Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выиграть тендер и что нужно знать о правилах, этапах и способах проведения тендеров?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сама идея кажется интересной и прогрессивной. За рубежом об этой практике уже давным-давно всем известно. Большинство предприятий России, как частных, так и государственных, тоже перешли на эту систему.
Есть ли смысл проводить тендер?
О преимуществах проведения тендера в общих чертах можно долго рассказывать. Однако есть много нюансов, которые связаны непосредственно с менталитетом России.
Стоит учитывать тот фактор, что большинство таких торгов не получается назвать объективными. Более того, компания, которая в итоге выполнит заказ, при детальном рассмотрении, оказывается далеко не самым выгодным предложением.
Тем не менее, тендер выигрывают они. В случае с проведением государственных аукционов, предпринимателю, чтобы стать победителем в тендере, достаточно просто обозначить выгоду для лиц, ответственных за выбор.
Интересно то, что когда речь заходит о частном предпринимателе, он редко станет выказывать такую же политику. Ведь он является владельцем данной организации, и лично заинтересован в получении качества за умеренную цену.
В отличие от стандартного способа проведения торгов, онлайн-тендер, относится к наиболее прозрачному, ведь основная часть информации о заказе отображается при обычном поиске в интернете.
И только в особых случаях для этого нужен определенный доступ.
Для того, чтобы участвовать в тендере, нужно подать заявку.
Условия победы в тендере
- Для начала необходимо досконально изучить регламент (правила) проведения того либо иного тендера. Это крайне ответственный этап. Принимая участие в том либо ином тендере, потенциальный исполнитель соглашается с целым рядом условий, выдвинутых заказчиком. Если у потенциального исполнителя остаются какие-либо вопросы после изучения регламента участия в тендере, ему нужно как можно скорее получить на них ответы. В противном случае могут возникнуть серьёзные проблемы уже самое ближайшее время.
- Прежде чем подавать заявку, которая должна быть оформлена надлежащим образом, необходимо убедиться в наличии всех ресурсов. Обычно для реализации какого-либо проекта требуется приложить массу усилий. Довольно часто некоторые компании значительно переоценивают собственные силы, поэтому не способны справиться с реализацией выигранного тендера.
- Необходимо уделять как можно больше внимания такому пункту, как оформление заявки, иначе даже мельчайшие ошибки могут быть рассмотрены в качестве грубых недочётов. Это может привести к тому, что заказчик откажет ещё во время прохождения отбора заявок. Избежать настолько неприятного развития событий возможно только в лишь в случае, если хотя бы несколько раз перепроверить все документы перед подачей заявки.Именно неправильно оформленная документация во многих случаях становится причиной отказа. Некоторые участники уделяют массу времени непосредственно самому предложению, однако упускают из вида документы. В результате они не проходят даже предварительного отбора. Поэтому так важно нанять грамотного юриста, который поможет оформить все документы максимально аккуратно.
Базовый комплект документов, который нужен для победы в коммерческом тендере
Базовый пакет документов, необходимый для участия в торгах:
- заявка, которая заверена руководителем бизнеса;
- заявление с презентацией компании;
- опись документов, которые передаются;
- копии учредительной документации юрлица и устава;
- свидетельства о госрегистрации;
- выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (срок давности — не более 15 дней);
- список лиц, которые представляют компанию;
- копия приказа о возложении обязанностей на главного бухгалтера;
- справка об отсутствии задолженностей по налогам и сборам;
- налоговая отчетность компании, которая заверена налоговым инспектором, за три предшествующих отчетных периода.
Тендерное сопровождение как способ выиграть тендер
Чтобы выиграть, осваивайте основы самостоятельно или делегируйте участие в закупках. Есть такое понятие, как ТС. Тендерное сопровождение — это услуга, которая заключается для помощи компании поучаствовать в тендере. Главная цель тендерного сопровождения — создать условия, чтобы клиент-участник победил в закупочной процедуре. Тендерное сопровождение особо актуально, если:
- у вас нет большого опыта и вы не знаете, как выиграть госконтракт по 44-ФЗ или 223-ФЗ;
- не рискуете;
- не действуете наобум;
- не хотите ошибиться на ответственном тендере;
- не знаете, почему не получается выиграть тендер на госзакупки и получить прибыль.
А.И.: Прежде чем мы поговорим о самих принципах, нужно объяснить, что такое тендеры. Тендеры — это любой процесс, при котором клиент обращается к нескольким поставщикам или подрядчикам, с одним и тем же запросом или техническим заданием, получает предложение и выбирает из них лучшее. При этом, является ли тендер формализованным — роли не играет. Крупные компании проводят чрезвычайно формализованные тендеры, в которых есть предквалификационные анкеты, установочные встречи с подрядчиками, консультации по аудио- и видеозаписи, заседание тендерной комиссии и т.д.
Но, и тендером можно назвать ситуацию, когда клиент просто отправляет десяток запросов по электронной почте, получает предложение и выбирает из них лучшее. Сейчас, можно поставить знак равенства между: тендер = любая методика продажи = любая корпоративная продажа. Сейчас, не одна закупка, не осуществляется без сравнения прямого конкурента.
В основе большинства тендерных методик лежат работы, которые были написаны американскими или европейскими специалистами по продажам 30-40 лет назад. Я задавал себе вопрос: «Неужели методы продаж потеряли свою эффективность? Может изменилась их психология?» Конечно же нет. Единственное что изменилось за это время — рынок. Он изменился кардинально. В то время рынок был:
- Наполнен сильно отличающимися друг от друга товарами и услугами.
- Конкуренция была невысока.
- Заказчики не были настолько осведомленными.
Сейчас, всё совершенно не так — товары и услуги стали одинаковыми. Сейчас, практически в любой сфере, можно заменить одного производителя на другого и получить идентичные характеристики. Всё стало одинаковым. Если сейчас сделать новую услугу — через 1-2 месяца, такую же будут делать другие.
Кроме того, в век интернета, осведомленность клиентов очень выросла. Теперь конкуренция очень высока. Клиенты точно знают: что они хотят, за какой бюджет должно быть сделано, какие сроки и на каких условиях. Всё, что им нужно — найти тех, кто согласится на эти условия. В наше время, клиенты выбирают подрядчика или поставщика из десятка схожих компаний, которые:
- Одного и то же масштаба.
- Предлагают один и тот же товар.
Недавно, на семинаре самого известного тренера по B2B-продажам в России, услышал такую рекомендацию — всеми путями избегать тендеров.
Я сформулировал уравнение продаж. Или, можно сказать, уравнение участия в тендерах. Оно говорит о том, что существует всего 5 факторов, которые влияют на результат тендера. Есть только они и ничего другого не существует, я вас уверяю. Как бы я не искал — ничего другого не смог найти. Выигрывал я в тендерах, или проигрывал — ответ всегда находил в том, смог ли я добиться всех этих факторов, или нет.
У меня есть 5 факторов и процентная важность каждого из них. По этому, я могу очень легко определить, в каждый момент тендера, свои шансы. Есть только две глобальных причины низкой эффективности участия в тендерах. Давайте детальнее их рассмотрим.
Научитесь определять нечестные закупки
Понять на старте настоящую цель тендера не всегда возможно. Иногда закупки используют как инструмент исследования рынка: соберем заявки и посмотрим, что нам предложат. Вы никогда не узнаете, действительно ли рассмотрят вашу заявку — иногда проводятся аффилированные закупки, когда заказчик заранее знает победителя, но все равно устраивает тендер. Формально.
Не выполняйте роль статиста и не участвуйте в заведомо проигрышном конкурсе. Когда нас что-то смущает в тендерном задании, мы просто не участвуем. Вот моменты, которые должны насторожить:
- Нереальные сроки. Если срок реализации проекта истекает «вчера», то, возможно, услугу уже оказали и сделку просто оформляют задним числом. Неопытный предприниматель сможет выиграть такой тендер. Только у него практически нет шансов сделать проект в срок и избежать штрафа.
- ТЗ под конкретного поставщика. Недобросовестный заказчик может помогать «своему» поставщику с помощью особой формулировки критериев оценки. Скажем, хитрец дает дополнительные баллы участникам за то, что они являются членами профессионального объединения или у них в штате есть сотрудники с научными степенями (хотя для выполнения работ это неважно). Сюда же относится вариант, когда под критерии конкурса на 100% подходит кто-то из ваших конкурентов.
Особенности оформления документов
Законодательство определяет минимальный перечень документов, которые нужно предоставить в отсканированной или электронной форме, (если сканируете копии документов, они должны быть заверены нотариусом):
- заявка;
- сведения о компании-кандидате (наименование, ИНН, физический адрес);
- учредительные документы, Устав, свидетельство о регистрации юр. лица, свидетельство о постановке на налоговый учет;
- информацию о сотруднике (или нескольких) с полномочиями действовать от имени компании-заявителя, (например, нотариально заверенная доверенность или приказ о назначении на должность);
- выписка из ЕГРЮЛ, оформленная не больше чем за 15 суток до отправления заявки (ИП берут аналогичную бумагу из ЕГРИП);
- банковская гарантия (если не вносите деньги на обеспечение заявки);
- копии бух.отчётности за 3 последних отчетных периода с отметкой из налоговой;
- все нужные бумаги, которые подтверждают, что вы соответствуете требованиям заказчика.
Иногда могут потребоваться дополнительные документы. Например, заказчик может запросить:
- справку из налогового органа об отсутствии задолженности;
- сканы сертификатов и дипломов сотрудников, которые будут выполнять заказ;
- декларации соответствия на товар и пр.
Подавать заявку можно только если ваша компания получила цифровую подпись и прошла аккредитацию на данной электронной площадке.
Как оценить свои шансы на победу
Шансы на победу зависят от того, каким способом проводится закупка. Способ закупки, в свою очередь, показывает следующее: хочет ли заказчик в данном случае максимально сэкономить или же готов переплатить за качество?
В коммерческой практике все закупки базируются на четырёх базовых способах. Это конкурс, аукцион, запрос цен (котировок) и запрос предложений.
При этом в аукционе и в запросе цен побеждает тот, кто подал самую низкую цену, поэтому они называются ценовыми. А в конкурсе и в запросе предложений – тот, кто набрал наибольшую сумму баллов по нескольким критериям. И это многокритериальные способы закупки.
ОГРАНИЧЕНИЕ КОМПЕТЕНЦИЙ
Из опыта моей компании «Эксперт Центр» могу сказать следующее: если говорить про тендерного специалиста, который работает на одну организацию, то она становится заложником компетенций этого специалиста. Даже если он приносит какой-то результат, то может быть так, что этот результат – комфортный результат для самого тендерного специалиста, но не максимально возможный для компании.
Близкая к идеалу ситуация – где количество тендерных специалистов в штате будет находиться около значения 5+1. Естественно, нужно понимать, что такой объем, такое количество сотрудников будет требовать серьезных оборотов (где-то от 150 млн рублей). Для компаний с меньшей выручкой нанимать тендерных специалистов попросту невыгодно.
Как правило, если человек занимается тендерами в компании с выручкой до 150–200 млн рублей, то он занимается этим по совместительству, то есть тендерное дело не занимает все его время. Соответственно такой специалист делает свою работу то хуже, то лучше. Предпочтительно все-таки иметь специалиста, который занимается исключительно тендерной историей. То есть не считает себестоимость, не вмешивается в зону исполнения контракта. В таком случае на выходе компания будет иметь наиболее эффективные тендерные продажи, потому что специалист будет все время держать руку на пульсе. Но это не отменяет того, что компания может стать заложником компетенций такого специалиста.
Все-таки для работы в секторе B2G должна быть команда, передающая выигранные контракты в отдел исполнения, который, в свою очередь, уже занимается комплектацией, логистикой или сбором бригад для непосредственного исполнения контракта.
Стоит ли участвовать в госзакупках, или там нет перспектив
Участие в государственных закупках – мощный инструмент для привлечения новых клиентов. Это своего рода реклама ваших услуг, с той разницей, что вкладывать в нее дополнительные средства не нужно.
Достаточно найти подходящего заказчика, предложить ему нужный товар и получить за это деньги.
В нише тендеров конкуренция значительно ниже, чем в классическом бизнесе. Много тендеров признаются несостоявшимися, просто потому что заявку никто не подал или подал один участник, который и выигрывает его. Это значит, что у вас больше шансов стать победителем тендера и хорошо заработать, чем, если бы вы открыли продуктовый магазин в своем районе, где их и так много.
Есть и высоко-конкурентные ниши в госзакупках, где на одну заявку претендуют 7-8 участников.
Конкуренция зависит от «понятности» ниши для участников. Чем более простой товар (канцтовары, мебель), тем больше желающих попробовать свои силы в тендерах. Если речь идет о товаре узкой спецификации (например, оборудование для нанесения полиуретана), конкуренция будет ниже.
В зависимости от состава участников конкурса, существуют следующие разновидности тендеров:
- Открытый конкурс. Такие тендеры могут проводить любые организации. Принять участие в таком конкурсе может также каждый желающий, кого есть всё необходимое, чтобы удовлетворить потребности заказчика (в первую очередь, это возможность качественно выполнить задачу и подготовить требуемые документы);
- Закрытый конкурс. В процедуре такой разновидности принять участие могут только те компании, которые были предварительно одобрены заказчиком. Зачастую, речь идёт об организации таких закупок, которые характеризуются поддержанием уровня важности и секретности. К примеру, речь может идти о поставках для оборонной промышленности, а также организаций и объектов, связанных с хранением государственных тайн;
- Лимитированное участие. В данном случае, торги проводятся в отраслях, организации которых имеют необходимые для выполнения задачи лицензии и разрешения. Поэтому, участие могут принимать только те компании, которые имеют возможность подготовить все необходимые документы.
Также тендеры делят по способу определения победителя. Согласно закону, коммерческие организации и компании государственного масштаба могут самостоятельно выбрать способ определения победителя тендера. Но, зачастую речь идёт о проведении неконкурентных закупок у одного поставщика. Поэтому, такую процедуру далеко не всегда можно назвать полноценным тендером.
Говоря о конкурентных закупках, здесь речь может идти о следующих способах определить победителя:
- Запрос котировок. Это процедура, подразумевающая, что заказчик определит максимальную цену, а также условия, при которых должны проводиться работы. В свою очередь, каждый из участников должен сообщить, готов ли он пойти на скидки. Победителем будет тот, кто предложит самую низкую цену. Открываются заявки согласно дате, указанной в тендерной документации. Если речь идёт о госзакупках, здесь предусмотрен лимит по общему числу запросов котировок в течение 12 месяцев. То же самое касается максимальной суммы договора. Услуга или товар не может стоить более 500 000 рублей;
- Электронный аукцион. В данном случае, доступ к информации о проведении тендера есть у всех организаций, поэтому принять участие может каждый желающий. Некоторые разновидности государственных закупок требуют проведения именно такой разновидности тендера. Место проведения, это специально подготовленные электронные торговые площадки;
- Запрос предложений. Если сравнивать с запросом котировок, в данном случае, заказчику не приходится указывать начальную максимальную стоимость. Это означает, что участник должен самостоятельно предложить сумму. Победителем удаётся стать только в том случае, если она окажется меньше, чем у остальных участников.
В зависимости от процедуры тендера, существует две разновидности конкурса:
- Одноэтапный. Каждый из желающих, кто подал заявку, автоматически становится участником тендера, но только в том случае, если заявка полностью соответствует требованиям, выдвинутым заказчиком;
- Двухэтапный. В данном случае, заказчик занимается сбором и рассмотрением заявок, и уже после этого, вносит конкретику в требования к закупкам. Такие тендеры проводятся в тех случаях, когда речь идёт о закупках какой-либо сложной продукции. Это могут быть литературные произведения, результаты научных исследований и другие услуги или товары, покупку которых инициатор тендера не имеет возможности четко обозначить по таким характеристикам как вид поставки, цена и сроки.
В связи с этим, на первых этапах конкурса, со стороны заказчика не предоставляется информация о необходимости для участников заявлять окончательную стоимость. Задача каждого из участников состоит в том, чтобы описать способ выполнения поставленной задачи.
Следующий этап такого тендера, это переговоры с участниками. На их основании, заказ приобретает четкие требования. На данном этапе, у участников первого округа торгов есть возможность внести коррективы в свои заявки и подать их заново. Если есть желание, от участия можно отказаться. Касательно конкурсных процедур, они проводятся по стандартной схеме.