Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление результатов инвентаризации: излишки и недостачи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Что такое недостача при инвентаризации
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Выявление недостачи при инвентаризации
Чаще всего учет и подсчет товаров производятся в ночное время или выходные дни. Таким образом торговые предприятия повышают экономическую эффективность работы и не останавливают реализацию товаров. В результате компания исключает возможность потери доходов и не создает проблем для покупателей.
Выявить недостачу по итогам инвентаризации склада можно выполнив пересчет единиц имеющейся номенклатуры или позиций, прошедших регистрацию в товарной базе магазина. Затем нужно сопоставить количество наличной продукции с цифрами, указанными в последних отчетах. Расхождение может быть, как в большую сторону – в этом случае говорят об излишках, так и в меньшую – в этом случае речь идет о недостаче. После проведения инвентаризации необходимо документально оформить результаты, составив акты с полной описью каждой торговой позиции.
При инвентаризации выявлена недостача: как поступить?
Обнаружение расхождений в ходе проверки требует составления специальной ведомости. В документ вносятся полученные результаты инвентаризации: размеры недостачи, естественная убыль, показатели допустимой недостачи, рыночная и балансовая стоимость продукции и разница между базовыми показателями. Документ заверяется членами инвентаризационной комиссии.
Базовыми документами для оформления недостачи считаются унифицированные формы:
- ИНВ-6 или акт для инвентаризации продукции, находящейся в пути;
- ИНВ-5 или перечень уже принятой и хранящейся на складе продукции или выставленной в торговом зале;
- ИНВ-19 или сличительная ведомость для учета материальных ценностей.
Итогом проведенной инвентаризации становится принятие администрацией магазина правомерных решений в отношении дальнейших действий. К самым распространенным относятся:
- штрафные санкции по отношению к виновным лицам;
- фиксирование недостачи в порядке нормы естественной убыли;
- проведение контрольных бухгалтерских проверок.
Порядок проведения инвентаризации
До назначения мероприятия по подсчету имущества организации и оценке финансовых обязательств компании созывается комиссия. Отсутствие даже одного должностного лица, включенного в специальный совет, является причиной аннулирования результатов проверки. В состав входят представители администрации предприятия, бухгалтерской службы, иные сотрудники. Список членов комиссии утверждается заблаговременно на основании изданного приказа, в котором указываются срок ревизии, виды имущества. Порядок проведения инвентаризации:
- Установление даты осуществления пересчета имущества.
- Проверка имеющихся ценностей сплошным или выборочным методом.
- Составление инвентаризационной ведомости с внесением данных о наименовании товара и его фактическом количестве.
- Выведение итогового остатка в денежном эквиваленте.
- Заполнение сличительной ведомости для оформления недостачи при инвентаризации.
- Составление отчета.
- Отправление документации руководителю организации.
Не всегда удается списать недостачу, которую обнаружили после проведения пересчета продукции.Тогда порядок взыскания требуется провести по следующему алгоритму:
- Сначала потребуется оформить и подписать официальный акт, в котором необходимо уточнить результаты проведенного повторного учета товаров или денег.
- Далее следует выдать официальное уведомление работнику об удержании определенной суммы.
- Наконец, нужно выполнить вычет из его заработной платы. Работодателю необходимо принять во внимание, что с денежных средств работника нельзя снимать более 20% средств.
Недостачу можно взыскать с виновного лица и в том случае, если с ним по каким-либо причинам были прекращены трудовые отношения. Если же по итогам повторного учета ценностей были обнаружены нарушения, то следует как можно быстрее составить акт о хищении продукции и уволить сотрудника.
Что делать работодателю с недостачей
При выявлении недостачи у работодателя есть несколько вариантов урегулирования образовавшейся недостачи и приведения ее в соответствии с данными бухучета:
- Списание полной или частичной недостачи в соответствии с установленными нормами естественной убыли. Данные нормы можно применять только в том случае, если недостача есть на самом деле. При списании суммы недостачи относят на издержки производства.
- Взыскание недостающих сумм с виновного лица.
- Комбинированный метод. Работодатель может рассчитать убыль по принятым нормам, а величину, недостачи, которая ее превышает, относит на материально-ответственное лицо.
Ответы на вопросы про недостачу при инвентаризации
Вопрос №1. Может ли покупатель во время приема товара оформить акт и зафиксировать в нем недостачу в одностороннем порядке?
Да, может. При условии, что во время приема материальных ценностей не присутствует поставщик присутствовать или его уполномоченное лицо. В таком случае сторона покупателя осуществляет прием и может заактировать в одностороннем порядке факт недостачи.
Вопрос №2. Как учитывается компенсация причиненного ущерба работника или группой работников, если она выражается в личном отчислении в кассу?
В случае внесения денег непосредственно в кассу виновником или группой лиц, процесс отражают в виде дохода. Он равен сумме нанесенного убытка. Бухгалтер делает запись в операцию (другие доходы операционной деятельности) и в «доходы в результате обычной деятельности».
Вопрос №3. В случае пересортицы возможен ли взаимный зачет недостачи и излишков?
Возможен, но только в виде исключения. Порядок действий регламентирует Приказ Министерства Финансов (№ 49, вступивший в действие 13 июня 1995 года). Согласно с ним совместный зачет имеет место быть лишь за одинаков проверяемый период, у того самого работника, относительно товарно-материальных ценностей одного наименования и количества.
Вопрос №4. В каких случаях нельзя применять нормы естественной убыли?
Нельзя использовать меру естественной убыли к тем товарам, которые являются штучными или к тем, которые поступают в организацию занимающуюся торговлей, что являются в расфасовке.
Вопрос №5. Подлежит ли учету НДС, когда обнаруживается недостача?
Нет, не подлежит. Налог, который был учтен как недостающий (в результате хищения, потери, порчи имущества), не восстанавливается. Согласно п. № 3 ст. 170 НК РФ, отсутствует основание для восстановления.
При обнаружении несоответствий специальная комиссия вносит всю фактическую информацию в бланки описи товаров, включая недостающие объекты, а также переизбытки. После передачи акта руководителю организации, материально ответственные работники должны предоставить объяснительные записки и иные документы, в которых указывается причины недостачи и излишков, а также обстоятельства утери объектов инвентаризации.
В соответствии с полученными объяснениями руководство организации принимает решение о списании имеющейся недостачи в качестве издержек, либо о назначении материально ответственного лица ответственным за причинение ущерба предприятию для дальнейшего возмещения убытков.
При определении обязательств по возмещению, руководитель организации или иные уполномоченные лица готовят пакет документов, в соответствии с которым виновному работнику будет назначено наказание и обязанность по возмещению убытков. Если расхождение фактического количества товара с номинальным произошло по вине третьих лиц, которых не удалось установить, то руководитель выносит приказ о списании ущерба в качестве трудовых издержек производства.
Совет 3. Обеспечьте условия хранения имущества
Ст. 239 ТК РФ прямо указывает на то, что ущерб с работника взыскать не удастся, если работодатель не исполнил обязанности «по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику». Что это значит? Работодателю нужно создать фактические препятствия к материальным ценностям для посторонних лиц.
Например:
— покупка сейфа, для хранения наличных денег,
— обеспечение складских помещений замками на дверях;
— ограничение доступа в складские помещения посторонних лиц;
— организация охраны в ночное время на территории склада.
Другими словами, если склад – это «проходной двор» для всех работников, в том числе для тех, которые не имеют к нему никакого отношения, и кладовщик расскажет об этом на суде вместе со свидетелями, то взыскать с этого кладовщика недостачу не удастся (см. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52).
В настоящий момент не существует единого перечня моментов, которые должны быть обязательно отражены в акте. Члены комиссии вправе обозначать необходимые положения в зависимости от сложившейся ситуации. Однако практика выработала примерный список пунктов, которые подлежат указанию. К ним относят:
- перечисление кадрового состава комиссии;
- ссылка на приказ руководителя, в соответствии с которым проводится инвентаризация;
- сроки проведения процедуры;
- сам факт обнаружения недостачи;
- сравнение фактических показателей с заявленными в документах (количество, масса);
- итоговая сумма недостачи;
- подписи всех членов комиссии и материально ответственного за товар лица.
Инструкция по составлению акта
Начать составление следует с шапки. В верхней части листа отмечаем, что используемая форма закреплена в учётной политике приказом директора фирмы (ссылаемся на него). Далее указываем полное наименование организации, проводящей процедуру, со ссылкой на её организационно-правовую форму. Затем присваиваем настоящему акту уникальный номер для хранения согласно утверждённой номенклатуре дел и внутреннего документооборота в компании.
Следующий шаг – ссылка на приказ руководителя, в соответствии с которым проводится процедура: оставляем реквизиты документа, обозначаем временные рамки инвентаризации. Далее перечисляем кадровый состав комиссии, указывая для каждого члена его ФИО и должность согласно штатному расписанию.
Ниже по документу отмечаем обнаружение факта недостачи и в форме таблицы подробно описываем расхождения, отмечая:
- наименование товара;
- артикул продукта;
- единица измерения;
- количество;
- цена;
- сравнение фактических и официальных показателей.
Под таблицей подводим итог вышеуказанным сведениям, прописывая сумму недостачи текстом.
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
- Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
- Чрезвычайные ситуации – пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
- Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
- Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
- Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ – из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара – проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита – удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Основания для проведения инвентаризации
Проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей приходится всем юридическим лицам. Считается, что эта процедура нужна только в организациях, занимающихся торговой деятельностью, однако это не так.
Обратите внимание! Даже государственные предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества по тем же правилам. Документы, электронные средства, столы и стулья – все они относятся к ТМЦ и должны быть оценены и пересчитаны.
Проверки для проведения инвентаризации могут совпадать с планом либо осуществляться вне его. Для обоих видов следует соблюдать указания и правила, а также установленные сроки. Выявленные недостачи или превышение количества ТМЦ должны отображаться в документах, соответствующих требованиям.
Инвентаризация по плану должна проводиться по планам, подготовленным заранее. Для всех юридических лиц сроки будут разниться в зависимости от объемов производства и сфер деятельности. Помимо проверки по плану, можно производить и инвентаризацию вне плана.
Причины возникновения
К случаям недостачи относятся не только нечестное осуществление сотрудником своих должностных функций и его действия, противоречащие закону. В некоторых ситуациях это явление обусловлено другими факторами.
В число таких входят, к примеру:
- кража товарно-материальных ценностей сотрудником, который пренебрегал добросовестным положением на своей должности;
- воздействие на ТМЦ чрезвычайных происшествий (пожар, наводнение могут повлечь порчу имущества);
- непредвиденные случаи на предприятии. Средства производства могут быть испорчены при взвешивании, перемещении на складе. В некоторых пределах такие ситуации относятся к норме;
- неточная сортировка. Например, в магазине находятся несколько похожих на вид сортов картофеля. При продаже продавец учел более дешевый вид картофеля, что стало причиной недостачи денежных средств.
Профицит имущества при проведении проверки возможен в ограниченном диапазоне, однако, хотя такое и возможно, это все равно не должно происходить часто.
Для того чтобы оформить недостачу, нужно выявить ее основание, так как по всем типам нехватки ТМЦ происходит конкретная процедура.