Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель за декабрь. Почему его важно заполнить до 25-го числа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
Основные формы табеля – Т-12 и Т-13. Т-12 – это более классическая модель. Вся информация по этой форме вносятся вручную.
Т-13 фиксирует время пребывания сотрудников на работе с данных турникетов или других электронных устройств. Практически вся информация в эту форму вводится на компьютере. В некоторых случаях, конечно, что-то приходится заполнять вручную. А некоторые данные вообще вносятся в таблицу автоматически.
Ещё существует форма № 0504421. Она предназначена для бюджетных учреждений и нам не понадобится.
Как уже сказано выше, с 2013 года закон не обязывает использовать конкретно данные формы для ведения отчётности. Однако Т-12 и Т-13 – привычные и вполне удобные шаблоны, которыми пользуются практически все компании.
Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:
- верного типа;
- должной продолжительности;
- подходящего метода (подряд или по отклонениям).
Они записываются следующими сокращениями:
|
ОТ |
Очередной оплачиваемый |
|
ОД |
Дополнительный |
|
У |
Учебный (зарплата сохраняется) |
|
УД |
Учебный (зарплата не сохраняется) |
|
УВ |
Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства) |
|
ДО |
Административный |
|
Р |
Беременность, роды |
|
ОЖ |
Уход за младенцем до 3 лет |
|
ДВ |
Доп. (не оплачивается) |
|
ОЗ |
В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый) |
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12
Проанализировав, как ведется табель учета рабочего времени, приходим к логичному выводу: эти сведения заполняются в сокращенном формате – чтобы не перегружать бланк. В общем случае приняты такие условные обозначения:
- Я – явка (если прогула нет, то в ячейке снизу необходимо указать то время, в ч, которое человек фактически трудился за смену);
- К – командировка;
- В – выходной, положенный согласно законодательству;
- ОТ – предусмотренный (очередной) отпуск.
Заполнить табель учета рабочего времени работников следует строго подходящими для этого кодами – они устанавливают тип и размер денежной компенсации, предусмотренной за тот или иной объем решенных задач. Существует целый список данных идентификаторов – он есть в открытом доступе, это справочная информация. В бланке (ниже на скриншоте) взятые два популярных:
- 2000 – трудозатраты;
- 2012 – отпускные.
Понятие режима рабочего времени включает в себя порядок распределения нормы рабочего времени сотрудника в конкретной организации в течение определенного периода (сутки, неделя, месяц). И здесь можно выделить несколько вариантов:
- ненормированный рабочий день;
- режим гибкого рабочего времени;
- сменная работа;
- разделение рабочего дня на части и др.
Общие для предприятия положения указывают в коллективном договоре или в Правилах внутреннего трудового распорядка, режим конкретного сотрудника — в его трудовом договоре.
В документе, который регламентирует режим работы сотрудника, должно быть прописано несколько важных моментов. Во-первых, продолжительность рабочей недели. Это может быть стандартная 5-дневная рабочая неделя, плавающие выходные, работа 2 через 2 и пр.
Данные об отработанном и неотработанном времени коллег специалист по кадрам или другой уполномоченный сотрудник вносит в первичную форму учета — табель. Традиционно используются унифицированные форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (Постановление Госкомстата РФ № 1). Организация может разработать и утвердить свою форму табеля учета рабочего времени, но в этом случае документ должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Когда заполняется и сдается табель учета
Когда нужно заполнять табель — каждый день или в конце месяца? На этот вопрос каждый отвечает для себя сам — так, чтобы реестр отработанных часов был полным и корректным. Для этого необходимо, чтобы кадровая служба своевременно узнавала обо всех изменениях в графике работ служащих. Поэтому оптимальным будет занесение информации в табель сразу, как только пришли сведения о том, что работник заболел, в отпуске и т.д.
Нужно ли заполнение табеля связывать с количеством выплат — зарплаты и аванса? В основном, в организациях аванс выплачивают в виде фиксированной суммы, а рассчитывают только зарплату. Поэтому при авансировании бухгалтерия не требует табель рабочего времени. Соответственно, его надо сдавать один раз в месяц. Если же на предприятии начисляют и аванс, и зарплату, исходя из фактически проработанных часов, заполненная ведомость подается два раза в месяц.
Кадровики не рекомендуют сдавать табель раньше. Отчетным периодом признается месяц, значит, документ должен начинаться первым числом, заканчиваться — последним. Так вы избежите проблем с исправлениями или оформлением корректирующего табеля, если в последних числах месяца сотрудник не выйдет на работу.
Корректирующие документы в кадровом делопроизводстве — не редкость. Как правило, изменения вносятся, если работник не предупредил о невыходе по уважительной причине и в табеле проставлено «НН». Заполнение корректирующего документа, в основном, аналогично обычному. Небольшая разница:
- он составляется только на тех людей, в отношении которых нужна коррекция;
- в названии ставится слово «корректирующий».
Резюмируем: законодательно обусловленных форм учета рабочего времени нет. Коммерческие организации могут следовать рекомендациям, а могут изобретать свои способы. Обязанность работодателя — вести подсчет фактически отработанных часов и правильно начислять зарплату.
Если фиксации рабочих дней совсем нет, инспекция по труду может счесть это нарушением Трудового кодекса. В этом случае ответственность работодателя может выразиться в предупреждении, а может и в штрафе — от 1000 до 5000 руб. для ИП. Организация будет оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 руб.
Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом.
Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.
Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.
Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.
Кто заполняет табель учёта рабочего времени
Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.
Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.
Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.
Унифицированные формы табеля
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.
Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.
Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.
В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.
Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.
Организация табельного учета рабочего времени
Для того, чтобы можно было гарантировать правильное заполнение табеля, необходим располагать такой важной информацией, как явка сотрудников на рабочее место, длительность больничных листов и отпусков, иное.
В случае, когда в компании числится огромный штат сотрудников, специалисты просто не имеют физической возможности отследить для каждого выполнение установленных норм рабочего времени. Учитывая это, организация табельного учёта в первую очередь нужна для того, чтобы собирать и получать в итоге соответствующие действительности данные о выполнении норм трудовой дисциплины.
На практике она может быть реализована по таким направлениям:
- от начальников структурных подразделений передаются данные касательно явки или отсутствия работника на месте;
- учёт времени прихода и ухода с работы сотрудников может осуществляться посредством внедрения в компании электронной системы учёта. Суть работы которой заключается в регистрации данных и их дальнейшей передачи через некоторое время в отдел кадровой службы;
- получение сведений, кадровым специалистами происходит из внутреннего документооборота (заявлений сотрудников, приказы, объяснительные и иное).
Организация табельного учета рабочего времени
Для того, чтобы можно было гарантировать правильное заполнение табеля, необходим располагать такой важной информацией, как явка сотрудников на рабочее место, длительность больничных листов и отпусков, иное.
В случае, когда в компании числится огромный штат сотрудников, специалисты просто не имеют физической возможности отследить для каждого выполнение установленных норм рабочего времени. Учитывая это, организация табельного учёта в первую очередь нужна для того, чтобы собирать и получать в итоге соответствующие действительности данные о выполнении норм трудовой дисциплины.
На практике она может быть реализована по таким направлениям:
- от начальников структурных подразделений передаются данные касательно явки или отсутствия работника на месте;
- учёт времени прихода и ухода с работы сотрудников может осуществляться посредством внедрения в компании электронной системы учёта. Суть работы которой заключается в регистрации данных и их дальнейшей передачи через некоторое время в отдел кадровой службы;
- получение сведений, кадровым специалистами происходит из внутреннего документооборота (заявлений сотрудников, приказы, объяснительные и иное).
Заполнение табеля учета рабочего времени Т-форма.12
Повысьте точность учета основных средств вашей организации и уровень контроля над хранением и перемещением каждого объекта. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественной убыли.
Устраните ошибки при ассоциировании и считывании акцизных этикеток на алкоголь с помощью инструментов мобильного учета.
Корреспондентский счет — это бухгалтерский счет, с которого списываются расходы по конкретному виду платежа. В нашем случае счет для списания зарплаты, командировочных и отпускных один и тот же.
В документах может быть отражено разделение рабочего дня на части, гибкий график работы и другие варианты, разрешенные законом.
Таким образом, регламент не содержит процедуры внесения корректировок в табель учета рабочего времени. На практике, как правило, используется один из следующих вариантов.
Столбцы 10-12 содержат код причины отсутствия и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:
- 3 дня в связи с командировкой;
- 10 дней в отпуске.
Настройка табеля учета рабочего времени: Какие формы использовать
В нашем примере сотрудник Брусникин отработал в общей сложности 168 часов в июне 2017 года. 168 часов, в том числе 15 часов в горячем цехе и 153 часа в цехе 1. Часовая ставка работника составляет 200 рублей.
Табель учета рабочего времени — шаблон для его заполнения (на основе типовой формы) можно скачать на нашем портале — должен вести работодатель.
Дополнительный блок с одинаковыми номерами полей предназначен для заполнения данных по видам оплаты труда, если количество полей превышает четыре.
Коды условной таблицы (касающиеся явок, неявок, отпусков и других событий), которые заполняются программным обеспечением в табеле учета рабочего времени, должны использоваться в соответствии со списком, приведенным в форме Т-12.
Пользователь также может ввести свой индивидуальный график работы, обозначая любые выходные дни и создавая рабочие смены. При заполнении графика используются выходные и праздничные дни из производственного календаря.
Какие программы используют для ведения табеля
Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел, и т. д. Но помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Обозначения в табеле учета рабочего времени
В унифицированных формах вы можете использовать только те обозначения, которые для них разработаны. Например, для заполнения формы Т-12 могут использоваться буквенные символы или цифровые коды. Наиболее распространённые условные обозначения для ведения учетного табеля:
- Я (сокращение от «явка», цифровой код 01) – соответствует обычному рабочему дню. Если учёт ведётся по количеству отработанных часов, а не только по дням, то буква «Я» проставляется в верхней графе, а в нижней указывается фактически отработанное время.
- Н (сокращение от «ночь», цифровой код 02) – используется для обозначения ночных смен (+время, если ведётся учёт отработанных часов).
- РВ (сокращение от «работа в выходные», код 03) – проставляется только для обозначения дней/явок, отработанных в выходные и праздничные дни.
- С (сокращение от «сверхурочно», код 04) – для явок и дней/часов, отработанных сверхурочно.
- К (сокращение от «командировка», код 05) – так обозначают дни, когда работник был в командировке.
- ОТ (сокращение от слова «отпуск», код 09) – дни оплачиваемого ежегодного отпуска (внимательно отнеситесь к соблюдению норм законодательства).
- ДО (сокращение от словосочетания «день отгула», код 16) – дни неоплачиваемого отпуска, например, по семейным обстоятельствам.
- Б (сокращение от «болезнь», код 19) – дни оплачиваемого больничного, обязательно должны закрываться больничным листом.
- ПР (сокращение от «прогул», код 24) – дни неявки, то есть отсутствия без уважительных причин или законных оснований.
- В (сокращение от «выходной», код 26) – выходные, а также нерабочие праздничные дни.
- НН (сокращение от «невыясненные неявки», код 30) – проставляются только для прогулов, по которым пока нет подтверждённых причин отсутствия. После получения необходимых документов обозначение меняется на правильное/соответствующее.
Форма Т-12: отличие и правила заполнения
Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.
Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.
В графах 8-13 отражаются данные за месяц:
- 8 – количество отработанных дней;
- 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).
В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.