Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отражать расходы на такси в налоговом учете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
НДФЛ и страховые взносы
Когда оплата за такси по транспортировке сотрудников домой обусловлена производственной необходимостью, у работников не возникает экономическая выгода, соответственно, НДФЛ удерживать не нужно. Такие поездки обусловлены интересами организации, а не сотрудников.
Следует помнить, что у организации должны быть подтверждающие документы об использовании работниками арендованного автомобиля или такси для служебных целей. Если таких документов нет, это указывает на то, что лица, используемые такси, имеют экономическую выгоду. А такой доход должен облагаться НДФЛ.
Что касается страховых взносов, то объектом их обложения признаются такие выплаты и вознаграждения, производимые физическим лицам при трудовых отношениях либо по договорам гражданско–правового характера, предмет которых представляет собой выполнения определённых работ или оказание услуг.
При оплате услуг такси организацией, польза возникает у нее, а не у сотрудников. В связи с этим объекта по обложению страховыми взносами не возникает.
Учесть в целях налогообложения расходы на такси по договору с транспортной компанией можно только в том случае, если расходы эти является обоснованными (к примеру, в целях производственной необходимости), а также документально подтверждёнными. Такие услуги признаются оказанными в интересах компании, что говорит о том, что у сотрудников облагаемого налогом дохода не возникает. Соответственно, из суммы, оплаченной такси за перевозку сотрудника домой, НДФЛ удерживать не нужно. Кроме того, страховые взносы на эту сумму также не начисляются.
Важно! Сумма, оплаченная за услуги такси по перевозке сотрудников домой не подлежит обложению НДФЛ. Также на эту сумму не начисляются страховые взносы, так как доход у сотрудника в этом случае не возникает.
Обоснование расходов на такси
Главное требование налоговиков при признании расходов на такси – их экономическая обоснованность. В НК РФ (ст. 264) прописана возможность служебный транспорт и затраты на него учитывать в расходах по прибыли. При этом не обозначено, что транспорт обязательно должен принадлежать фирме. Из сказанного следует, что такси можно при определенных условиях считать служебным транспортом сотрудников.
В качестве подтверждающих можно использовать:
- заказы-наряды;
- квитанции, чеки на проезд в такси;
- подписанные по результатам поездки документы (договоры с контрагентами, акты и пр.);
- договор с фирмой такси на оказание услуг (предпочтительно заключать его при постоянном использовании такси сотрудниками);
- выписки банка с оплатой услуг фирмы-перевозчика.
К подтверждению подобных расходов в НУ следует подойти особенно тщательно: чиновники проверяют их, вплоть до сверки маршрута и времени поездки с рабочим временем сотрудника по договору. Если имеются сомнения, что расходы удастся подтвердить без проблем, лучше отнести их за счет чистой прибыли. Такие выводы можно сделать из письма Минфина №03-03-06/1/68839 от 20/10/17 г.
Использование услуг такси в НУ отражается с учетом определенных нюансов, о которых следует знать бухгалтеру.
Расходы на оплату услуг такси для доставки сотрудников в офис и обратно востребованы и оправданы в условиях пандемии коронавируса. Такой способ передвижения позволяет минимизировать многочисленные контакты, которые неизбежны в общественном транспорте и потенциально представляют угрозу для здоровья сотрудников.
Казалось бы, целесообразность таких расходов во время эпидемии очевидна. При этом есть одно «но» — Правительство РФ не включило такой вид издержек работодателя в разрешенные «коронавирусные» расходы, как это было сделано с расходами на дезинфекцию помещений, покупку для сотрудников спецодежды и СИЗ, приборов и лабораторного оборудования (п. 2, п. 3 ст. 1 Закона от 22.04.2020 № 121-ФЗ «О внесении изменений…»).
Чтобы учесть в НУ такие расходы, запаситесь дополнительными аргументами и документами, чтобы у контролеров не было повода прицепиться к их неправомерности.
Главный аргумент — применение такси позволяет работодателям выполнить предписания органов власти в условиях распространения инфекции (Письмо Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24, Постановление Главного государственного врача РФ от 18.03.2020 № 7).
Документальное подтверждение расходов на такси
Широкое распространение онлайн-сервисов по заказу такси привело к тому, что далеко не в каждой поездке пассажир получает соответствующий подтверждающий документ. И если в ситуациях, когда такси используется «для себя», отсутствие такого документа не имеет существенного значения, то в случае служебной поездки учесть ее стоимость при налогообложении без подтверждающего документа не получится ни в одном из вышеописанных случаев. Ведь по правилам пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Эти положения актуальны для любых видов расходов и, как уже упоминалось, должны применяться также плательщиками единого налога по УСН (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны быть оформлены в соответствии с Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 01.10.20 № 1586). Согласно подпункту «г» пункта 82 перевозка в такси оформляется чеком ККТ., либо чеком, который выдают самозанятые граждане-плательщики НПД (см. «Самозанятые граждане в 2021: виды деятельности, налоги, регионы»).
Таким образом, учесть расходы на такси без кассового чека не получится. Заменить их какими-то другими документами (распечатками с сайта или мобильного приложения, банковскими выписками и т.п.) нельзя, поскольку законодательством это не предусмотрено. Соответственно, налогоплательщикам нужно быть крайне осторожными при заказе такси через онлайн-сервисы. Следует заранее уточнить, что вам понадобится документ, подтверждающий оплату поездки. Либо организация может заключить договор с таксопарком, на основании которого ей будут подаваться машины. В договоре нужно предусмотреть обязательную выдачу водителем кассового чека или квитанции. Работник, который воспользуется услугами такого такси, должен будет получить от водителя необходимый подтверждающий документ.
Рекомендуем разъяснить работникам, что без правильно оформленных подтверждающих документов компания не сможет возместить им соответствующие расходы. При этом в локальном акте организации, регламентирующем порядок использования работниками такси, нужно зафиксировать, какие именно документы должен представить сотрудник, претендующий на компенсацию расходов на такси.
Расходы на оплату услуг такси для доставки сотрудников в офис и обратно востребованы и оправданы в условиях пандемии коронавируса. Такой способ передвижения позволяет минимизировать многочисленные контакты, которые неизбежны в общественном транспорте и потенциально представляют угрозу для здоровья сотрудников.
Казалось бы, целесообразность таких расходов во время эпидемии очевидна. При этом есть одно «но» — Правительство РФ не включило такой вид издержек работодателя в разрешенные «коронавирусные» расходы, как это было сделано с расходами на дезинфекцию помещений, покупку для сотрудников спецодежды и СИЗ, приборов и лабораторного оборудования (п. 2, п. 3 ст. 1 Закона от 22.04.2020 № 121-ФЗ «О внесении изменений…»).
Чтобы учесть в НУ такие расходы, запаситесь дополнительными аргументами и документами, чтобы у контролеров не было повода прицепиться к их неправомерности.
Главный аргумент — применение такси позволяет работодателям выполнить предписания органов власти в условиях распространения инфекции (Письмо Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24, Постановление Главного государственного врача РФ от 18.03.2020 № 7).
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.
Расходы на такси как представительские расходы
Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:
- приказ руководителя о проведении данного мероприятия и осуществления соответствующих расходов;
- смета представительских расходов;
- отчет о представительских расходах, который должен включать: цель и результаты мероприятия, дату и место проведения, программу мероприятия, список участников и величину расходов, подтвержденных первичными документами.
Подробнее о представительских расходах, особенностях их оформления читайте в статье «Представительские расходы — это какие расходы?».
Документы для оплаты расходов на такси. Расходы на такси в командировке. Документальное подтверждение. Использование такси во время рабочих поездок
Главная » Техосмотр, ПТС, СТС » Документы для оплаты расходов на такси. Расходы на такси в командировке. Документальное подтверждение. Использование такси во время рабочих поездок
Может ли сотрудник заказать такси, чтобы добраться до аэропорта или вокзала? Может ли директор ездить на встречи с клиентами на такси? Могут ли сотрудники заказывать такси, чтобы добраться до дома, если они задержались в офисе допоздна? В каком случае расходы на такси уменьшают налог на прибыль, а в каком нет? Какие документы должен приложить сотрудник к авансовому отчету, чтобы расходы на такси не вызывали вопросов у налоговой? Все эти вопросы достаточно часто интересуют руководителей компаний, ведь многие из них хотят, создавая комфортные условия для своих сотрудников не упускать выгоду, уменьшая сумму налогов, которые необходимо заплатить. Ответы на эти вопросы вы найдёте в этой статье.
Расходы на такси директору
Документ, который может подтвердить проезд в такси, представляет собой либо кассовый чек, либо квитанцию. Такой документ должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование квитанции, её серия и номер;
- Дата выдачи квитанции;
- Стоимость за пользование такси;
- ФИО ответственного по проводимым расчётам, а также его подпись.
В качестве представительских расходов могут рассматриваться транспортное обеспечение участвующих представителей других организаций, либо работников организующий компании месту официального приема для переговоров. Это может быть обед, либо другое официальное мероприятие.
На основании этого, встреча в ресторане может рассматриваться основанием для представительских расходов, при этом проезд руководителя в этот ресторан на такси учесть можно на том же основании. Но для этого, кроме документа, который выдается директору в такси, потребуются другие документы, которые могут подтвердить представительские расходы. К ним относятся:
- Приказ о приведении конкретного представительского мероприятия;
- Смета о представительских расходах, хотя в настоящее время обязательной она не является;
- Отчет по представительским расходам, в котором будут указаны цели мероприятия, результаты проведения мероприятия, а также суммы понесённых расходов.
Включать представительские расходы в состав прочих расходов можно только в размере, который не превышает 4% от затрат по оплате труда в отчётном налоговом периоде.
Все поездки сотрудников на такси должны быть санкционированы руководителем организации, например, приказ руководителя может устанавливать определённый круг сотрудников, которым разрешено пользоваться услугами такси с целью выполнения определённых служебных обязанностей. Кроме того, такой приказ определяет критерии по выбору в качестве транспорта – такси.
На практике командированный работник может использовать такси как для проезда к месту командировки и обратно, так и для осуществления поездок по городу.
Представители финансового и налогового ведомств не запрещают учитывать расходы на оплату услуг такси не только для поездки работника до места командировки и обратно, но и по городу для служебных поездок (Письма Минфина РФ от 14.06.2013 г. №03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 г. №03-03-07/33, от 04.10.2011 г. №03-03-06/1/621, УФНС РФ по г. Москве от 29.11.2010 г. №20-15/124949, от 06.08.2009 г. №16-15/080978). Стоимость возмещаемых работнику услуг на оплату такси освобождена от обложения НДФЛ (Письма Минфина РФ от 27.11.2013 г. №03-04-05/51373, от 27.06.2012 г. №03-04-06/6-180, УФНС РФ по г. Москве от 24.12.2009 г. №20-20/3/3535). Однако такие расходы должны иметь экономическое обоснование и документальное подтверждение.
Несмотря на то, что налоговое законодательство не содержит конкретный перечень транспортных средств, на которых командированный работник может добираться до места командировки и обратно, расходы за пользование такси (в т.ч. маршрутного такси) вызывают пристальное внимание со стороны налоговых органов.
Расходы на такси в командировке
Как известно, затраты на командировки можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом установлено, что в состав данных затрат включаются расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Каких-либо ограничений по учету расходов на такси для проезда командированного работника Налоговый кодекс не содержит. Следовательно, оплата такси, которым работник воспользовался для проезда на вокзал или в аэропорт, либо обратно (как в пункте отправления, так и в пункте назначения), является частью расходов на проезд к месту командировки и обратно. А значит, если затраты на такси экономически обоснованы и подтверждены документами, их можно учесть в составе командировочных расходов (письмо Минфина России от 10.06.16 № 03-03-06/1/34183; см. «Минфин сообщил, какими документами можно подтвердить расходы на проезд на такси в командировке»).
Несколько сложнее обстоит ситуация с расходами на такси, которое работник берет для поездок в месте командировки. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ не относит такие расходы к числу командировочных. Но при этом сам перечень расходов, приведенный в данной норме, является открытым (при перечислении расходов использован оборот «в частности»). А на основании статьи 168 Трудового кодекса РФвозмещению подлежат любые расходы, которые работник произвел во время командировки с согласия или ведома работодателя. Таким образом, согласованные с работодателем расходы на такси, которые работник понес во время командировки, должны быть ему компенсированы. В целях применения ТК РФ это будут именно расходы, связанные с командировкой. И нет никаких оснований менять эту квалификацию для целей налогообложения.
Следовательно, расходы на такси, понесенные работником в месте командировки и возмещенные работодателем, можно списать на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, несмотря на то, что в данной норме они прямо не названы. Этот вывод подтверждается письмом Минфина России от 02.03.17 № 03-03-07/11901 (см. «Для подтверждения командировочных расходов на такси необходим кассовый чек или БСО»). В нем как раз был рассмотрен вопрос учета расходов на такси, которым работник воспользовался в месте командировки. По мнению авторов этого письма, такие затраты учитываются на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ при условии их документальной подтвержденности.
Завершая рассмотрение этого блока ситуаций, заметим, что компании на общей системе налогообложения могут учесть расходы на такси в месте командировки также на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Такое право им дает пункт 4 статьи 252 НК РФ. Согласно этой норме, если затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, в составе какой именно группы он учтет такие затраты.
Бесплатно заполнить, проверить и сдать через интернет декларацию по налогу на прибыль
А вот у плательщиков единого налога по УСН подобной возможности для маневра нет, так как перечень расходов, учитываемых «упрощенщиками» при определении объекта налогообложения, является закрытым (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Командировочные расходы списываются на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Иного основания для учета таких расходов в налоговой базе по УСН подобрать не удастся.
В любом случае и компаниям на УСН, и тем, кто применяет ОСНО, можно рекомендовать включить положение о порядке учета данных расходов в учетную политику для целей налогообложения.
Какие документы нужны сотруднику для получения компенсации затрат
Чтобы работодатель возместил все транспортные расходы, необходимо написать заявление на его имя с просьбой оплатить понесенные затраты. Унифицированной формы заявления нет, но в нем должны присутствовать следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество сотрудника;
- дата поездки (период времени, проведенный в поездке);
- маршрут и цель поездки;
- величина фактически понесенных расходов (по пунктам и общая сумма);
- перечень документов, подтверждающих затраты.
К документам, которые свидетельствуют о понесенных расходах, относятся следующие:
- билеты на проезд любым видом транспорта до указанного в заявлении места назначения и обратно;
- посадочный талон (при перелете на самолете);
- если необходимо доказать необходимость следования окружным путем, берется справка с вокзала, доказывающая отсутствие прямого поезда;
- если приходится доказывать обоснованность переноса сроков командировки, оформляется справка с ж/д вокзала об отсутствии ежедневного рейса.
Разрешили учитывать расходы командированных на оплату такси
Авиация).
Служит ли подтверждением расходов на проезд ксерокопия проездного билета?
По этому поводу разъяснения дают специалисты Минфина России в Письме от 05.02.2010 N 03-03-05/18: под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, а также документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).
В качестве документа, подтверждающего расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, по общему правилу выступает подлинник проездного документа.
Однако принимая во внимание то, что п. 1 ст. 252 НК РФ допускает использование в налоговом учете документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы, Минфин считает, что в случае утраты проездного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, его могут заменить дубликат, копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
Мнение о том, что в случае отсутствия оригиналов документов расходы можно подтвердить их заверенными копиями, подтверждают также специалисты налоговых служб (Письмо УФНС России по г. Москве от 02.02.2009 N 08-19/008020).
Напомним, что копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации.
Таким образом, из вышеперечисленного можно сделать вывод: в случаях, когда оригинал проездного билета представить невозможно, подтверждением расходов на проезд может служить копия проездного документа, позволяющая идентифицировать физическое лицо, оплатившее указанные расходы, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
Проезд на такси
До сих пор вопрос о том, могут ли быть признаны в расходах произведенные командируемым работником затраты на такси, остается очень сложным и неоднозначным.
Напомним, что в соответствии с п. 12 Инструкции о служебных командировках, утвержденной Минфином СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62, командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на любом транспорте, за исключением проезда на такси. Ссылаясь на указанную норму законодательства, специалисты финансового ведомства не разрешали учитывать при исчислении налога на прибыль расходы на такси, произведенные командируемым работником (Письма от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138, от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15).
Однако после того как было введено Положение N 749, согласно которому исключение, касающееся признания расходов на такси, было убрано, мнение финансистов поменялось.
В более поздних Письмах Минфин разрешает налогоплательщикам уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму расходов на такси, но только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (Письма от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505, от 22.05.2009 N 03-03-06/1/339, от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47).
Аналогичного мнения придерживаются налоговые органы (Письма УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 N 16-15/080978, от 19.12.2007 N 28-11/121388): документальным подтверждением расходов на оплату услуг такси является кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112.
Что касается экономической обоснованности и целесообразности осуществления расходов на такси, то их подтвердить и доказать очень сложно. Стоит отметить, обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы (Письма N N 03-03-06/2/162, 03-03-06/1/505). Поэтому прежде чем оплатить такие расходы, нужно запастись неоспоримыми доказательствами экономической целесообразности их осуществления. В случае периодического осуществления расходов на такси командируемыми работниками необходимо предусмотреть возможность их возмещения в локальных нормативных актах или в учетной политике. При представлении работником по возвращении из командировки документов, подтверждающих расходы на такси, следует потребовать от него дополнительно служебную пояснительную записку с разъяснениями о производственной необходимости этих расходов, которую впоследствии нужно заверить руководителем учреждения. Зачастую в записках указывают такую информацию:
— в связи с очень поздним отправлением поезда и невозможностью воспользоваться общественным транспортом (в позднее время общественный транспорт не ходит) пришлось воспользоваться услугами такси;
— в связи с задержкой прибытия самолета и, как следствие, опозданием на деловую встречу пришлось воспользоваться услугами такси.
Проезд на личном или служебном автомобиле
Возможность использования личного автомобиля работником, направляемым в командировку, должна быть закреплена в локальных нормативных актах учреждения, так же как и его право на возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля в период прохождения командировки. Такими расходами являются расходы на приобретение ГСМ, оплату услуг автостоянки и автомойки, оплату работ по непредвиденному ремонту автомобиля.
Подтверждающими документами по осуществлению указанных видов расходов могут служить чеки с АЗС, квитанции по оплате услуг, договоры на оказание услуг и акты выполненных работ.
Стоит отметить, что при оплате расходов по ГСМ необходимо учитывать Распоряжение Минтранса России N АМ-23-р , определяющее нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте.
Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р “О введении в действие Методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте“.
Если же работник отправился в командировку на служебном автомобиле, то помимо кассовых чеков или квитанций, подтверждающих оплату расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ему нужно представить в учреждение путевой лист, выписанный на весь срок командировки. Формы путевых листов, применяемых бюджетными учреждениями, приведены в Приложении 2 “Унифицированные формы первичных учетных документов“ к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.
Проезд, осуществляемый с привлечением
транспортных организаций
Нередки случаи, когда в командировку направляются сразу несколько работников от организации, в данной ситуации ей выгоднее воспользоваться услугами транспортной организации по перевозке пассажиров, чем оплачивать каждому работнику расходы по проезду. Оплата таких услуг производится на основании счетов, счетов-фактур, актов оказанных услуг, предоставленных от транспортной организации.
Отметим, что в целях исчисления налога на прибыль расходы по оплате этих услуг не могут быть отнесены к расходам на командировки в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, однако учреждение вправе учесть их на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Постановление ФАС СЗО от 27.04.2007 по делу N А05-11584/2006-31).
Л.Ларцева
Эксперт журнала
“Бюджетные учреждения образования:
бухгалтерский учет и налогообложение“
id=»poryadok-vozmeshheniya-rashodov-na-taksi-v-komandirovke» >Порядок возмещения расходов на такси в командировке
В процессе командировок предприятие обязано возместить работникам понесенные фактически затраты. Это суточные, расходы на проезд, проживание и прочие сопутствующие нужды (стат. 168 ТК). Точный регламент возмещения таких издержек устанавливается организацией в ЛНА или колл договорах с персоналом.
Командировка: какие расходы на проезд можно компенсировать
Начнем с того, что заглянем в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. В нем указано, что не являются доходом налогоплательщика и подлежат компенсации, в частности, расходы на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).
Как видите, законодатель здесь был совсем не многословен. Поэтому более подробный перечень подлежащих компенсации транспортных расходов желательно оговорить в Положении о служебных командировках. В свою очередь, при его разработке не грешно будет «подсмотреть» в «бюджетную» Инструкцию № 59*.
Что же она говорит по поводу подлежащих компенсации расходов на проезд? При условии соответствующего документального подтверждения командированным работникам возмещают расходы на проезд в размере стоимости (п. 6 разд. II и п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59):
— проезда к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов.
Совет
Учтите: если существует несколько видов транспорта, связывающих место постоянной работы с местом командировки, администрация предприятия может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться.
При отсутствии такого предложения вид транспорта работник выбирает самостоятельно.
Расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещают в каждом случае с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов;
Указанные расходы не являются излишне израсходованными средствами.
— проезда транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к месту пребывания в командировке;
— расходов на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) и на арендованном транспорте по месту командировки. Заметим, что для компенсации таких расходов п. 6 разд.
ІІ Инструкции № 59 выдвигает еще одно требование (кроме документального подтверждения затрат) — маршрут передвижения работника по месту командировки должен быть согласован с руководителем предприятия.
Однако для хозрасчетных предприятий, на наш взгляд, согласование маршрута — условие не принципиальное в силу «добровольности» Инструкции № 59.
Минфин в письме от 18 июня 2018 г. № 03-03-07/41457 рассмотрел вопрос о документальном подтверждении расходов на проезд при направлении работников в командировку.
Финансисты напомнили, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ).
При этом для целей налогообложения прибыли организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Обратите внимание
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
А под документально подтвержденными — затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (статья 252 НК РФ).
- Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
- По мнению ведомства, организация может обосновать потребление услуги перевозки любыми документами, подтверждающими факт использования приобретенных билетов.
- Минфин России еще раз напомнил о том, как документально подтвердить для целей налогообложения прибыли командировочные расходы на проезд — приобретение электронного авиабилета.
Такси уже давно перестало быть предметом роскоши, поэтому командированные работники широко пользуются им. Представители Минфина как минимум последние десять лет разъясняют, что расходы на проезд работника на такси при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, при условии их документального подтверждения и экономической целесообразности (Письмо Минфина России от 13.04.2007 N 03-03-06/4/48).
Не изменилась данная позиция и в 2017 году: расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии обоснованности (Письмо Минфина России от 02.03.2017 N 03-03-07/11901).
Таким образом, если работник в командировке воспользовался услугами такси, то данные расходы учитываются для целей определения налога на прибыль. Но важно следующее: расходы на такси должны быть документально подтверждены.
Пунктом 5.1 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (Утверждено Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) установлено, что документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (Утверждены Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112) (далее — Правила).
Согласно п. 111 Правил в подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности (БСО). Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в Приложении 5 Правил. В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.
Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме БСО, которая должна содержать установленные реквизиты.
Соответственно, при наличии подтверждающих документов расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Об этом финансисты напоминали и ранее (Письма от 10.06.2016 N 03-03-06/1/34183, от 28.06.2016 N 03-04-06/37671).
* * *
Подведем итог.
В общем и целом порядок учета командировочных расходов в 2017 году принципиально не изменился. Рассмотрев особенности учета отдельных видов командировочных расходов, отметим следующие моменты:
- стоимость железнодорожного билета может быть учтена в расходах полностью, включая стоимость дополнительных сервисных услуг;
- если авиабилет приобретен в электронной форме, то для целей налогообложения документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки является не только маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета), но и посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон. При этом посадочный талон должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки, которым, как правило, является штамп о досмотре;
- если работник оплачивает командировочные расходы банковской картой, то документ по операциям с использованием платежной карты считается основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и служит подтверждением их совершения. Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и иное лицо подтверждает возврат средств, то данные расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли;
- расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии их обоснованности.