Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составляем письмо-отказ соискателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сокращение численности или штата предприятия – довольно щекотливая с точки зрения права процедура. Часть сотрудников увольняют, при этом речь о найме другого персонала на эти е должности идти не может, иначе сокращение будет незаконным.
Отказ в приёме на работу в связи с отсутствием регистрации
Работодатели при формировании штата вправе отдать предпочтение кандидатам по своему выбору. Нередко решающим фактором является наличие или отсутствие регистрации по определенному месту жительства. Однако эта причина не может быть основанием для отказа в заключении трудовых отношений. В ст. ч. 2 ст. 64 ТК РФ прямо указано, что наличие либо отсутствие регистрации по месту жительства или местопребывания не связано с деловыми качествами кандидата. Посему не рассматривается как фактор, могущий повлиять на трудоустройство.
Юридически такой отказ будет неправомерным, дискриминационным, а значит, несправедливо обиженный соискатель вполне может обратиться в суд за его обжалованием.
Человек, которому отказали, вполне может потребовать письменно обосновать причину, возможно, для обжалования в суде. На это у работодателя есть не более, чем 1 неделя. Просрочка также чревата ответственностью.
Если даже причина, по которой соискателю было отказано, действительно связана с его регистрацией или ее отсутствием, работодатель не должен формулировать ее именно таким образом. Закон не допускает дискриминационных оснований для отказа потенциальным работникам, поэтому наниматель, написавший в уведомлении об отказе эту причину, тем самым нарушает трудовое законодательство.
Способ 5 «Мотивированный отказ с «сохранением лица»
Не секрет, что решение нанимателя о найме или об отказе на 50-70% не имеет никакого отношения к способности соискателя выполнять ту работу, которую он хотел получить.
Зачастую внятно объяснить мотивы отказа мотивы решения руководителя, которому «больше понравился» другой кандидат, почти невозможно.
Но иногда объяснений не избежать.
Во-первых, соискатель может настойчиво спрашивать «почему отказали?», во-вторых, тот, кто потратил на встречи с работодателем несколько часов, имеет право на более информативный ответ, нежели односложный формальный отказ.
Врать, конечно, нехорошо, но, для обоснования отказа стоит ссылаться на внешние причины, не имеющие отношения к знаниям, навыкам и опыту работы соискателя.
Это «сохранит лицо» вашей компании и поможет соискателю пережить отказ без обид на субъективность нанимателя и мыслей о том, «что я сделал не так» и «почему я не подошел».
Просто обстоятельства сложились так, что решение принято в пользу другого кандидата.
Вот примеры таких объяснений:
«Мы решили нанять сотрудника, ранее работавшего на аналогичной должности у нашего конкурента».
«Мы приняли решение о найме соискателя, которого нам рекомендовали наши партнеры».
«Руководством принято решение о перемещении на эту должность уже работающего в компании сотрудника»
Отказ на стадии первого собеседования
Самая распространенная ситуация: человек прислал резюме и явился на собеседование к кадровику. Последний, переговорив с соискателем, сделал вывод: он не подходит. На этой стадии рекрутеру пропадать уже нельзя: это непрофессионально и, по крайней мере, невежливо по отношению к кандидату. Положительный или отрицательный, но ответ человек получить должен.
В этой ситуации будет достаточно и электронного сообщения. Только, в отличие от предыдущего письма, здесь будет содержаться именно отказ. Все остальное – благодарность за уделенное время, легкий и доброжелательный тон текста и возможность сотрудничества в будущем – остается без изменений. Причин отказа объяснять не нужно, так же как и не нужно вводить в текст письма извинений и обильных сожалений по этому поводу.
Как отказать кандидату
Если корпоративной этикой признана необходимость обратной связи с неодобренными кандидатами, сделайте это, не указывая конкретных причин. Приведем несколько общеупотребимых способов, как отказать соискателю после собеседования:
- Телефонным звонком — легко и быстро, но эмоционально тяжело. Иногда используется обратный звонок — соискатель сам перезванивает в оговоренные с рекрутером сроки.
- Лично обычно отказывают непосредственно во время встречи с рекрутером или с лицом, принимающим решение. Причина — очевидное несоответствие претендента вакансии, ставшее известным только во время диалога.
- Электронное сообщение — наиболее быстрый и эффективный способ, позволяющий использовать заранее заготовленные образцы.
- СМС-сообщения — обычно используют в коммуникациях с соискателями, у которых нет электронной почты.
- Широко используется «час Х» — по договоренности сторон, отсутствие обратной связи в определенное время оценивается кандидатом как отказ.
- По почте обычно посылают отказы на письменные запросы соискателей, в соответствии со статьей 64 ТК.
Когда отказывать нельзя?
Закон прямо запрещает отказывать в трудоустройстве в следующих ситуациях:
- Кандидат оформляется на работу на основании письменного приглашения от организации. Такой запрет будет действителен в течение 1 месяца с момента увольнения с предшествующего места работы;
- Кандидат был избран на данную должность (это относится к муниципальной либо государственной службе);
- Соискателю нельзя отказать соискателю в случае, если женщина беременна, либо имеются малолетние дети. Последнее правило распространяется не только на женщин, но также и на мужчин.
- Отказ не допускается, если кандидат выбран на должность по конкурсу.
- Если работник восстановлен решением суда на свою должность, а администрация обязана принять данного человека к себе.
- В иных случаях, которые отражены в федеральном или региональном законодательстве.
Ответственность за необоснованный отказ
Работодатели, которые признаются виновными в необоснованном отказе в заключении трудового договора, могут быть привлечены к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.
К виновным должностным лицам организации, которые привлечены к дисциплинарной ответственности, применяются следующие взыскания: замечание, выговор, увольнение. Также в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях за нарушение законодательства о труде и об охране труда на должностное лицо может быть наложен штраф в размере до 5000 рублей, а на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток. Кроме того, повторное совершение данного правонарушения тем же лицом влечет его дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
Уголовное законодательство предусматривает ответственность за отказ в заключении трудового договора с беременной женщиной и женщиной, имеющей детей в возрасте до 3 лет. Так, на должностных лиц, наделенные правом приема и увольнения с работы, может быть наложен штраф в размере до 200 тыс. руб. или в размере заработной платы (иного дохода осужденного за период до 18 месяцев) либо в виде обязательных работ на срок от 120 до 180 часов.
Если соискателя не берут на работу, то чаще всего это сообщается устно. Однако, как говорилось выше, от работодателя могут потребовать письменных объяснений. В ответе можно прописать следующее: «На Ваше требование сообщить согласно части 5 статьи 64 Трудового кодекса причину отказа в заключении с Вами трудового договора сообщаем следующее.
Генеральный директор ООО «Пингвин» приказом № 35 от 15.02.2012 утвердил должностную инструкцию руководителя отдела маркетинга, которая предусматривает знание английского и французского языка, а также стаж работы по данной должности не менее 5 лет.
По результатам собеседования стало ясно, что Вы не владеете английским языком и имеете стаж работы 3 года.
Поскольку Ваши деловые качества не соответствуют предусмотренным должностной инструкцией требованиям, мы вынуждены отказать Вам в заключении трудового договора по данной должности.
Общий порядок приема на работу
Прием на работу может осуществляться путем рассмотрения заявление и резюме от одного или нескольких кандидатов, проведения конкурса на замещение освободившейся должности.
Соответственно, условия приема и требования к кандидатам будут определяться по следующим направлениям:
- возрастные характеристики (например, для приема на отдельные должности существуют законные ограничения по возрасту);
- наличие гражданства РФ;
- квалификация и опыт работы, в том числе по основному профилю работы;
- наличие специальных прав и допусков (например, для водителей, электриков и ряда иных специалистов);
- отсутствие судимости (при приеме на работу в правоохранительные органы, иные аналогичные ведомства);
- иные требования и условия, соответствующие закону.
При отсутствии специальных требований к занимаемой должности, работодатель обязан предоставить равные права в приеме на работу каждому кандидату. Это означает, что преимущество можно отдать при наличии опыта работы по профилю деятельности компании, уровню образования и профессиональной подготовки.
Рассматривая заявления и резюме от кандидатов, работодатель обязан соблюдать следующие правила, указанные в ТК РФ:
- проверить наличие преимущественного права при приеме на работу (например, такое право может быть предоставлено инвалидам);
- убедиться, что кандидат не входит в перечень лиц, которым нельзя отказать в трудоустройстве;
- установить законное право для отказа в приеме на работу по норам ТК РФ, нормативным и ведомственным актам;
- подготовить обоснованный и персональный отказ в оформлении на работу, выдать его претенденту.
Письменный отказ в приеме сотрудника на работу с формулировками
Частыми причинами называют нехватку навыков, заявленных в описании открытой должности. Отказ должен содержать информацию о том, какие навыки, способности, деловые качества не соответствуют заявленным требованиям.
Если по результатам отбора принято решение отказать претенденту и он запросил документ с подтверждением, то руководитель, принявший такое решение, обязан:
- Предоставить отказ в принятии на работу под подпись, предварительно проставив на документе регистрационный номер.
- Четко сформулировать причины отрицательного решения.
- Копию с подписью получателя и письменное заявление о требовании документа следует сохранить.
Письмо соискателю должно быть написано в корректной и уважительной форме. Можно использовать формулировки: «Ваше резюме будет рассмотрено при появлении новых вакансий. Желаем удачи в дальнейшем поиске работы!».
Обоснованные и законные причины для отказа в приеме на работу
Работодатель, принявший решение отказать соискателю в приеме на работу, должен опираться на законодательные документы, акты, при их соответствии, следует указывать в письменном отказе, чтобы правильно аргументировать свою точку зрения. Основные нормативно-правовые акты, на которые работодатель имеет право ссылаться при мотивированном отказе в приеме на работу в зависимости от ситуации:
- лицам младше 16 лет и 14 лет, при отсутствии согласия родителей, работодатель вправе отказать в трудоустройстве в соответствии со ст. 63 Трудового кодекса РФ;
- гражданину может быть мотивированно отказано в приеме на работу, если не предоставлены все необходимые документы – статья 65 Трудового кодекса РФ:
- документ, удостоверяющий личность соискателя;
- свидетельство пенсионного страхования;
- документ об образовании и наличии специальных знаний;
- справка о наличии/отсутствии судимости или факта уголовного преследования (по запросу)
- документ воинского учета;
- трудовая книжка.
- женщине работодатель может отказать в трудоустройстве, если присутствуют особые условия труда, например, перенос тяжестей сверх установленной нормы – статья 253 ТК РФ;
- несовершеннолетний соискатель может получить обоснованный отказ, если условия труда сложные и вследствие их осуществления могут нанести вред организму и развитию человека – статья 265 ТК РФ;
- в случае отказа несовершеннолетнего соискателя от прохождения полного медицинского осмотра работодатель вправе отказать претенденту в трудоустройстве – статья 266 ТК РФ;
- согласно нормам Федерального закона № 58 государственными служащими могут быть только те лица, которые говорят на русском языке;
- соискатели, которые ранее были дисквалифицированы (о чем имеется запись в трудовой книжке), могут получить мотивированный отказ в работе – статья 3.11 КоАП РФ;
- если соискатель ранее был наказан ограничением на какую-либо должность, на новом месте работе ему могут отказать на законных основаниях – ст.ст. 44, 47 УК РФ;
- законный отказ в трудоустройстве могут получить люди, которые не могут занимать определенную должность в силу наличия у них психиатрических показателей – эпилептики, люди с дефектами речи, наркоманы, алкоголики и т.д. – Постановление № 377;
- иностранные граждане могут быть не трудоустроены на должность, которая предусматривает связь с государственной тайной – Постановление № 775.
Кроме того, работодатель может мотивировать отказ в приеме на работу и другими законными основаниями, не имеющими подкрепления нормами документов, но не менее весомыми для нормальной работы организации в дальнейшем, это:
- отсутствие у соискателя определенного образования, квалификации и других профессионально-квалификационных качеств;
- отсутствие практического опыта работы в данной сфере;
- отсутствие у соискателя специальных знаний и навыков, позволяющих занять вакантную должность;
- отсутствие у соискателя определенных личностных качеств, которые необходимы для выполнения работы в рамках данной должности, например, не умение находить компромиссы, что может создать определенные сложности в общении с клиентами и т.д.;
- при наличии заключения врачебной комиссии о состоянии здоровья кандидата, которое не позволяет ему занимать данную должность;
- отсутствие вакантной должности на момент обращения соискателя, что должно быть подтверждено штатным расписанием;
- проведение собеседования с лицом, который не был уполномочен на это.
Действия соискателя и ответственность работодателя при необоснованном отказе
Если кандидат считает отрицательное решение руководства предприятия о предоставлении ему должности необоснованным, он вправе обратиться в судебную инстанцию с иском.
Для начала претенденту, чью кандидатуру отклонили, необходимо потребовать письменное разъяснение мотивов работодателя. Если в предоставлении документа будет отказано или он не поступит гражданину в семидневный срок, на нанимателя будут наложены санкции.
Гражданин может требовать через суд устранение дискриминации, допущенной работодателем в отношении него, а также возмещения ущерба материального и морального. На практике судебная инстанция чаще встает на сторону кандидата, но при условии, что нарушения действительно были допущены.
За незаконный отказ в отношении нанимателя применяются следующие меры ответственности:
- Дисциплинарная – выговор, замечание, в крайних случаях увольнение.
- Административная:
- должностному лицу – штраф до 5 тысяч рублей или дисквалификация до 3 лет (при повторном нарушении);
- организации – штраф 30-50 тысяч либо приостановление работы до 3 месяцев.
- Уголовная:
- штраф до 200 тысяч руб.;
- зарплата за 1,5 года;
- исправительные работы до 180 часов.
Самой тяжкой, уголовной ответственности подвергаются работодатели, отказавшие в работе беременной соискательнице либо кандидату (независимо от пола), воспитывающему в одиночку детей в возрасте до трех лет. Санкция в виде зарплаты за 18 месяцев назначается виновному в качестве компенсации пострадавшему претенденту.
Руководству организаций и работникам кадровых отделов необходимо строго соблюдать законодательные требования в сфере трудоустройства граждан, особенно в вопросах, касающихся отказа в приеме на работу. Причины для отклонения кандидатуры должны быть значительными и правомерными. В случае нарушения данных требований к нанимателю могут применяться санкции в виде дисциплинарной ответственности или наложения достаточно крупного штрафа.
Причины отказа в приеме на работу: дискриминация недопустима
Тема оформления официального ответа соискателям, профессиональные или личные качества которых не соответствуют запросам работодателя, зачастую становится для кадровиков щекотливой. Необоснованный отказ в приеме на работу в 2015 году может повлечь за собой весьма неприятные последствия для организации: если суд признает отказ незаконным, работодателя могут обязать выплатить штраф в размере 30 000-50 000 рублей или приостановить хозяйственную деятельность на срок до 90 суток.
Не застраховано от штрафных санкций и должностное лицо, отвечающее за прием и увольнение работников, причем административной ответственностью дело не ограничивается: необоснованный отказ работодателя в трудоустройстве беременной женщины или женщины, воспитывающей детей до трех лет, может повлечь уголовную ответственность.
Согласно нормам, которые устанавливает действующий Трудовой кодекс, отказ в приеме на работу считается неправомерным, если каким-либо образом ограничивает право человека на труд по дискриминационным мотивам. Дискриминацией считается отказ в трудоустройстве:
- гражданину РФ по причине отсутствия у него регистрации по месту жительства или пребывания (либо по месту нахождения работодателя);
- женщине по причине беременности или наличия детей;
- любому соискателю по причине возраста, национальности, расы, языка, вероисповедания, политических убеждений и других признаков, не связанных с его профессиональными качествами;
- любому соискателю по причине принадлежности или непринадлежности к профсоюзу;
- соискателю, избранному на должность либо получившему право на ее замещение по результатам конкурса;
- ВИЧ-инфицированному лицу в связи с его заболеванием;
- инвалиду, получившему направление на трудоустройство по квоте рабочих мест;
- работнику, приглашенному в порядке перевода (в течение месяца с момента увольнения от прежнего работодателя);
- соискателю, направленному для трудоустройства по решению суда, обязывающему работодателя заключить трудовой договор.
Как будет оформляться отказ в приеме на работу в 2015 году?
Итак, по результатам собеседования, медкомиссии, тестирования, конкурса и других мероприятий, призванных определить, насколько потенциальный работник соответствует требованиям работодателя, становится ясно, что кандидат не прошел отбор и не справится с обязанностями в рамках должности, на которую претендует. Как оформить письменный отказ в приеме на работу по всем правилам?
При составлении письма-отказа необходимо дополнить его обязательными реквизитами:
- наименованием организации;
- печатью организации либо печатью отдела кадров;
- подписью руководителя организации или уполномоченного лица, отвечающего за прием и увольнение работников.
Причины отказа кандидата при приеме на работу
- Человек узнал что-то плохое о компании
Например, зашел на отзовик и увидел, что организацию обвиняют в задержке зарплаты. Мы сталкивались с ситуациями, когда кандидат узнавал, куда его приглашают, и сразу отказывал. Выяснилось, что рынок узкий, специфический — производство определенных редких деталей, и все друг друга знают. От коллег по цеху он слышал, что работодатель не выплачивает премии, которые и делают предложение рыночным. На самом деле получить эти премии было практически невозможно.
Совет: всегда проверяйте сайты с отзывами работодателей и реагируйте на каждый комментарий — неважно, положительный или отрицательный. Если столкнулись с негативом, будьте сдержанны и вежливы, четко отстаивайте свою позицию. Не переходите в нападение: в любом случае организация должна сохранять лицо. Иначе это оттолкнет потенциального кандидата, и с большой вероятностью соискатель откажется от работы.
- Ценности человека не совпадают с ценностями компании
Например, зеленоволосый дизайнер с татуировками вряд ли захочет работать в компании, где строгий дресс-код. Или представитель поколения Z едва ли согласится трудиться в организации, где все друг друга называют на «вы» и по имени-отчеству.
Совет: не стоит приглашать на собеседование всех подряд — важно понять, впишется ли человек в коллектив. Если что-то смущает, лучше не тратить свое время и время кандидата.
- У кандидата есть идеальный портрет компании, и организация от него отличается
Причиной отказа кандидата при приеме на работу может оказаться и несовпадение с мотивацией. К нам иногда приходят врачи, желающие работать только в клиниках, которые находятся в центре Москвы. Возможно, вашему кандидату нужно намного больше, чем вы можете предложить. Или он хочет работать с другой аудиторией.
Совет: ненавязчиво уточняйте, почему соискатель отказался от вакансии. Если причина в несовпадении ожиданий, просто отпустите человека и не тревожьтесь о недостатках компании: у всех разные требования, не совпадать в чем-то — это нормально.
- Недостаток коммуникации
То есть HR не смог выстроить доверительную открытую коммуникацию. Стиль общения или манера подачи информации оттолкнули соискателя. Например, у нас был случай, когда PHP-программисту, редкому кандидату с отличным опытом в компании сразу провели стресс-интервью. Не было технического интервью, руководитель сразу начал задавать провокационные вопросы, обесценивать опыт кандидата. Конечно, программист от такой вакансии отказался. И был случай, когда HR соглашался со всеми условиями кандидата. Но на собеседовании с руководителем оказалось, что зарплата меньше и условия совсем другие.
Совет: чтобы соискатель не отказался от работы, будьте с ним предельно честным. Лучше сразу признаться, что ваши условия не на 100 % совпадают с желаниями кандидата, и услышать отказ, чем испортить репутацию компании в глазах специалиста.
- Вопросы кандидата не закрыты
Еще одна причина отказа кандидата при приеме на работу — недостаточное количество информации. Например, на собеседовании в компании соискателю ответили не на все вопросы. В нашей практике была ситуация, когда компания пыталась сама найти медика. Но спустя 2 месяца обратилась в наше агентство. Мы нашли хорошего кандидата, идет интервью, все хорошо. И тут оказывается, соискатель уже отказывался работать в этой клинике, потому что ему не ответили на вопросы. Для человека было принципиально переехать за границу. В компании есть правило: спустя 2 года работы переезд можно устроить. В прошлый раз HR этот вопрос обошла, и у соискателя создалось впечатление, что в компании что-то нечисто. Мы же подробно описали все условия и закрыли все вопросы — этот специалист в компании уже 5 лет.
Расскажу и про другой случай, он тоже связан с медициной. Соискатель ранее общался с компанией, но отказался от работы. После этого его нашли мы и пригласили на собеседование. Изначально врач шел с желанием работать в клинике только на половину ставки, чтобы успевать совмещать. Мы презентовали вакансию, рассказали об условиях и возможностях — человек сожалел, что не согласился раньше. Он вышел в клинику на полную ставку.
Совет: причина отказа кандидата при приеме на работу может быть связана с игрой в молчанку. Если HR оставляет хотя бы пару незакрытых вопросов, он рискует потерять сильного кандидата. В этом случае лучше рассказать больше, чем нужно. Кандидаты не хотят соглашаться на работу, если есть неопределенность в условиях.
- Медлительность
Если процесс подбора состоит из 5 этапов, кучи тестов и последующего согласования со всеми руководителями, велика вероятность, что соискатель откажется от работы. За это время он успеет устроиться в другую компанию. Стоящие специалисты с большим опытом и широкими компетенциями обычно рассматривают несколько вакансий. Они не будут ждать, если компания долго не может принять решение.
Совет: если вы чувствуете, что кандидат сильный, не ждите другие варианты. Берите человека сейчас, или это сделают ваши конкуренты.
- Слишком объемное тестовое задание
Соискатели нередко отказываются от вакансии, если им предлагают выполнить огромное тестовое. Особенно часто это происходит, когда тест дают еще до личного знакомства. Были прецеденты, когда кандидату предлагали написать стратегию развития компании — это требовало полного погружения в специфику организации и занимало минимум несколько дней. Тот же разработчик уровня Senior наверняка откажется делать большой тест, потому что у него уже десятки предложений от других компаний без тестовых заданий.
Совет: хорошее тестовое занимает не более 1-3 часов рабочего времени. Больше кандидаты тратить не готовы. А еще хорошо бы оговориться, что результаты тестового не должны использовать в работе компании.
- Нет удаленки
Пандемия показала: почти все могут работать удаленно. Поэтому кандидат может отказаться от работы, если ему нужно постоянно быть в офисе.
Совет: если удаленка в вашем случае нереальна, напишите это в описании вакансии.
- Неконкурентные условия
Например, компания ищет менеджера по продажам со своей машиной. За это предлагают 25 тысяч рублей, небольшой процент от продаж и компенсацию ГСМ. Человек сопоставит условия с рыночными и сделает выбор не в пользу такой организации.
Совет: всегда сверяйтесь с предложениями на рынке. Если вы проигрываете конкурентам, подумайте, как можете сократить такой разрыв.
Оповещение соискателя об отказе – перечень способов
Существует несколько вариантов, как отказать после собеседования в работе. Как правило, способ связи оговаривается заранее и должен подходить соискателю. Это может быть:
- письмо по почте. В настоящее время метод практически не используется. Он понадобится при невозможности связаться иначе. Отказ оформляется в стандартном виде на бланке организации и отсылается по указанному соискателем почтовому адресу;
- сообщение на электронную почту. Чаще используют именно этот метод, ввиду его удобства и минимальных затрат. Отказ составляется в виде обращения, в котором тактично излагают причины данного решения;
- личная встреча. Исключительный способ оповещения, возможен, если на этапе интервью выясняется, что кандидат категорически не подходит. В таком случае HR-специалист может сразу озвучить решение соискателю;
- звонок по телефону. Подразумевает общение интервьюера с соискателем и ответы на его вопросы касаемо собеседования и причин отказа.
Каждая компания самостоятельно определяет необходимый способ оповещения. Если это управленческая должность и кандидатов немного, можно обзвонить каждого. Когда идет набор большого числа сотрудников, то физически сложно это сделать, поэтому удобнее использовать электронную почту.