Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Претензии разбираем правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Конфликтные ситуации в отеле встречаются достаточно часто. В психологии гостиничного обслуживания выделена категория «трудных гостей», которые в большинстве своем и генерируют конфликтные ситуации. Психологические условия отдыха в гостинице как бы подводят итог всем остальным условиям отдыха, придавая последнему целостный характер. Иногда персонал гостиницы подвергается враждебному психологическому воздействию. Агрессивность гостя нередко либо провоцирует персонал гостиницы на ответную враждебность, либо делает его беспомощным. Рост числа жалоб на российском рынке гостиничных услуг обусловлен рядом факторов. Во-первых, гости стали более осведомлены о своих правах и обязанностях гостиничных предприятий и более склонны настаивать на своих правах. Во-вторых, возросший спрос на гостиничные услуги способствует вхождению на рынок новых отелей, менее опытных и менее обеспеченных ресурсами. Значительная часть претензий возникает из-за недостоверной рекламы, слабой подготовки договорной документации и небрежности в ее оформлении, несоответствия качества и набора оказываемых услуг заявленным в договоре. Зачастую турист в значительной мере не представляет, что он приобретает на самом деле, а персонал отелей недостаточно четко формулирует обязательства по предоставлению всего комплекса гостиничных услуг, оплачиваемых клиентом.
Правила рассмотрения претензий и жалоб
· Итак, особое внимание следует уделить рассмотрению жалоб гостей. Даже самые неожиданные жалобы не должны оставаться без внимания, так как согласно исследованиям, проведенным Международной ассоциацией обслуживания клиентов в США 91% недовольных клиентов больше никогда не воспользуются услугами данной гостиницы и вдобавок расскажут обо всем минимум девяти собеседникам. 54-70% снова воспользуются услугами гостиницы, если их претензии будут удовлетворены. А если они будут удовлетворены очень быстро, то эта цифра возрастает до 95%.
·
· Таким образом, при рассмотрении жалоб необходимо соблюдать несколько достаточно простых правил:
· Гостя необходимо слушать участливо, с подчеркнутым вниманием.
· По возможности необходимо изолировать недовольного гостя, что бы другие ни могли слышать его претензий.
· Часто называйте гостя по имени и отчеству. Психологи утверждают, что собственное имя — одна из главных ценностей для человека.
Я напишу про вас в интернете!
Что делать, если гость оставил негативный отзыв об отеле в интернете? Покажите, что ситуация, которая волнует гостя, находится под вашим контролем и что мнение постояльца вам важно. Дайте понять, что будете рады его следующему визиту в отель.
Помните, что ваш ответ прочитают и потенциальные гости. А значит, реагируйте на любые отзывы, положительные и негативные. Будьте вежливы и избегайте шаблонов. Проявляйте внимание, благодарите за высказанное мнение, не конфликтуйте и не бойтесь извиняться. И, конечно, решайте проблемы, о которых пишут в отзывах.
Системный подход к сервису, готовность персонала нейтрализовать негативные ситуации помогут вам обрести самых лояльных гостей, которые обязательно вернутся к вам.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Уровень класса гостиничного предприятия «Radisson Blu Belorusskaya» предполагает четко сформированную организационную структуру, которая определяется требованиями и рекомендациями в области отраслевого законодательства (Рисунок 2).
Директор
Заместитель директора по гостиничной деятельности
Заместитель директора по АХЧ
Главный бухгалтер
Секретарь
Заместитель директора по орг. питания
Отдел приема и размещения
Отдел маркетинга
Бухгалтерия
Хозяйственная служба
Ресторан
Ведущий специалист по работе с персоналом
Юрист
Прачечная
Бар
Рисунок 2. Организационная структура управления отелем «Radisson Blu Belorusskaya»
Директор- его умение создать хорошую команду. Среди функций управления обычно указывают такие, факторы как планирование, проведение, организация каких либо планёрок.
Секретарь- помогает директору с проведением мероприятий, подготовка документации и планирование расписания планёрок.
Заместитель директора по гостиничной деятельности- выполняет поручения директора и является заместителем на предприятии.
Отдел приёма и размещения- предварительный заказ мест, регистрация при поселении, расчёт за проживание оказания услуг, оформление выезда происходит в службе приёма и размещения, где работают дежурные администраторы.
Отдел маркетинга- организовывает производство и сбыт дополнительных услуг.
Заместитель директора по АХЧ- контроль за исправность оборудования (лифт, освещение, вентиляции и т.д. ).
Хозяйственная служба- уборка номерного фонда, уборка гостевых зон, проводится регулярная инвентаризация.
Прачечная- отгрузка и выгрузка белья, правила технология стирки; отжима и сушки, а также глажение всех видов белья.
Бухгалтерия- отвечает за формирование учётной политики, ведение бухучёта и своевременное представление полной и достоверной бугалтерской отчётности.
Служба питания- обеспечивает обслуживание гостей в ресторане и номера. Приём заказа от гостей, предоставление счёта гостям и получение оплаты.
Юрист в гостинице- занимается защитой нарушенных прав, наказание виновных и восстановлением справедливости.
Ведущий специалист по работе с персоналом- специалист отвечающий за формирование кадровых ресурсов в организации.
Что делать, если клиент требует неустойку
Общее правило: если исполнитель просрочил срок доставки, ремонта или ещё чего-то, он платит пеню — 1% от суммы товара за каждый день просрочки или 3% от стоимости услуги — ст. 23 и 28 ЗОЗПП.
Людмила заказала пошив штор. Должны были сделать за 7 дней, неделя прошла — ничего не готово. Девушке пообещали, что через 3 дня отдадут готовые шторы, но снова ничего не сделали. Она требует обратно ткань и неустойку. Пошив стоит 10 000 ₽, за 3 дня просрочки Людмиле должны 900 рублей.
Что делать. В этом случае работу с претензиями и жалобами клиентов нужно ускорить. Чем раньше договорится с клиентом, тем лучше — неустойка растет каждый день. В случае Людмилы, если мастерская будет сопротивляться 10 дней — набежит 3000 ₽, а если ждать решения суда, накапает десятки тысяч рублей.
Порядок направления и рассмотрения претензий
Нельзя ответить на претензию до ее получения. Поэтому заявителю важно не только правильно оформить документ, но и подтвердить факт его отправки, получения (вручения). Составив претензию, можно:
- вручить ее второй стороне лично или уполномоченному представителю — на экземпляре заявителя должны поставить подпись или входящий (регистрационный) номер с датой;
- заказным письмом по почте — на руках останется квитанция с трек-номером, датой отправки документа;
- электронной почтой (если такой способ подачи претензии допускается договором) — для удостоверения подписи на электронном документе нужно использовать ЭЦП.
Порядок предъявления и рассмотрения претензий к качеству туристского продукта
- Споры и претензии, возникающие при исполнении договорных обязательств между сторонами, подлежат рассмотрению в Экономическом суде города Минска с соблюдением досудебного (претензионного) порядка урегулирования споров (Согласно п. 2 ст. 10 Гражданского кодекса Республики Беларусь), со сроком ответа на претензию в 15 календарных дней со дня ее получения.
В случае возникновения претензий со стороны туристов ТУРАГЕНТА (Заказчика) во время путешествия последние обязаны обратиться к представителю принимающей стороны и связаться с ТУРАГЕНТОМ (Заказчиком) для устранения возникших недостатков или уменьшения размера убытков. ТУРАГЕНТ (Заказчик) обязуется в тот же день, когда узнал или должен был узнать о претензиях к качеству предоставляемого туристического обслуживания в письменной форме информировать ТУРОПЕРАТОРА.
Если причины и последствия невыполнения условий поездки не были устранены во время путешествия, туристы ТУРАГЕНТА (Заказчика) могут предъявить претензии к качеству тура и/или туристической услуги в письменной форме ТУРАГЕНТУ с приложением необходимых документов в течение срока исковой давности со дня окончания действия договора оказания туристических услуг. ТУРАГЕНТ (Заказчик) в день получения претензии от туристов обязан письменно проинформировать об этом ТУРОПЕРАТОРА с приложением копии претензии туристов. ТУРАГЕНТ (Заказчик) обязан получить комментарии ТУРОПЕРАТОРА, а также рассмотреть претензию туристов в сроки согласно п. 6 приложения 1 к Хозяйственному процессуальному кодексу Республики Беларусь.
- Право на предъявление претензии имеют:
- туристические агентства, реализующие туристический продукт Компании непосредственно от своего имени, и заключившие с туристами договор о реализации туристского продукта;
- иные заказчики (юридические и физические лица), заключившие договор о реализации туристского продукта с Компанией от имени туриста. В случае предъявления претензии от имени туриста уполномоченным лицом право на это предъявление должно быть подтверждено доверенностью, оформленной в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
- Претензия должна содержать следующие обязательные сведения:
- наименование заявителя претензии, для юридических лиц – данные свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица, для физических лиц – фамилия, имя и отчество;
- местонахождение юридического лица (индекс, республика, край, область, город, населенный пункт, улица, номер дома, корпуса, квартиры), а для физических лиц – данные документа, удостоверяющего личность (паспорт или документ, его заменяющий), адрес, по которому следует направлять ответ на претензию, и адрес регистрации заявителя;
- данные о туристах, с указанием фамилий, имён и отчеств, номеров путёвок;
- основание для предъявления претензии (описание обстоятельств, являющихся основанием для предъявления претензии);
- сумма претензии;
- банковские реквизиты (для юридических лиц);
- подпись подающего претензию и дату её составления;
- перечень документов, подтверждающих предъявленные требования и прилагаемые к претензии. Прилагаемые документы должны подтверждать факт и действительный размер причиненного заявителю претензии ущерба. Прилагаемые документы удостоверяются подписями ответственных лиц.
- Претензия от туристического агентства направляется с сопроводительным письмом, оформленным на бланке подающего претензию агентства с указанием даты оформления и исходящего номера на имя директора Компании.
- Компания рассматривает полученную и соответствующую указанным выше требованиям претензию в 15-дневный срок, установленный договором и о результатах ее рассмотрения уведомляет в письменной форме заявителя по указанному в претензии адресу.
- При частичном удовлетворении или отклонении Компанией претензии заявителя в уведомлении Компании указывается основание принятого решения. Уведомление Компании подписывается уполномоченным лицом.
Сколько нужно ждать ответа на претензию?
В некоторых случаях срок прямо установлен законом, в некоторых – договором. Например, если есть необходимость направить претензию по поводу испорченного отпуска (качество туристского продукта), то следует знать положения статьи 7 «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации». Данная правовая норма устанавливает 10-дневный срок для ответа на претензию.
Срок для дачи ответа на письменную претензию может быть установлен по договоренности сторон и прописан в договоре. Сторона, которая получила письменное требование, обязана соблюсти этот срок.
Что касается изменения или расторжения договора, то в тексте претензии можно указать, в какой срок другой стороне предлагается ответить на письмо. Если такой оговорки нет, то действует правило, установленное статьей 452 Гражданского кодекса РФ. Там говорится о 30-дневном сроке.
Если же нигде о сроках не говорится, то нужно исходить из принципов разумности. Таковыми можно считать 2-3 недели.
Жалоба потребителя в Роспотребнадзор: куда и как обращаться
Данная структура наделена полномочиями по проведению проверок и надзорных мероприятий. Поэтому ущемленные в правах потребители обращаются чаще всего именно сюда. Особенно тогда, когда их претензия в адрес руководства гостиницы, туроператора не возымела действия либо игнорируется.
| Кому можно адресовать жалобу |
Способы обращения |
Как определить нужного адресата в центральном аппарате Роспотребнадзора |
|
Компетентным специалистам отделов; начальникам управлений; руководству Роспотребнадзора |
Электронная либо письменная жалоба;
личный прием в Общественной приемной центрального аппарата либо в территориальных органах; личный прием у руководства Роспотребнадзора |
В зависимости от проблемы обращение можно подать в Управление зашиты прав потребителей, а также Управление эпидемиологического (санитарного) надзора |
Поступившие обращения рассматриваются на протяжении 30 дн. При необходимости данный срок могут увеличить, о чем заявителя обязательно известят. Если обращения поступили не по тому адресу, их переправляют по компетенции нужному адресату.
В администрацию отеля (гостиницы)
В случае правонарушения сотрудника отеля наиболее логичным и, в большинстве случаев, действенным, будет обращение к его начальству, то есть к администрации заведения. Чтобы уберечь репутацию гостиницы и не допустить разбирательства в надзорных инстанциях, управляющий постарается оперативно урегулировать ситуацию и найти способ компенсировать причиненный клиенту ущерб.
Обжаловать нарушения в обслуживании своего временного места жительства постоялец может в устной форме непосредственно дежурному администратору. Если тот не в состоянии решить проблему либо сам является виновником произошедшего, клиент вправе требовать контакты вышестоящего руководства (или собственника) и добиваться справедливости на более высоком уровне.
На сайтах некоторых гостиниц и отелей можно найти электронные формы обратной связи, которые предназначаются и для подачи жалоб.
Но, к сожалению, не так редки ситуации, когда персонал отеля, включая его администрацию и высшее руководство, остаются глухи к требованиям своего гостя. И именно тогда ему следует переходить на другой уровень обжалования правонарушения —в государственные надзорные органы и официальные общественные объединения.
По закону, отмена брони в гостинице на любую дату возможна. При этом отель обязан вернуть клиенту ранее уплаченные денежные средства. Для этого рекомендуется написать заявление.
Если администрация накладывает штрафные санкции, ссылаясь на внутренние правила, можно обратиться за защитой своих прав в суд или Роспотребнадзор. Но перед подачей иска в судебную инстанцию, специалисты советуют соблюдать претензионный порядок. Вполне возможно, что администрация отеля согласится добровольно вернуть деньги.
Составить претензию, заявление на возврат денежных средств за бронь, иск в суд поможет юрист. Адвокат проконсультирует по вопросам, связанным с защитой прав потребителей, выстроит действенную стратегию и, при необходимости, сопроводит клиента до результата.
От туристической компании «Болеро Тур»: ответ на претензию
Официальный ответ Туристической компании «Болеро Тур» на претензию, высказанную в отзыве «Совсем не доволен туром в Иран».
Уважаемый Андрей Михайлович,
Вы ссылаетесь на то, что уже обращались в ООО Туристическую компанию «Болеро Тур», и факты, на которые Вы указываете в своей претензии, нами не оспаривались. Обращаю Ваше внимание на то, что настоящий ответ является повторным.
Вы указываете на то, что уровень предоставляемых Вам для проживания отелей не соответствовал уровню, оговоренному с Вами в бланке предварительного заказа и в официальной программе тура, а именно: 2*-3* в англоязычном и 3*-4* в русскоязычном тексте. Отели Исламской Республики Иран не имеют официально признанного международного сертификата звезд и по общему набору услуг все отели, предложенные Вам по туру, соответствуют 3*, 4*, что не противоречит ни англоязычному, ни и русскоязычному тексту официальной программы.
Тегеран. Отель «Шираз», 3*
Шираз. Отель Эрам», 3*
Йезд. Отель «Кохан Кашане», 2*. Но потом поменяли на 5*
Исфахан. Отель «Малек», 3*
Мешхед. Отель «Тегеран», 3*.
Кашан. Отель «Амир Кабир», 4
Данное неудобство мы со своей стороны компенсировали минимизацией цены. Как Вы сами можете убедиться, аналогичная программа, предлагаемая другими туристическими компаниями, в среднем обошлась бы Вам в 1,5 раза дороже.
Далее, в своей претензии вы ссылаетесь на неудобства, доставленные Вам заселением в отель в Язде, несоответствующий заявленным в официальной программе требованиям. Согласно п. 6.1. заключенного между нами Договора, в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения условий настоящего Договора, во избежание дальнейшего невыполнения обязательств, «Клиент» обязан уведомить об этом Агентство или принимающую сторону для своевременного принятия мер удовлетворяющих обе стороны. Если указанные несоответствия туристского обслуживания не были устранены во время туристической поездки, «Клиент» должен получить документальное подтверждение, заверенное подписью ответственного лица и печатью принимающей стороны. В тексте самой претензии Вы указываете на то, что на следующий день после обращения данное неудобство было устранено и Вашу группу переселили в «хороший отель». Я не усматриваю в данном происшествии какого-либо нарушения условий Договора с нашей стороны.
Следующий момент, на который Вы указываете в претензии — это несоответствие заявленного в официальной программе экскурсионного обслуживания практически по всем дням Вашего пребывания в Иране, исключая Шираз. В своей претензии Вы не учитываете специфику страны, выбранной Вами для посещения. Обращаю Ваше внимание, что нигде в программе, на которую Вы ссылаетесь, не оговаривается индивидуальный подробный осмотр всех перечисленных туристических объектов по указанному маршруту. В отношении ряда достопримечательностей предусмотрен внутренний и внешний осмотр объектов (памятники Мирового наследия и часть памятников национального наследия), в отношении других — только внешний осмотр. Что касается непосредственно 9 мая, когда при посещении Вам вместо русскоговорящего гида был предоставлен только сопровождающий, напоминаю, что в официальной программе на 12 день (09.05) прописано: «Выезд в Тегеран скорым поездом, прибытие и свободное время». Запланированных экскурсий на это день не было назначено вообще.
На основании вышеизложенного считаю, что ООО Туристическая компания «Болеро Тур» свои обязательства по Договору выполнило в полном объеме, соответственно претензии не объективны и удовлетворению не подлежат.
Какой срок ответа на претензию туриста установлен законом?
Срок для удовлетворения большинства требований потребителя — 10 дней.
Поскольку слово «рабочих» в законе не прописано, исчисление ведется в календарных днях.
Здесь опять же есть нюансы (а как же без них) — например, на наш взгляд, 10-дневный срок не действует в ряде случаев — например при отказе туриста от исполнения договора по причинам НЕ связанным с наличием в услугах недостатков (передумал, заболел, не захотел лететь) — действуют общие положения Гражданского кодекса, которые предусматривают возврат в «разумные сроки» (которые могут быть и больше 10 дней).
Вместе с тем, именно 10-дневный срок «на слуху» у абсолютного большинства туристов и судей.
В связи с этим, опять же исходя из целей а) дать компетентный ответ б) не доводить дело до суда, отвечать на претензии рекомендуется в срок не превышающий 10 дней.
Вывод: рекомендуемый срок ответа на претензию туриста — не более 10 календарных дней.
Как составить претензию туроператору?
Претензия туроператору должна быть оформлена письменно.
ВНИМАНИЕ: направление претензии является обязательным, когда лицо намерено довести дело до суда при отсутствии добровольного исполнения его требований туроператором.
Претензия туроператору составляется в свободной форме, каких-либо специальных требований законодательством не предусмотрено, однако, претензия должна содержать следующую обязательную информацию:
- об адресате, т.е. туроператоре (наименование и адрес);
- о заявителе, т.е. туристе, который предъявляет претензию (ФИО, адрес, номер телефона);
- в тексте претензии указываются подробно обстоятельства, послужившие основанием для подготовки и направлении претензии;
- в резолютивной части претензии турист указывает свои конкретные требования, связанные с некачественным туристским продуктом;
- претензия должна быть подписана.