Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный больничный 2022: как проверить, дополнить и оплатить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Схема работы работодателя, работника и поликлиники может показаться непростой. Но, несмотря на то, что система начала работать в 2017 году, еще не все учреждения подключились. Не многие работодатели начали работать по новой системе. В ближайшее время все медицинские учреждения перейдут на упрощенную систему работы с ФСС.
Больничный лист выдается пациентам медицинских учреждений, которые имеют соответствующую лицензию. Это происходит по причине болезни, во время беременности или ухода за членами семьи. Основная цель медицинского документа в электронном виде – оптимизация работы больниц и врачей, а также повышение качества их обслуживания. Также среди преимуществ можно отметить следующее:
- Уменьшение количества времени, затрачиваемого врачами для оформления больничных листов.
- Отсутствие проблем с расшифровкой записи из-за плохого почерка врача.
- Уменьшение расходов работодателя, связанных с расходованием бумаги.
- ЭЛН – официальный медицинский документ, который невозможно подделать в связи с тем, что на нем ставится личная электронная подпись и печать лечащего врача.
- Возможность проверить информацию из документа имеется как у пациента, так и у работодателя в любое удобное время, для чего достаточно знать только двенадцатизначный идентификационный номер.
- Украсть ЭЛН или информацию из него невозможно, так как он передается в ФСС и работодателю только по защищенным каналам связи.
Должен ли работодатель информировать работников о ЭЛН?
Да, должен. Как следует из Информации ФСС, разъяснительная работа работодателями проводится с мая 2017 года. Номер ЭЛН работник должен сообщить работодателю. Организация может работать с ЭЛН в своей бухгалтерской программе (если она это позволяет) или в личном кабинете страхователя на сайте ФСС. Также для работы с ЭЛН можно скачать на сайте ФСС бесплатную программу (АРМ Подготовки расчетов). Чтобы получить информацию о листке нетрудоспособности из базы фонда, организации нужно ввести номер ЭЛН и СНИЛС работника. В настоящее время сведения отображаются после того, как ЭЛН будет присвоен статус «Закрыт». Также ФСС планируется вносить изменения в текущем году, и работодатель сможет, зная номер ЭЛН и СНИЛС работника, посмотреть ЭЛН уже с момента открытия в медицинской организации. Оплате также будут подлежать ЭЛН со статусом «Закрыт».
Однако прежде чем направить в ФСС реестр на оплату пособий, работодатель обязан заполнить свою часть в ЭЛН и направить ее в информационную систему фонда через используемую программу или личный кабинет.
Как информируется работодатель об ЭЛН?
В соответствии с разъяснениями, приведенными в Информации ФСС, после закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа гражданин сообщает своему работодателю номер ЭЛН, который запрашивает в информационной системе «Соцстрах». Работодатель по номеру ЭЛН и СНИЛС работника заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в информационную систему «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя – юридического лица.
Как отмечают специалисты ФСС, с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работы и сдавать его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом, например посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или через Интернет.
При этом талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.
Как оформить электронный больничный через личный кабинет ФСС
Вы можете самостоятельно выбрать вид получаемого больничного листа. Предварительно нужно спросить у бухгалтера сможет ли он оформить электронный вариант. Бывают ситуации, когда сотрудник получил современный лист, а его не принимают на работе.
В таком случае медучреждение выдаст бумажный бланк. Если вы заранее узнаете у работодателя, принимают ли такие листы в вашем учреждении, то таких проблем не возникнет. На данный момент работодатель не обязан пользоваться современным сервисом.
После оформления документа вы должны дать письменное согласие на обработку личных данных и оформление больничного в электронном виде. Вам не понадобится заверять лист печатями в регистратуре.
Каждый больничный лист имеет уникальный код, по которому можно найти документ в личном кабинете.
Как сотрудник должен информировать работодателя о том, что ему выдали электронный больничный?
После закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа (ЭЛН) гражданин сообщает его номер своему работодателю, который запрашивает в информационной системе Фонда социального страхования РФ (ЕИИС «Соцстрах») ЭЛН по его номеру и СНИЛС работника, заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в ЕИИС «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя-юридического лица.
Стоит отметить, что с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работу и «сдавать» его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом — посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
При этом, талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.
Как работает система электронных больничных листов
Работник, убедившийся в нетрудоспособности, направляется в медицинское учреждение для оформления больничного. После осмотра и установления диагноза пациент выбирает вариант больничного листа и подписывает согласие. Врач заполняет электронный бланк нетрудоспособности и передает пациенту двенадцатизначный идентификационный номер электронного листа нетрудоспособности. Пациент отдает его работодателю.
Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной криптографической подписью. В итоге работнику переводится пособие по болезни.
База виртуальных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу:
- ФИО, место и год рождения;
- занятость;
- группа крови и резус-фактор;
- врожденные и хронические заболевания;
- сведения об аллергических реакциях.
Как должны оплачивать больничный
Работодатель должен оплатить первые три дня больничного. Согласно трудовому законодательству, оплата должна пройти в ближайший от даты начала больничного день зарплаты. Например, если больничный начался с 6 марта, а зарплату в организации установлено выдавать 5 и 20 числа месяца, то больничный следует оплатить 20 марта. Если больничный длится больше трёх дней, то начиная с четвёртого и в течение ещё десяти дней его оплачивает фонд социального страхования.
Если работодатель не оплачивает больничный лист вовремя, то у него возникает ответственность. Он должен будет выплачивать ещё и компенсацию за каждый день просрочки. По поводу вопросов, связанных с выплатой по больничному, работнику следует обращаться в бухгалтерию или отдел кадров, либо в другой отдел, который ответственен за данные операции.
Многим кажется, что схема работы ФСС, поликлиники, работника и работодателя сложная. Но система была принята в сентябре 2021 года, а пользоваться ей стали только в декабре. Не все работодатели подключились к системе личного кабинета ФСС и не все поликлиники дают электронные больничные. В ближайшее время все поликлиники перейдут на новую удобную систему работы.
Получить электронный больничный лист в личном кабинете ФСС можно таким образом:
- Необходимо обратиться в поликлинику за медицинской помощью, где вам будет оформлен электронный больничный.
- Работник должен подписать документ электронной подписью с указанием периода больничного, а также причиной нетрудоспособности и иных нюансов.
- Вам будет выдан номер больничного для работы с ним в личном кабинете ФСС. На своей работе вы должны отправиться к бухгалтеру с этим номером.
- Специалист должен найти по данным электронный больничный в кабинете страхователя ФСС. В данном разделе может зарегистрироваться юридическое лицо или ИП.
Что означают цифры статуса
Статус 000 у всех черновиков, их не видит никто, кроме медработников. 003 — это отмененные больничные, с которыми дальнейшая работа не ведется. У тех листков нетрудоспособности, которые «в движении», может быть один из 9 статусов:
- 010 означает, что электронный больничный открыт. Присваивается после первого приема у врача.
- 020 ставится после повторного визита к врачу в случае, если выздоровление не наступило, и означает, что листок продлен. До какой даты — тоже будет указано.
- 030 у того больничного, который закрыт. В нем будет дата, когда сотруднику надо выходить на работу. Поэтому уже на этом этапе можно сообщить работодателю номер электронного листка, чтобы его могли начать заполнять кадровик и/или бухгалтер.
- 040 появляется только в том случае, если за 15 дней выздоровление не наступило и вас отправили на медико-социальную экспертизу (МСЭ). И только в этом случае о вашем больничном узнают в МСЭ.
- 050 присваивается, когда электронный бланк дополнен данными экспертизы.
- 060 — с этого статуса начинается «немедицинская» часть: его ставит кадровик/бухгалтер, когда листок заполнен данными для расчета вашего пособия. Сам расчет делается автоматически.
- 070 — то же самое значение, что и у предыдущего, только в регионах, участвующих в пилотном проекте прямых выплат соцстраха. Обычно компания платит сотруднику пособие, а ФСС ей потом возвращает деньги. А в этом случае фонд платит напрямую каждому человеку. По уходу за ребенком — всё, по своей болезни — кроме первых трех дней, которые оплачивает работодатель.
- 080 появляется, когда больничный оплачен.
- 090 ставится тогда, когда с листком нетрудоспособности прекращены все действия: Фонд соцстраха возместил вашей организации то, что она вам выплатила.
Предполагается, что заполненные электронные больничные будут храниться в инфосистеме «Соцстрах» неограниченное время. И такие листки всегда можно посмотреть и вам, и всем, кто участвовал в их заполнении.
Кому может понадобиться проверка больничного
Речь может идти о проверке:
- обычного бумажного больничного листа. Проверка здесь будет осуществляться, прежде всего, на предмет подлинности документа. Основные заинтересованные лица в этом — работодатель и сотрудник, на которого оформлен больничный;
- инновационного электронного больничного.
С июля 2017 года на федеральном уровне (до того — в нескольких регионах) начали действовать электронные больничные. В отличие от бумажных, которые выдаются на руки пациентам, они хранятся на серверах ФСС. Доступ к ним при необходимости могут получить:
- ФСС;
- медицинская организация, выдавшая документ;
- работодатель;
- сотрудник-пациент.
Каждый из них может запрашивать доступ к больничному в разных целях.
Рассмотрим подробнее, как проверить больничный лист в двух указанных разновидностях при использовании сайта ФСС и иных доступных ресурсов. Условимся, что такую проверку требуется провести работодателю, представителю медучреждения и самому пациенту.
Что должен сделать работодатель в личном кабинете ФСС
Найти и оформить электронный больничный лист в ФСС не составит труда. В первую очередь нужно пройти процесс регистрации в сервисе и получить индивидуальный код доступа для юридического лица к своему личному кабинету. Для этого нужно зарегистрироваться в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах».
Разобравшись в системе и выполнив действия несколько раз, страхователь будет с легкостью работать с сервисом.
Для работы в личном кабинете ФСС необходимо:
- Зарегистрироваться на Едином портале Госуслуг. Затем получить пароль, который необходим для входа в личный кабинет ФСС. Для регистрации нужно ввести данные юридического лица и реквизиты.
- Выполнить вход на сайт ФСС. Для этого нужно ввести номер телефона, который вы использовали для регистрации на Госуслугах, а также пароль, который вы получили там же.
- Для того чтобы пользоваться информацией об электронных больничных в личном кабинете ФСС, необходимо назначить бухгалтера, который должен уметь пользоваться новым сервисом.
После получения доступа к личному кабинету, работодатель должен сказать своим сотрудникам о том, что они могут пользоваться услугой и заполнять электронные больничные листы в медицинском учреждении, если там пользуются новой системой. После того как был получен индивидуальный код, его нужно передать бухгалтеру. Далее страхователь должен выполнить такие действия:
- Выполнить вход в личный кабинет ФСС и найти документ по коду.
- В виртуальной форме посмотреть период действия больничного листа для расчета выплат.
- Внеси свои данные в электронный больничный в личном кабинете ФСС об организации, стаже работы застрахованного и средней заработной плате.
- Проверить введенные данные. Если есть опечатка, то ее нужно сразу же исправить.
- Отправить заполненный больничный лист в отделение ФСС.
Бухгалтер может пользоваться образцом электронного больничного листа при заполнении электронного документа в личном кабинете ФСС. Пособие по электронному больничному выплачивается через работодателя или от ФСС. Если через организацию, то бухгалтер должен рассчитать и выдать деньги с предоставлением ближайшей зарплаты. Затем застрахованное лицо может возместить из Фонда Социального Страхования по обычной системе. Например, посетить отделение ФСС или подать электронное заявление.
Большинство регионов производят прямые выплаты. Для оплаты такого больничного листа работодатель должен заполнить заявление в личном кабинете ФСС от имени застрахованного, который получил лист нетрудоспособности, затем отправить его в Фонд.
Кому может понадобиться проверка больничного
Речь может идти о проверке:
- Обычного бумажного больничного листа.
Проверка здесь будет осуществляться, прежде всего, на предмет подлинности документа. Основные заинтересованные лица в этом — работодатель и сотрудник, на которого оформлен больничный.
- Инновационного электронного больничного.
С июля 2017 года на федеральном уровне (до того — в нескольких регионах) начали действовать электронные больничные. В отличие от бумажных, которые выдаются на руки пациентам, они хранятся на серверах ФСС. Доступ к ним при необходимости могут получить:- ФСС;
- медицинская организация, выдавшая документ;
- работодатель;
- сотрудник-пациент.
Каждый из них может запрашивать доступ к больничному в разных целях.
Почитайте больше информации про электронный больничный. Рассмотрим подробнее, как проверить больничный лист в двух указанных разновидностях при использовании сайта ФСС и иных доступных ресурсов. Условимся, что такую проверку требуется провести работодателю, представителю медучреждения и самому пациенту.
Официальный ресурс ФСС
Больничный лист определяет статусное положение рабочего и является основанием для выплаты компенсации. Сотруднику кадров необходимо знать некоторые нюансы по проверке такого документа. На данный момент существует четыре способа определения подлинности, но самым быстрым и легким считается проверка больничного листа на сайте ФСС.
Все люди, кто ворует бланки, не могут ввести данные листка в эту базу. Поэтому, введя уникальный код можно увидеть его отсутствие и удостовериться в нелегальном приобретении бланка. Эти сведения обновляются ежемесячно и сотрудник кадров обязан ежедневно проверять информацию по выгрузке данных.
Как проверить больничный лист в ФСС? Все что потребуется от работника — это ввести номер, указанный в «шапке» бланка и нажать «проверить». Если документ отразится- он подлинный. Этот метод действителен, но желательно его проводить в совокупности с другими способами.