Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расходы подотчетного лица не по онлайн-чеку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чек эквайринга выдается в двух экземплярах: один – для покупателя, другой – для продавца. Согласно действующему законодательству (ФЗ-290), каждая организация обязана предоставлять клиентам квитанцию об оплате, независимо от вида деятельности.
Нужен ли чек при эквайринге
То есть она выдается всегда, когда происходят товарные отношения между продавцом и покупателем. А именно:
- при покупке товара на торговой точке (ТТ);
- при расчете в кафе, парикмахерских;
- при заказе услуг;
- при покупке через интернет (включая билеты на самолет, поезд, театр и т. д.);
- при оплате подписок на платный контент;
- при выплате выигрышей в лотерее.
Если торговые отношения касаются организаций (поставка оборудования, товара в большом количестве), то помимо документа об оплате нужно предоставить фирме клиента счет-фактуру.
Стоит отметить, что при вступлении в силу 54-ФЗ каждая ТТ обязана отправлять данные о денежных операциях в налоговые органы. Обычно это происходит при взаимодействии организации с Оператором Фискальных Данных (ОФД).
Стало быть, владельцам бизнеса нужно иметь в магазинах не только платежный терминал, но и онлайн-кассу. С ее помощью информация о каждой покупке отправляется напрямую в ОФД, а потом в налоговую. Тогда вопрос, нужно ли и зачем хранить чеки по эквайрингу, появляется сам собой.
Главным назначением кассового чека является установление факта получения денежных средств (наличных или электронных). Оформление данного документа происходит в соответствии с требованиями ФНС, согласно которым в чеке должны присутствовать обязательные реквизиты. Печать кассового чека осуществляется на специальном кассовом аппарате, который необходимо настроить должным образом и поставить на учет в ФНС. Прежде в кассовом чеке не требовалось детально раскрывать сведения о расчетной операции. Поэтому к кассовому чеку прикладывали товарный. Но к каждой операции прикладывать его было необязательно, выдавался он только в следующих случаях:
- по запросу покупателя;
- при внесении предоплаты (если сделка пока не завершена);
- для подтверждения факта принятия наличных денег, когда использование кассы не предусматривается.
Подотчетными деньгами можно расплатиться с физическим лицом, не зарегистрированным в качестве предпринимателя. Приведем примеры: закупка сельхозпродукции у населения, автомобильные перевозки, проживание в частном секторе во время командировки. В таких случаях расходы подотчетного лица удостоверит расписка гражданина в получении денег. Юридическое лицо в ней упоминается, если только «подотчетник» действует на основании доверенности.
Расписка составляется по правилам, установленным Законом N 129-ФЗ для первичных учетных документов. В отношении гражданина, получившего оплату, указывают: фамилию, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства и ИНН (при наличии).
Если «подотчетник» расплачивается за работы или услуги от своего имени, то НДФЛ из дохода гражданина он удерживать не вправе. Ведь налоговым агентом могут выступать только организации или индивидуальные предприниматели (п. 1 ст. 226 НК РФ). Но представляется возможным, что утверждение авансового отчета равносильно признанию, что гражданин получил доходы в результате отношений с компанией. В таком случае у компании возникает обязанность исчислить налог и сообщить в налоговый орган о том, что его невозможно удержать (п. 5 ст. 226 НК РФ). Например, командированный может расплатиться за ночлег с местным жителем. С точки зрения первоначального документального оформления это будет «в чистом виде» сделка граждан между собой.
БСО при оказании услуг
Бланки строгой отчетности (БСО) разрешено применять исключительно в сфере оказания услуг населению (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). По этой причине в бланке недопустимо указывать, что услуга оказана юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Заказчиком услуги может выступать только гражданин, не осуществляющий предпринимательскую деятельность. В противном случае БСО не является документом, отвечающим требованиям российского законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Но гражданин, указанный в качестве заказчика и потребителя услуги, может быть подотчетным лицом организации. Тогда ему нужно позаботиться, чтобы из БСО было ясно, что услуга оказана в интересах работодателя. Например, при ремонте ноутбука, принадлежащего организации, в БСО необходимо указать данные, позволяющие однозначно идентифицировать данный объект.
Формат кассового чека с 01.07.2021 года
Формат кассового чека регулярно меняется и дополняется новыми информационными данными, об этом известно всем предпринимателям и организациям. Исключением также не стал 2021 год, ведь в этом году было запланировано внести изменения в набор обязательных реквизитов чека два раза. Одни изменения коснуться предпринимателей в целом, а другие затронут лишь тех, кто торгует маркированными товарами. В первом случае изменения будут касаться номенклатуры товара, работы или услуги. Во втором программного обеспечения и фискальных накопителей.
Для выполнения новых требований некоторым предпринимателям и компаниям придется всего лишь заняться обновлением ПО на своем оборудование, а кому-то потребуются более серьезные меры — замена фискального накопителя или даже онлайн-кассы. В любом случае нововведения нельзя проигнорировать, ведь за несоответствие новым требованиям бизнесменам могут выписать штрафы. О том, как должны выглядеть кассовые чеки с 1 июля 2021 и о новых требованиях к ним, мы расскажем в настоящей статье.
Что будет, если кассовый чек ИП в 2021 оформлен не верно?
Если предприниматель или компания по каким-либо причинам решили пренебречь новыми требованиями к кассовым чекам, то нарушителей ждет административное наказание согласно статье 14.5 КоАП РФ. За выдачу чеков старого образца или отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита предусмотрены штрафы, а именно:
- В размере от 1 500 до 3 000 рублей для индивидуальных предпринимателей. А для компаний и юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей.
Кроме прочего, Налоговая инспекция имеет право применять более жесткие санкции к нарушителям. К примеру, приостановить деятельность компании, а также дисквалифицировать ответственных лиц. Именно по этой причине предпринимателям и организациям необходимо заранее подумать о возможных штрафах и вовремя подготовиться ко всем изменения, касающимся обязательных реквизитов кассового чека в 2021 году.
Дополнительные реквизиты чека
В некоторых случаях положения ст. 4.7 предусматривают дополнительные обязательные реквизиты чека. Так, согласно п. 3 платежные агенты (субагенты), которые ведут деятельность по приему платежей у граждан, должны указывать в чеке:
Если чек был сформирован при расчетах между юрлицами и ИП, то в нем сверх основных обязательных реквизитов должны быть указаны (п. 6.1. ст. 4.7):
Важно: эти реквизиты должны быть в чеке даже тогда, когда покупка оформляется через подотчетное лицо по доверенности.
По собственной инициативе компании и ИП вправе добавлять в чеки необязательные реквизиты. Например, рекламные тексты: сведения об акциях, скидках и другую подобную информацию. Это не является нарушением и не влияет на корректность документа.
Старый закон №54-ФЗ не предусматривает ответа на вопрос об учете товарных чеков. Как правило, их покупку и иное поступление в организацию оформляют через счет 10 «Материалы» или просто списывают сразу на затраты производства или обращения в виде расходов, связанных с печатью этих документов.
Кроме того, нигде не сказано, кто должен изготавливать товарные чеки, а потому это можно делать и на компьютере фирмы, и заказать их в типографии. Кстати, второй вариант более предпочтителен:
- тогда можно принять чеки на счет 10 «Материалы» и на специальный субсчет «Товарные чеки»;
- можно оформить это поступление через Приходный ордер (форма М-4, утверждена Госкомстатом РФ в Постановлении 71а от 30.10.97г.);
- можно оформить последующую передачу их в пользование материально-ответственному лицу (кассиру или продавцу) через требование-накладную (форма М-11, утверждена в Постановлении Госкомстата РФ 71а от 30.10.97г.). Этот документ служит основанием для списания товарных чеков на расходы предприятия;
- и можно завести карточку учета материалов (форма М-17) – обобщающий все движения товарных чеков регистр.
Как принять на учет наличную выручку?
На необходимость ведения учета самих товарных чеков для целей оприходования выручки указывает множество косвенных и даже прямых норм, в частности:
- должен обязательно проставляться порядковый номер на чеке, т.е. по порядку. А это означает, что организация или предприниматель должны определиться с порядком нумерации и закрепить принятое решение в приказе (для юридических лиц – в приказе по Учетной политике). Т.е. будет ли начинаться отсчет номеров с начала года без пропусков или на каждый день будет новая нумерация. Это важно, потому что в обоих случаях может понадобиться журнал или книга учета, в которой будет фиксироваться для целей контроля наличной выручки последний использованный номер товарного чека предыдущего дня (если нумерация идет сплошная с начала года) или все номера, выданных на текущий рабочий день чеков (если нумерация каждый день новая);
- товарный чек оформляет наличные расчеты и (или) расчеты с помощью платежных карт. Однако в конце смены вся наличная выручка должна приниматься на учет только по приходному кассовому ордеру. Это условие оговорено в п.5 Указаний Банка России №3210-У: прием наличных средств производится по приходным кассовым ордерам. Исключение составляют только те предприниматели (!), которым разрешено п. 4 данных Указаний не вести кассовые документы. Но как проверить полноту сдаваемой выручки?
- в п. 5.2 Указаний Банка России №3210-У сказано, что приходный кассовый ордер может оформляться в конце всех кассовых операций на основании (!) документов, которые предусмотрены старым законом №54-ФЗ для оформления наличных расчетов и (или) расчетов платежными картами, в том числе и на основании товарных чеков. Однако выручка должна быть принята к учету за день в полном объеме, который можно определить на основании оформленных товарных чеков. А как это сделать? Для этого товарные чеки могут предусматривать одновременное оформление копии, например, через копирку (если оформляется чек от руки), или выпуск не менее 2-х идентичных экземпляров сразу на компьютере. На основании этих копий с номерами, идущими по порядку, оформляется единый приходный ордер на общую сумму с проводкой (для юридических лиц):
Обязательные реквизиты кассового чека и БСО в 2022 году
Важно! Индивидуальные предприниматели, использующие ПСН, УСН и ЕНВД, за исключением тех, кто торгует подакцизными товарами, могут не указывать на чеках наименование и количество купленных товаров или услуг. Такое послабление для малого бизнеса дано до 1 февраля 2022 года (ФЗ от 03.07.2022 N 290-ФЗ). После этой даты они должны работать, как все остальные предприятия. Читайте подробнее о сроках, когда надо будет начать указывать товары в чеке, а также об отсрочке онлайн-касс до 2022 года здесь >>
Напомним, что при расчетах между двумя компаниями, двумя ИП, либо между организацией и ИП нужно применять ККТ в двух случаях. Первый — это прием и выдача наличных средств. Второй — это прием и выдача безналичных средств с использованием электронного средства платежа с его предъявлением (например, при помощи пластиковой карты).
- наименование,
- порядковый номер,
- дата, время и место (адрес) расчета,
- наименование организации или фамилию, имя, отчество ИП,
- ИНН,
- система налогообложения продавца,
- признак расчета (приход, расход, возврат прихода, возврат расхода),
- наименование товаров, работ, услуг (если их можно определить в момент оплаты),
- платежа, выплаты, их количество, цену за единицу в рублях с учетом скидок и
- наценка, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки НДС плательщиком налога. ИП на спецрежимах, кроме тех, которые торгуют подакцизными товарами, не указывают в БСО наименование товара (работы, услуги) и его количество до 1 февраля 2022 года,
- сумма платежа (с указанием НДС и суммы налога),
- форма и сумма расчета наличными деньгами или в безналичном порядке,
- должность и фамилия сотрудника, который оформил и выдал покупателю БСО. Исключение: расчеты через автоматические устройства в безналичном порядке в интернете,
- регистрационный номер онлайн-ККТ,
- заводской номер фискального накопителя,
- фискальный признак документа,
- адрес сайта ФНС России, на котором можно проверить платеж,
- абонентский номер или адрес электронной почты покупателя при передаче БСО в электронной форме или сайт, на котором такой документ можно получить,
- адрес электронной почты продавца при передаче покупателю БСО в электронной форме,
- порядковый номер фискального документа,
- номер смены,
- фискальный признак сообщения,
- заводской номер автоматического устройства для расчетов, если оплату принимают через такое устройство,
- QR-код,
- место (адрес) установки автоматического устройства для расчетов, с применением которого был расчет, – при расчетах с применением автоматических устройств.
- «Торговый объект» — название магазина.
- «Кассовый чек» — название документа.
- Приход – признак расчета.
- «Морковь» — номенклатура товара.
- Количество товара.
- Цена за единицу товара.
- Стоимость товара.
- % НДС.
- Сумма НДС.
- Итоговая сумма расчета.
- Форма расчета – наличными с суммой.
- Форма расчета – картой, тоже с суммой.
- Информация о налоговой системе продавца.
- Отдельно общая сумма НДС.
- ФИО кассира и его должность.
- Номер смены.
- ИНН торгового предприятия, выдавшего чек.
- ЗН – заводской номер кассовой машины.
- Наименование организации, выдавшей чек.
- Адрес расчета.
- Адрес сайта, где можно проверить чек.
- Порядковый номер чека.
- Дата и время выдачи чека.
- Регистрационный номер ККТ.
- Заводской номер фискального накопителя.
- Номер фискального чека.
- Фискальный признак данных.
- QR-код для проверки чека.
Товарный чек как альтернатива кассовому чеку
Несмотря на то что оба вида чеков подтверждают факт купли-продажи, они имеют ряд различий.
| Товарный чек | Кассовый чек |
| Не имеет унифицированной формы | Имеет строгие требования к оформлению |
| Выписывается вручную (но ряд современных программ, например, 1С, позволяет делать это автоматически в электронном виде) | Выпускается ККМ автоматически |
| Дата совершения операции ограничивается числом, месяцем и годом | Содержит точное время совершения операции, а также номер аппарата |
| Не служит фискальным документом | Фискальный документ – предоставляет данные для налоговой службы |
Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО. Что изменилось в 2021 году
Работает с кассой специально назначенный для этого работник. Он же несёт ответственность за соблюдение контрольно-кассовой дисциплины. Если такой работник отсутствует, то его роль берёт на себя ИП или руководитель юридического лица.
Любые поступающие наличные деньги, кроме платежей от клиентов, регистрируются с помощью приходного кассового ордера (ПКО). Как приход расцениваются следующие случаи:
- приход денег в кассу от предпринимателя;
- дневной приход – сумма, полученная от клиентов за день;
- поступления денег от других предпринимателей;
- возврат остатка от выдачи под авансовый отчёт.
Для приходного кассового ордера используется форма 0310001. Формы можно заполнять от руки или с помощью специальных программ:
Выплаты зарплат проводятся по расчётно-платёжным ведомостям (или просто по платёжным ведомостям). В них указаны:
- срок выдачи;
- сумма выдачи;
- лицо, которому выдаётся заработная плата.
Предприниматели при покупке кассового оборудования зачастую обращают внимание только на один параметр – стоимость устройства.
Такие приобретения впоследствии могут “радовать” своих владельцев невозможностью обновления под актуальное ПО или требуют дополнительных вложений для апгрейда. Что безусловно препятствует соблюдению кассовой дисциплины.
С кассами от МТС таких казусов точно не произойдёт. В Кассы МТС установлена бесплатная программа собственной разработки, которую разработчики регулярно обновляют под все изменения в законодательстве.
Можно ли принять в качестве подтверждения расходов квитанцию к приходному кассовому ордеру
Таким образом, стоимость приобретенных за наличный расчет материалов можно учесть при расчете единого налога, даже если продавец не выбил кассовый чек. Для подтверждения оплаты таких расходов достаточно иметь квитанцию к приходному кассовому ордеру, выписанную продавцом.
Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).
Можно ли принять к учету пко без кассового чека
Подробности Категория: Консультации экспертов ГАРАНТа Опубликовано: 03.08.2020 06:56 Рассмотрев вопрос мы пришли к следующему выводу: Для подтверждения расходов на приобретение ТМЦ, осуществленных организацией через подотчетное лицо, достаточно наличия в качестве подтверждающего документа товарного чека, если он содержит все обязательные реквизиты, установленные п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Обоснование вывода: В общем случае подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства.
Процесс составления и оформления первичной учетной документации характеризуется некоторой спецификой, которую нужно принимать во внимание работающим с ней сотрудникам. В процессе оформления операций в кассе по приходу и расходу финансовых средств применяются приходные и расходные ордера с квитанциями.
Чек приходный кассовый ордер: нарушение или нет
Федеральным законом от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон о ККТ) установлено, что контрольно-кассовая техника (ККТ), включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при ведении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Исключения касаются только случаев, когда прием наличных денег производится с применением бланков строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России.
Приведем несколько примеров того, что будет, если организация все-таки оформит «лишний» документ, т.е. к каждому пробитому чеку ККТ выпишет приходный ордер на имя представителя организации и квитанцию к нему передаст покупателю. Налоговый орган всегда готов предъявить налогоплательщику ряд обвинений.
Можно ли учесть в расходах суммы по авансовому отчету без кассового чека
Если, например, организация, у которой закупились материалы, на ЕНВД, они до 2022 года имеют право не выдавать новый чек. Или же организация не успела перейти на новые кассы, но заключила договор и оплатила счет. Тогда они могут выдавать документ, подтверждающий оплату до тех пор, пока им не установят новую кассу.
Те организации и ИП, которые до вступления в силу комментируемого Закона были вправе не применять ККТ, и далее могут ее не применять вплоть до 1 июля 2022 года (ч. 9 ст. 7 Закона от 03.07.2022 N 290-ФЗ). В связи с этим онлайн кассы для ЕНВД-плательщиков – дальняя перспектива. Им надо будет озаботиться этим вопросом только к 1 июля 2022 года. Аналогичная ситуация у предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения (ч. 7 ст. 7 Закона от 03.07.2022 N 290-ФЗ), организаций и ИП, которые выполняют работы, оказывают услуги населению и оформляют при этом БСО (ч. 8 ст. 7 Закона от 03.07.2022 N 290-ФЗ), а также тех, кто ведет торговлю с использованием торговых автоматов (ч. 11 ст. 7 Закона от 03.07.2022 N 290-ФЗ).