произвольной форме документ, в котором указывает данные о сотруднике, его стаж работы на предприятии, выполняемые функции, дает оценку профессиональной деятельности. Документ можно оформить в виде служебной записки или докладной. В него обязательно включается ссылка на нормативные документы предприятия и законодателя о премировании работников при добросовестном исполнении профессиональных обязанностей. Прошение подается на имя генерального директора или руководителя предприятия.
- Оформляется приказ о премировании сотрудника, где отображается информация о лице, которое представило работника для выплаты материального поощрения. Бухгалтер, которого премируют, знакомится с приказом и ставит свою отметку.
- На основании приказа в личной карточке работника делается соответствующая запись.
- Согласно правилам оформления трудовых книжек можно сделать запись о награждении работника ценным подарком, вынесении благодарности, выплате особой денежной компенсации, другом. Запись производится в гр. 3., а в гр. 4 проставляется дата и номер приказа, на основании которого работника поощряют. Пример тому — запись в книжке в отношении приема на работу или увольнения.
Записи в трудовых по поводу поощрений производятся в особых случаях, если:
- работник был награжден государственной наградой (премией);
- ему вручена почетная грамота;
- присвоено почетное звание.
Делать записи о премиях, которые сотрудники получают регулярно, в трудовой не нужно.
- Любые «косяки» главного бухгалтера влияют на его доход в конце месяца.
- Система заставляет ГБ быть более аккуратным и ответственным, своевременно исполнять все свои обязанности.
- ГБ понимает, что может заработать больше при должных усилиях и желании.
- Система критериев для оценки в каждой компании может быть своя в зависимости от отраслевых особенностей и специфики.
- ГБ становится полноправным членом коллектива, результат работы которого влияет на конечный результат.
- Система мотивации через премирование дает возможность руководителю быть маневренным в сложные экономические периоды. Например, при удаленной работе размер премии часто снижается за счет снижения эффективности. Это хоть и незначительное, но все-таки снижение финансовой нагрузки на компанию.
За что можно премировать сотрудника формулировка
Важно
У людей такое положение дел вызовет разочарование и раздражение, поэтому они должны быть информированы заранее.Какими бывают премии? Первый вид – производственные. Начисляются они за то, что работник выполнил свои задачи или обязанности по службе за определённый период.
Такие стимулирующие выплаты выплачиваются за то или иное время, например, месяц, квартал или год. Второй вид – поощрительные. К выполнению обязанностей или задач они отношения не имеют, но являются как бы подарком и знаком расположения от начальства. Начисляются поощрительные премии по итогам года, за выслугу, за сознательный и ответственный труд, к юбилеям, дням рождения детей и т. д. Стимулирующие выплаты могут быть даны работникам в денежном эквиваленте или в виде ценного подарка (например, бытовая техника).
Оценка деятельности бухгалтерии
Эффективность работы сотрудников может существенно меняться. Если оценить результат деятельность менеджера по продажам или строителя просто, то вот с бухгалтером ситуация значительно усложнена. Не совсем понятно, как именно осуществлять процедуру. Специально для оценки деятельности бухгалтерии выделили показатели и критерии для премирования. Однако стандарт условный. Он не закреплен в официальных документах. Можно подобрать подходящую схему под себя. Дело в том, что бухгалтерия в разных организациях существенно различается. Человек, работающий в небольшой фирме, не будет заниматься тем же, чем сотрудник крупной организации. Поэтому подбирать критерии оценки деятельности работников бухгалтерии необходимо с учетом персональных особенностей.
Компания Бухгалтер РФ готова подобрать критерии для премирования специально для клиента. Дополнительно могут быть разработаны стандарты, в соответствии с которыми будет проходить оценка деятельности.
Какие бывают замечания
В первую очередь, на размер вознаграждения влияет количество и серьезность имеющихся к бухгалтеру замечаний. Ведь нередко именно от работы расчетной службы компании зависит эффективность протекающих в ней процессов. Серьезные огрехи могут привести к решению о невыдаче вознаграждения.
Как видно, критерии премирования сотрудников бухгалтерии состоят не только из положительных моментов. Снизить уровень вознаграждения могут такие ошибки (см. таблицу):
| Упущение | Последствия |
| Просрочки по оплате счетов | Вследствие этого могут быть задержаны поставки материалов, инструментов, техники, товаров |
| Выплата заработной платы позже срока | Вызывает недовольство у работников, может привести к необходимости выплачивать проценты |
| Отсутствие первичных документов или их несвоевременное составление | Могут быть задержаны поставки. Иногда это приводит к порче товаров. |
Подробнее см. «Самые распространенные бухгалтерские нарушения».
Премирование работников: правила оформления
Ст. 191 Трудового кодекса предусматривает, что за добросовестное исполнение трудовых обязанностей работодатель может поощрять своих работников. Как в этом случае все правильно оформить?
О том, какие премии выплачиваются в компании, работник должен узнать при приеме на работу. Причем это касается не только производственных премий, которые могут быть положены за выполнение каких-то обязательств, но и разовых премий — к свадьбе, рождению ребенка, окончанию вуза и другим событиям.
В ст. 68 ТК РФ говорится, что до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором, в котором, помимо всего прочего, может содержаться информация и о премировании.
Если компания заключает с работником договор ГПХ, то есть нанимает его как исполнителя, который выполняет обязанности по договору возмездного оказания услуг, то ни о какой премии речи быть не может. Поэтому, если при заключении договора ГПХ работодатель использует слово «премия», он сильно рискует — такой договор может быть переквалифицирован в трудовой. Поощрить человека, с которым заключен договор ГПХ, работодатель может, написав об изменении цены по договору.
Работник должен знать, как считается премия и что ему необходимо сделать, чтобы ее получить. Это важно, поскольку в ст. 252 НК РФ сказано, что все начисления принимаются в качестве расходов в том случае, если они отражены в трудовых и (или) коллективных договорах.
Работодатель должен отразить премирование одним из способов:
В любом случае действует один принцип: взяв в руки коллективный договор, мы должны через Положение о премировании или через коллективный договор выйти на порядок начисления премий.
Иногда организация прописывает в трудовом договоре, что премия начисляется по решению руководителя. Однако этот вариант — рискованный, и он не является гарантией того, что налоговый эксперт лояльно отнесется к такой формулировке.
Можно выделить два вида премий:
1. Премии, которые предусмотрены системой оплаты труда на основании конкретных показателей и условий премирования, разработанных в компании.
Такие премии — часть материальной мотивации работников, они обладают стимулирующим характером. Выплачиваются с периодичностью (ежемесячная, годовая, квартальная и др.) и обычно устанавливаются в определенном размере.
2. Разовые премии, которые не входят в систему оплаты труда.
Выплачиваются сотруднику за определенные достижения, многолетнюю добросовестную работу, выполнение срочного и важного задания или к знаменательным событиям (например, к юбилеям и профессиональным праздникам).
Выплата разовой премии осуществляется по одностороннему усмотрению работодателя. Основанием является Приказ руководителя.
Удобное и безошибочное ведение кадрового учета в веб-сервисе
Прозрачность и доступность системы мотивации
Каждый сотрудник должен знать, за что и на сколько он может быть поощрен, за что и на сколько наказан. Совет: система мотивации должна разрабатываться и утверждаться на собрании всего коллектива.
К сведению. Вознаграждение за труд бухгалтера не должно полностью зависеть от показателей, на которые он может оказывать влияние, к примеру манипулированием записями и учетной политикой. Но в то же время оно не должно быть привязано к не зависящим от бухгалтера факторам, например к выполнению плана отделом по работе с клиентами, иначе он будет воспринимать премию не как то, что нужно заработать, а как дополнительный случайный доход.
Сотрудники должны понимать, что у них есть выбор: надлежащим образом выполнить свои обязанности, не выполнить свои обязанности, не выполнить свои обязанности, но своевременно проинформировать о невозможности выполнения. Во втором случае штраф должен быть максимальным, по третьему возможна частичная потеря надбавки. Важно, чтобы сотрудники могли просчитать ответственность за результаты своей работы.
Для более точного формирования индивидуальных систем мотиваций могут пригодиться так называемые карьерные якоря, сформулированные доктором Шейном.
Технико-функциональный. Сотрудник стремится стать профессионалом, ему нравится работа, он гордится своими знаниями, умениями и навыками. Хорошей мотивацией для людей такого типа могут быть новые профессиональные задачи, создание условий для их решения и карьерный рост, связанный с ростом профессионализма. Работник будет благодарен за предоставленную возможность обучения.
Общее руководство. Сотрудник стремится руководить и контролировать. У него развиты чувство ответственности, организаторские способности. Поручение решения управленческих, организационных и координационных задач с последующим официальным признанием его заслуг руководством будет для него лучшей мотивацией. Для такого человека очень важно карьерное продвижение, звучное название должности, внимание администрации.
Самостоятельность и независимость. У сотрудника собственный стиль выполнения работы, для него не имеет значения, что о нем думают окружающие, а важно, насколько он удовлетворен результатом своей работы. Его мотивация: индивидуальное выполнение задания и полная ответственность за результат. Его не следует отвлекать во время рабочего процесса. Должен быть только конечный контролер — промежуточные контролеры будут восприниматься негативно. Задачи, поставленные перед таким сотрудником, должны быть четкими, последовательными, планирование не слишком детализированным.
Универсальные способы нематериальной мотивации для всех сотрудников
Похвала. Это один из самых легких и самых эффективных способов поощрения ваших сотрудников без денежных затрат. Главное соблюдать золотое правило руководителя: ругать наедине, а хвалить – при всех. Вы можете похвалить отличившегося сотрудника на общих собраниях, послать ему по электронной почте благодарность за отличную работу (с копиями для всех остальных работников бухгалтерии).
Осторожно!Хвалить работника нужно при всех, а критиковать — наедине. «Я придумала такой способ хвалить своих сотрудников: вывешивать благодарности на доску почета, которая висит на самом видном месте в бухгалтерии, – рассказывает Татьяна Тарцевская, главбух ООО «Сибирь-Логистик», г
Новосибирск. – Кроме того, после сдачи годовой отчетности мы в неформальной обстановке подводим итоги года и присваиваем каждому работнику номинацию. Например, «Гроза налоговиков», «Лучший специалист по декретным выплатам» и т. д.»
«Я придумала такой способ хвалить своих сотрудников: вывешивать благодарности на доску почета, которая висит на самом видном месте в бухгалтерии, – рассказывает Татьяна Тарцевская, главбух ООО «Сибирь-Логистик», г. Новосибирск. – Кроме того, после сдачи годовой отчетности мы в неформальной обстановке подводим итоги года и присваиваем каждому работнику номинацию. Например, «Гроза налоговиков», «Лучший специалист по декретным выплатам» и т. д.».
Свободное время. Еще один экономный способ нематериальной мотивации сотрудников – предоставить им свободного времени. Если вы иногда будете разрешать работникам пораньше уходить домой или дадите им дополнительный выходной после сдачи отчетности, они будут рады возможности заняться своими личными делами или просто отдохнуть.
«К мотивации можно отнести возможность всем сотрудникам бухгалтерии получить отпуск в летний период, – считает Майя Зиновьева, финансовый директор ООО «Би-Консалтинг», г. Тула. – Сразу после сдачи отчетности за I квартал составляем график, а работу отпускников перераспределяем на остальных. Такая взаимопомощь позволяет прийти из отпуска к столу, не заваленному бумагами. Помощь в работе мы оказываем и во время отсутствия по любой другой причине (болезни самих сотрудников и их детей и т. п.). Также мы организуем процесс так, чтобы работать без авралов и сверхурочных. Никогда не работаем в выходные и праздники, 20-го и 28-го числа заканчиваем работу в нормальном режиме. Конечно, стараюсь индивидуально подходить к каждому сотруднику. Для кого-то возможно изменение графика работы, для кого-то – дополнительный выходной».
Обратная связь. Ваши подчиненные должны знать, что они могут обратиться к вам со своими проблемами, предложениями, вопросами. Если же они инициативу не проявляют, поинтересуйтесь сами, как идут дела, не нужна ли кому-то помощь.
Также нужно стараться вовлечь коллег в процесс принятия решений, особенно тех, которые их касаются. Это один из способов нематериальной мотивации сотрудников. Например, можно обсудить с ними способы снижения налога на прибыль или придумать вместе, как обеспечить идеальный документооборот в бухгалтерии. Так вы покажете своим работникам, что уважаете их точку зрения, а сами получите много новой информации от исполнителей.
«Практикую совместное обсуждение поставленных задач, – делится своими методами мотивации Юлия Лавринович, главбух ООО «ТСМ», г. Санкт-Петербург. – Главное, чтобы при обсуждении подчиненные не боялись высказывать свое мнение, даже если оно окажется ошибочным. Также я иногда передаю часть своих полномочий сотрудникам. В этом случае у них повышается самооценка, появляется желание совершенствовать свои знания. На мой взгляд, это дает наилучший результат».
Праздники – еще один вариант нематериальной мотивации сотрудников. Отличным поводом для празднования может стать не только день рождения или Новый год, но и сдача отчетности, пройденная налоговая проверка. Однако мероприятия сплачивают и повышают лояльность сотрудников, только если у людей есть возможность проявить себя и свои творческие способности. Можно придумать необычный способ поздравления именинника, провести конкурсы, посостязаться в кулинарном поединке. Хорошо помогают наладить отношения в коллективе совместные выходы в свет: небольшие экскурсии, походы в театр, спортивные развлечения.
«У нас молодой коллектив, поэтому на каждый праздник мы стараемся придумать необычные подарки, – рассказывает Дмитрий Ленсков, главбух ЗАО «Энтегро», г. Москва. – На 8 Марта я подарил своим сотрудницам сеанс игры в керлинг. А на Новый год мы совместно с юристами отправились в Подмосковье кататься на лошадях. Любим в выходные выезжать на экскурсии или просто вместе поиграть в боулинг после работы».