Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить трудовую книжку впервые в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно законодательству Российской Федерации, переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
Переход на электронные трудовые книжки: что такое ЭТК
Новые правила оформления трудовых книжек стали действовать с 01.01.2020. По ним работодатель обязан ввести для всего персонала ЭТК – электронные трудовые книжки. ЭТК – это по сути оцифрованные данные о трудовом стаже, наградах (если они есть) сотрудника, которые работодатель должен оформлять в электронном виде и отправлять на хранение на электронные ресурсы Социального фонда России. В законодательстве термин «электронная трудовая книжка» не определен, но для удобства понимания эту формулировку стали использовать повсеместно.
Переход на ЭТК уже трудоустроенных граждан осуществляется работодателем исключительно по их выбору и желанию. Бывает, что работники не хотят отказываться от трудовой в привычном для них бумажном формате, и они вправе принять это решение. Для них работодатель должен будет вести записи параллельно и в бумажной, и в электронной трудовой.
Как же перейти на электронную трудовую книжку, если сотрудник намерен отказаться от бумажного формата? Осуществить переход на ЭТК работодатель вправе только после получения официального заявления от гражданина. При этом нужно понимать, что возврат к бумажному варианту трудовой будет невозможен. Не позже 3-х дней от даты подачи заявления на открытие ЭТК работодатель обязан выдать работнику бумажный оригинал трудовой книжки. В случае перехода на ЭТК вся информация о трудовом пути гражданина будет собираться в базе данных СФР.
Также важно отметить, что гражданам, которые впервые трудоустраивались с 1 января 2021 года, выбирать формат – электронная трудовая книжка или бумажная – не приходится. Для них априори будет открыта ЭТК, книжки в бумажном исполнении уже не будет.
На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.
Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.
Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.
При внешнем совместительстве
По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.
Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.
Запись будет выглядеть следующим образом:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
- в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.
В каком порядке вносятся записи о работе
На следующей после титульной странице делается запись, подтверждающая факт трудоустройства. Сведения о работе оформляют так: сначала указывают название организации-работодателя, затем в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата. Затем указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.
Бумажная труднкнижка хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника. Те, кто оформил ЭТК, получают у работодателя сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в день увольнения или же по требованию сотрудника.
Трудкнижка является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале учета движения ТК. В нем указывается номер и серия бумажного документа и сведения о работнике.
Кто заполняет электронную трудовую книжку?
Задача по ведению кадровых документов лежит на работодателе. ЭТК должны быть у всех работников: тех, кто работает в офисе, на удалёнке или по совместительству, и в том числе у тех, кто не захотел отказываться от бумажной трудовой.
Все данные в СФР поступают на основании отчётов по форме ЕФС-1 (единая форма сведений), которые заполняют кадровики или бухгалтеры. Форму нужно сдавать по каждому работнику, с которым заключён трудовой договор, если в его работе произошли кадровые изменения. Например, его перевели на другую должность или уволили. Чтобы данные в системе СФР были актуальными, в большинстве случаев сроки сдачи отчётности по сотрудникам ограничены одним рабочим днём.
Формы и порядок сдачи отчётов в СФР одинаковы для всех — и для крупных корпораций и фирм, и небольших ИП.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Новый порядок оформления трудовых книжек
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Шаг 7. Сдайте бумажные носители для переноса трудовой отчетности в электронную форму
Чтобы правильно оформить этот шаг, нужно обратиться в СЗВ-ТД, где вы получили заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Время выполнения этого шага зависит от количества бумажных ТК, которые необходимо перенести в электронную форму.
После получения заявлений и проверки записей о ваших трудовых отношениях в электронном виде, вы должны сдать бумажные носители для переноса трудовой отчетности в электронную форму. Для удобства сдачи можно использовать удобный формат СЗВ-ТД.
Во время сдачи бумажных носителей важно обратить внимание на их правильность и целостность. Если на бумажных носителях имеются ошибки или повреждения, то они могут повлиять на процесс переноса отчетности.
После сдачи бумажных носителей, специалисты СЗВ-ТД выполнят процесс переноса трудовой отчетности в электронную форму. В результате все записи из бумажных трудовых книжек будут перенесены в электронные, что позволит получить электронную трудовую книжку.
Оформление перехода на электронную трудовую книжку, включая сдачу бумажных носителей для переноса отчетности в электронную форму, позволяет сэкономить время и упростить процесс получения и предоставления трудовых данных.
Чтобы выполнить этот шаг, обратитесь в СЗВ-ТД и оформите заявления на переход на электронную трудовую книжку. Получите и проверьте записи о ваших трудовых отношениях в электронном виде, а затем сдайте бумажные носители для переноса трудовой отчетности. После этого вы сможете получить электронную трудовую книжку, в которой будут перенесены записи из бумажных ТК.
Оформление на работу в 2024 году
Трудовая книжка лично заполняется сотрудником и заверяется печатью предприятия. Она является важным документом, необходимым для записи стажа работы. Важно следить за сохранностью трудовой книжки и предъявлять ее при приеме на работу, переходе на другую должность или при увольнении.
Трудовой договор – письменное соглашение между работником и работодателем о работе на определенных условиях. Трудовой договор регулирует взаимоотношения между работником и работодателем, включая права и обязанности сторон, условия работы, режим труда, оплату, отпуск и др.
Оформление на работу в 2024 году включает заполнение заявления о приеме на работу и предоставление следующих документов:
- Паспорт гражданина Российской Федерации
- СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счета)
- ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика)
- Образовательные документы (диплом, аттестат)
- Документы, подтверждающие прохождение медицинского осмотра (если требуется)
- Документы, подтверждающие прохождение обучения по охране труда и пожарной безопасности (если требуется)
При оформлении на работу также может потребоваться предоставление дополнительных документов, зависящих от конкретного предприятия или сферы деятельности. В случае изменения условий работы, например, перевода на другую должность, также может потребоваться заключение нового трудового договора или его дополнительное соглашение.
Важно помнить, что оформление на работу в 2024 году включает не только сбор и предоставление необходимых документов, но и соблюдение требований законодательства об охране труда, рабочего времени, оплате труда и других аспектов работы.
Управление электронными трудовыми книжками
В 2024 году в России будет внедрена новая система управления трудовыми книжками, основанная на электронном формате. Это означает, что бумажные трудовые книжки будут заменены электронными версиями, что позволит упростить обмен информацией между работниками и работодателями и снизить бюрократические издержки.
Электронная трудовая книжка будет храниться в цифровом виде на специальной платформе или приложении, доступ к которым будут иметь как работники, так и работодатели. Это позволит сократить время на заполнение и передачу документации, а также предотвратить возможность подделки или утери трудовой книжки.
Управление электронными трудовыми книжками будет осуществляться через специальную систему, которая будет интегрирована с базами данных налоговой службы и пенсионного фонда. Таким образом, информация о трудовом стаже и заработной плате будет автоматически передаваться в электронную трудовую книжку, что позволит избежать ошибок и упростить процесс проверки данных.
Кроме того, электронная трудовая книжка будет иметь возможность хранить информацию о дополнительных обучениях, курсах повышения квалификации и других показателях профессионального роста. Это позволит работодателям быстро находить подходящих кандидатов и оценивать их компетенции.
В целом, внедрение электронных трудовых книжек позволит улучшить процесс управления трудовой информацией, сделать его более прозрачным и эффективным. Работники смогут получать актуальную информацию о своем трудовом стаже и заработной плате, а работодатели смогут легко проверять данные о своих сотрудниках и сотрудничать с государственными органами через цифровые каналы связи.
Повышение прозрачности и доверия к трудовым документам
В 2024 году в трудовой книжке будут внесены изменения, направленные на повышение прозрачности и доверия к трудовым документам. Это поможет установить четкие правила и условия трудового контракта между работником и работодателем, а также предотвратить возможные злоупотребления и нарушения прав работников.
Одно из основных изменений — добавление электронного подтверждения трудовых документов. Теперь сведения о трудовой деятельности будут содержаться не только в бумажной форме в трудовой книжке, но и в электронном виде. Это предоставит возможность легко и быстро проверить данные о предыдущих местах работы работника и подтвердить их достоверность. Кроме того, электронные копии трудовых документов могут быть важным доказательством при разрешении споров и конфликтов между работником и работодателем.
Еще одно изменение коснется сохранности трудовой книжки. Теперь каждый работник будет обязан регулярно обновлять трудовую книжку и следить за тем, чтобы она не пострадала от внешних воздействий или утери. В случае утери, сотрудник будет обязан получить дубликат или справку о его трудовой деятельности.
В целом, введение этих изменений в трудовую книжку в 2024 году поможет создать более прозрачную и доверительную систему трудовых документов, что положительно скажется на отношениях между работниками и работодателями, а также на защите прав работников.
Обращение в органы трудоустройства
Первым шагом в оформлении трудовой книжки является направление обращения в органы трудоустройства. Для этого необходимо:
| 1 | Найдите ближайший орган по трудоустройству в вашем регионе. Обычно это территориальное учреждение, отвечающее за трудоустройство и трудовые отношения. |
| 2 | Составьте заявление о необходимости оформления трудовой книжки. В заявлении укажите свои персональные данные, адрес проживания и контактные данные для связи. |
| 3 | Приложите к заявлению копию паспорта и документы, подтверждающие вашу работу или вашу необходимость в оформлении трудовой книжки. |
| 4 | Предоставьте заявление и документы в выбранный орган трудоустройства. Лучше сделать это лично, чтобы быть уверенным в правильности и своевременности оформления документов. |
После обращения в органы трудоустройства, вам будет предоставлена информация о дальнейших действиях. Обычно процесс оформления трудовой книжки занимает некоторое время, но благодаря электронному варианту оформления, он стал более быстрым и удобным. По истечении срока, вам будет выдана готовая трудовая книжка, которой вы сможете пользоваться при поиске работы и трудоустройстве.
Сбор необходимых документов
Прежде чем приступить к оформлению трудовой книжки, вам потребуется собрать необходимый пакет документов. Вот список документов, которые вам понадобятся:
- Паспорт гражданина Российской Федерации. Для оформления трудовой книжки вам необходимо предоставить ксерокопию всех заполненных страниц вашего паспорта.
- Заявление на оформление трудовой книжки. Заявление должно быть написано на бланке вашей организации и подписано руководителем.
- Фотография размером 3×4 см. На фотографии должно быть изображено ваше лицо без головных уборов и снятие фотографии должно быть свежим.
- Справка об образовании. Для оформления трудовой книжки вам потребуется предоставить ксерокопию вашего диплома о высшем или среднем специальном образовании.
После сбора всех необходимых документов, вы можете приступить к последующим этапам оформления трудовой книжки.
Заявление и заполнение анкеты
Перед оформлением трудовой книжки впервые в 2023 году необходимо подготовить заявление на имя работодателя и заполнить анкету для работы, которая будет являться основой для заполнения трудовой книжки. Заявление и анкету можно получить у работодателя или скачать с официального сайта РосТруда.
Прежде чем заполнять анкету, необходимо внимательно ознакомиться с инструкцией, приложенной к ней. Убедитесь, что вы правильно указываете все необходимые данные, чтобы избежать ошибок и задержек в процессе оформления трудовой книжки.
В анкете для работы следует указать следующую информацию:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Запишите свои ФИО полностью, следуя правильной транслитерации |
| Дата рождения | Укажите дату своего рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ |
| Место рождения | Укажите населенный пункт и страну, где вы родились |
| Гражданство | Укажите ваше гражданство |
| Пол | Укажите ваш пол (мужской/женский) |
| Семейное положение | Укажите ваше семейное положение (замужем/женат, холост/не замужем) |
| Адрес места жительства | Укажите ваш точный адрес прописки с почтовым индексом |
| Серия и номер паспорта | Укажите серию и номер вашего паспорта |
| Идентификационный номер | Укажите ваш ИНН |
| Образование | Укажите ваше образование (среднее, среднее специальное, высшее) |
| Сведения о предыдущих местах работы | Укажите информацию о предыдущих местах работы: название организации, должность, срок работы |
Когда анкета будет заполнена, необходимо подписать ее и приложить к заявлению. Затем заявление и анкету следует сдать в отдел кадров или другое компетентное подразделение организации, в которой вы намерены работать.
После подачи документов, работодатель приступит к процессу оформления вашей трудовой книжки, который может занять некоторое время. По итогам оформления вы получите оригинал трудовой книжки, который является важным документом, удостоверяющим вашу трудовую деятельность.
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.