Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Исполнение хозяйственных договоров требует от представителей бизнеса грамотного бухгалтерского учета. Моменты оплаты по сделкам редко совпадают с днями отгрузки товара, завершения работ или оказания услуг. После выставления коммерческого счета компания должна зафиксировать ожидаемую сумму в регистрах. Средства, причитающиеся фирме, отражают в составе дебиторской задолженности.
Если безнадежная задолженность относится к прошлым налоговым (отчетным) периодам…
Как уже было сказано, согласно п. 7 ст. 272 НК РФ по истечении срока исковой давности задолженность может быть признана безнадежным долгом, который учитывается в составе внереализационных расходов отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.
Если безнадежная задолженность, относящаяся к прошлому налоговому периоду, выявлена в текущем налоговом периоде, то нужно руководствоваться ст. 54 НК РФ.
В силу п. 1 ст. 54 НК РФ налогоплательщик вправе провести перерасчет налоговой базы и суммы налога за налоговый (отчетный) период, в котором выявлены ошибки (искажения), относящиеся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, в тех случаях, когда допущенные ошибки (искажения) привели к излишней уплате налога.
Соответственно, в случае обнаружения в текущем налоговом (отчетном) периоде документов, подтверждающих основания отнесения задолженности исходя из п. 2 ст. 266 НК РФ к безнадежной, налогоплательщик вправе учесть суммы безнадежной задолженности, относящиеся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, при определении прибыли текущего налогового (отчетного) периода, но только если допущенные ошибки (искажения) ранее привели к излишней уплате налога (письма Минфина России от 01.07.2019 № 03-03– 06/1/48327, от 26.12.2019 № 03-03-06/2/101972, от 06.04.2020 № 03-03-06/2/27064).
Таким образом, организация вправе включить в налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода сумму выявленной ошибки (искажения), которая привела к излишней уплате налога на прибыль организаций в предыдущем отчетном (налоговом) периоде, только в том случае, когда в текущем отчетном (налоговом) периоде получена прибыль.
Если по итогам текущего отчетного (налогового) периода получен убыток, производится перерасчет налоговой базы за период, в котором произошла ошибка.
Когда долги контрагентов признаются безнадежными
Безнадежная дебиторская задолженность — это сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин. Для целей налогообложения прибыли безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются долги, если выполняется хотя бы одно из условий, перечисленных в пункте 2 статьи 266 НК РФ:
1. Истек установленный срок исковой давности. В общем случае этот срок составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Срок исковой давности начинает течь с момента, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (ст. 200 ГК РФ). Срок исковой давности прерывается, если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга (ст. 203 ГК РФ). После перерыва срок исковой давности начинает течь заново, но он не может превышать десять лет (п. 2 ст. 196 ГК РФ).
Таким образом, дебиторская задолженность достаточно долго может не признаваться безнадежной.
2. Обязательство должника прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
3. Имеется постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, подтверждающее невозможность взыскания долгов. При этом исполнительный документ должен быть возвращен взыскателю по следующим основаниям:
- невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей;
- у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание.
Когда долг признаётся безнадёжным или нереальным к взысканию, его списывают за счёт специального резерва по сомнительным долгам. Покрыть убытки таким образом могут только те компании, которые используют метод начисления выручки по отгрузке.
Порядок формирования регулирует ст. 266 Налогового кодекса РФ. Сумма резерва определяется по результатам инвентаризации налогового периода и зависит от срока долга:
- списание полной суммы происходит, если срок задолженности превышает 90 дней;
- если срок от 45 до 90 дней — сумма резерва составляет 50% от дебиторского долга.
- задолженность не включается в сумму резерва, если срок долга менее 45 дней.
Как списать задолженность, если организация ликвидирована, но об этом узнали позже
Как поступить, если организация-кредитор узнала о ликвидации должника не сразу после внесения записи об этом в ЕГРЮЛ, а спустя некоторое время, при этом продолжала учитывать дебиторку от этого должника? В этой ситуации специалисты Минфина советуют следовать правилам исправления искажений, относящихся к прошлым налоговым периодам (п. 1 ст. 54 НК РФ).
Налогоплательщик, допустивший ошибки, которые привели к излишней уплате налога в предыдущем налоговом (отчетном) периоде, имеет право скорректировать налоговую базу за тот период, когда выявлены эти ошибки. Это значит, что не учтенную вовремя (на дату внесения записи о ликвидации должника в ЕГРЮЛ) в налоговых расходах безнадежную дебиторку можно списывать в расходы в периоде ее обнаружения.
Важно! Заявление о зачете или о возврате суммы образовавшегося излишне уплаченного налога можно подать в ФНС в течение трех лет со дня уплаты этой суммы (п. 7 ст. 78 НК РФ).
Понятие ликвидации должника
В соответствии со ст. 61 ГК РФ, под ликвидацией юридического лица понимается прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам за исключением случаев, предусмотренных законом.
Это значит, что при ликвидации компании она исключается из Единого государственного реестра юридических лиц. И все ее долги «сгорают». То есть теперь ни она никому, ни ей никто и ничего не должны.
Ликвидация может быть добровольной и принудительной. Разница между ними довольна существенна: при добровольной ликвидации компания сама решает прекратить свою деятельность, а при принудительной ее к этому обязывают контролирующие органы и суд.
Решение о добровольной ликвидации может быть принято:
- При слиянии одной компании с другой. В этом случае две компании в результате слияния прекращают свою деятельность и регистрируется новая.
- При поглощении одной компанией другой: одна компания прекращает свою деятельность и все свое имущество (в том числе долги) передает другой.
- Если при окончании второго года деятельности (или любого последующего) стоимость чистых активов компании (разницы между активами и обязательствами) будет меньше, чем размер уставного капитала (добровольное банкротство по инициативе руководителя фирмы).
- Если руководство решило прекратить деятельность компании. Например, фирма признана убыточной и собственники решили ее закрыть, потому что не видят перспектив развития.
Однако ликвидация может быть не только добровольной, но и вынужденной.
Списание дебиторской задолженности ликвидированного предприятия
Списание дебиторской задолженности ликвидированного предприятия происходит на основании выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (письмо Минфина России от 25.03.2016 № 3-03-06/1/16721). В этом реестре должна быть запись о ликвидации должника.
Для безопасного списания рекомендуем собрать следующий пакет документов:
Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.
- Копии первичных документов, на основании которых возникла списываемая дебиторская задолженность.
- Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц по компании, которую ликвидировали и задолженность которой мы хотим списать.
- Акт инвентаризации дебиторской задолженности. В этом документе будет указан размер задолженности, ее срок, а также невозможность ее взыскания в связи с ликвидацией должника. К акту необходимо приложить документ, послуживший основанием для списания: решение инвентаризационной комиссии о списании (если такого решения нет в Акте).
- Приказ руководителя организации о списании. Это вызвано тем, что решения, касающиеся деятельности компании, принимает исключительно руководитель.
Датой списания будет дата внесения записи в ЕГРЮЛ о прекращении деятельности компании-должника (п. 1 ст. 272 НК РФ) или дата проведения инвентаризации дебиторской задолженности (постановление Президиума ВАС РФ от 15.06.2010 № 1574/10 по делу № А56-4354/2009).
Часто бывает так, что организация узнает о ликвидации ее дебитора не в том периоде, когда такая ликвидация произошла. В этом случае у организации есть два варианта:
- подать уточненную декларацию по налогу на прибыль — ведь данные расходы относятся к прошлому периоду, а за него компания уже отчиталась (абз. 1 п. 1 ст. 54 НК РФ);
- провести списание текущим периодом, потому что ошибки и искажения при расчете налоговой базы, которые привели к увеличению налога к уплате, можно исправлять текущим периодом (абз. 3 п. 1 ст. 54 НК РФ, письмо Минфина РФ от 07.12.2012 № 03-03-06/2/127).
А вот фирмам на упрощенке включить задолженность в расходы не получится, так как перечень расходов компаний на УСНО является закрытым и такого вида расхода в нем нет (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). То же самое касается ЕСХН и ЕНВД.
Кто будет заниматься сбором документов, решать непосредственно вам. Возможно, это будет юридический департамент либо юрист, а может, менеджер, который вел ликвидируемую компанию, а может, специалист финансового отдела или бухгалтерии.
Главное, чтобы все вышеперечисленные документы были переданы в отдел бухгалтерии.
Законные основания для осуществления процедуры списания
Помимо истечения срока исковой давности (исключения кредитора из ЕГРЮЛ) существуют и другие законные основания для списания «кредиторки» в случае прекращения действия обязательств. В частности, по следующим основаниям:
- невозможность их исполнения (ст. 416 ГК РФ);
- издание акта государственного органа, прекращающего обязательство (ст. 417 ГК РФ);
- ликвидации компании (ст. 419 ГК РФ); это же тоже самое что и исключение и ЕГРЮЛ
Указанные ситуации пунктом 2 статьи 266 НК РФ отнесены к безнадежным долгам. Под этим термином налоговики понимают финансовые обязательства, основная характеристика которых – невозможность взыскания или возврата долгов, отраженных в пассиве баланса компании-должника.
Такие долги, нереальные ко взысканию, нужно закрыть путем списания.
Отметим, что статья 266 НК РФ – не о кредиторской, а о дебиторской задолженности. Именно ее в конце года налогоплательщики обязаны проверить на безнадежность. Однако очевидно, что некоторые пункты приведенного перечня безнадежной дебиторской задолженности (издание акта госоргана или процесс ликвидации) не могут не затронуть и кредиторскую задолженность. По этой причине рекомендуем включить в учетную политику такой текст:
7.3. Критериями отнесения кредиторской задолженности к невостребованной (просроченной) считать:
- истечение срока исковой давности после окончания срока выполнения обязательств;
- прекращение обязательства невозможностью исполнения;
- издание акта органа государственной власти о прекращении обязательства;
- смерть (ликвидация) контрагента.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Наша организация относится к малым предприятиям и не создает резерв по сомнительным долгам. Как в этом случае мы может списать дебиторскую задолженность?
Ответ: С этой целью может использоваться 91 счет субсчет «Прочие расходы». Проводка будет такой же, какую крупные компании используют для списания остатка долга, который не покрыл созданный резерв.
Вопрос: Срок давности по задолженности контрагента менее трех лет, однако должник уже ликвидировался. В этом случае списать задолженность уже можно или нужно ждать 3 года?
Ответ: Нет, 3 года ждать не нужно. Если у организации есть документы, подтверждающие, что должник ликвидирован, то для списания задолженности ждать 3 года не потребуется. Это можно сделать и раньше трехлетнего срока.
Отражение списания дебиторской задолженности в бухгалтерском учете
Если Организация создавала резерв по сомнительным долгам, то в этом случае списывается задолженность следующей проводкой:
Если же резерв не создавался или его величины недостаточно, то дебиторская задолженность списывается сразу на прочие расходы с помощью следующей проводкой (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»):
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы», Кредит 62 (71, 73, 76…) — отнесена на финансовые результаты дебиторская задолженность (задолженность, не покрытая резервом).
Делать такие проводки следует в том отчетном периоде, когда взыскать задолженность становится нереально.
Например, когда истек срок ее исковой давности, произошли иные обстоятельства. При этом дата списания не обязательно должна совпадать с датой наступления данных обстоятельств. Главное, чтобы задолженность была отнесена на расходы к моменту составления бухгалтерской отчетности.
Таким образом, в бухучете дебиторская задолженность списывается за счет созданного резерва по сомнительным долгам.
Списание долга при не зависящих от сторон обстоятельствах: нюансы
Долг может быть аннулирован, то есть признан безнадежным:
- В силу фактических обстоятельств, мешающих исполнению обязательств по договору, на которые ни одна из сторон повлиять не может (п. 1 ст. 416 ГК РФ).
Как правило, речь идет о форс-мажорных обстоятельствах — стихийных бедствиях, техногенных катастрофах.
Наступление таких обстоятельств может быть подтверждено официальным заключением МЧС или другого органа власти (письмо Минфина от 02.07.2009 № 03-02-07/1-336).
- В силу издания органами власти акта, положения которого делают невозможным исполнение обязательств дебитором — это также рассматривается как обстоятельство, не зависящее от воли сторон договора.
Типичный пример — отзыв банковской лицензии у кредитно-финансовой организации, которая была гарантом дебитора по сделке (в то время как должник со своей стороны сумел законно обосновать невозможность погашения долга самостоятельно).
При признании соответствующего нормативного акта утратившим силу обязательство кредитора вновь становится актуальным и подлежит исполнению, если иное не установлено соглашением между ним и кредитором.
Как списать задолженность, если организация ликвидирована, но об этом узнали позже
Как поступить, если организация-кредитор узнала о ликвидации должника не сразу после внесения записи об этом в ЕГРЮЛ, а спустя некоторое время, при этом продолжала учитывать дебиторку от этого должника? В этой ситуации специалисты Минфина советуют следовать правилам исправления искажений, относящихся к прошлым налоговым периодам (п. 1 ст. 54 НК РФ).
Налогоплательщик, допустивший ошибки, которые привели к излишней уплате налога в предыдущем налоговом (отчетном) периоде, имеет право скорректировать налоговую базу за тот период, когда выявлены эти ошибки. Это значит, что не учтенную вовремя (на дату внесения записи о ликвидации должника в ЕГРЮЛ) в налоговых расходах безнадежную дебиторку можно списывать в расходы в периоде ее обнаружения.
Пошаговая инструкция по прекращению деятельности хозяйственного общества содержится в ст. ст. 61–65 ГК РФ. Правила детализируются положениями закона 14-ФЗ от 08.02.98. Обязательным условием закрытия компании признается нулевой ликвидационный баланс. Фирма должна погасить кредиторские требования и распределить оставшиеся активы.
Правовая база операций по списанию представлена:
Правила бухгалтерского учета дополняет обширная судебная практика. Так, коллегиями ФАС Московского, Уральского, Волго-Вятского и Центрального округов неоднократно подтверждалось право участников оборота на списание просроченной «дебиторки» во внереализационные затраты. Ключевыми условиями служители Фемиды признавали истечение срока давности либо иное подтверждение нереальности взыскания (постановления № КА-А40/8894-05 от 15.09.15, № Ф09-1748/05-С7 от 04.05.05, № А28-2208/03-102/23 от 03.06.03).
Альтернативным способом решения вопроса с «дебиторкой» является цессия. Фирма вправе заключить договор уступки имущественных прав с заинтересованным лицом. Согласие должника на сделку получать не нужно. В роли нового кредитора традиционно выступают коллекторские объединения. Отношения регулируются статьями 388–390 ГК РФ.
Понятие ликвидации должника
В соответствии со ст. 61 ГК РФ, под ликвидацией юридического лица понимается прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам за исключением случаев, предусмотренных законом.
Это значит, что при ликвидации компании она исключается из Единого государственного реестра юридических лиц. И все ее долги «сгорают». То есть теперь ни она никому, ни ей никто и ничего не должны.
Ликвидация может быть добровольной и принудительной. Разница между ними довольна существенна: при добровольной ликвидации компания сама решает прекратить свою деятельность, а при принудительной ее к этому обязывают контролирующие органы и суд.
Решение о добровольной ликвидации может быть принято:
- При слиянии одной компании с другой. В этом случае две компании в результате слияния прекращают свою деятельность и регистрируется новая.
- При поглощении одной компанией другой: одна компания прекращает свою деятельность и все свое имущество (в том числе долги) передает другой.
- Если при окончании второго года деятельности (или любого последующего) стоимость чистых активов компании (разницы между активами и обязательствами) будет меньше, чем размер уставного капитала (добровольное банкротство по инициативе руководителя фирмы).
- Если руководство решило прекратить деятельность компании. Например, фирма признана убыточной и собственники решили ее закрыть, потому что не видят перспектив развития.
Однако ликвидация может быть не только добровольной, но и вынужденной.
Какие нужно оформлять документы
Чтобы провести списание согласно букве закона, следует обратиться к Положению ведения бухгалтерского учета. Основываясь на п. 77, необходимо подготовить следующие документы:
- Приказ руководящего лица о проведении списания.
- Отчет о проведенной инвентаризации.
- Письменное обоснование необходимости списать задолженность.
Кроме того, чтобы не вызвать вопросов у контролирующих органов, необходимо представить документы, которые могут объяснить экономическую обоснованность проведения процедуры. К ним относятся:
- Иск должнику, если таковой предъявлялся.
- Судебное решение о невозможности удовлетворить исковые требования.
- Постановление ФССП о возврате исполнительного листа в связи с мотивированным отказом в его исполнении.
Будет нелишним поднять еще ряд документов, которые могут дать обоснование проведения списания (как правило, это первичная документация, которая доказывает, что срок давности уже истек):
- Накладные на поставленный товар, акты о выполненных работах и пр.
- Справка из ЕГРЮЛ об исключении должника из перечня юридических лиц.
- Судебное решение о признании должник банкротом.
- Судебное решение о том, что оформленная сделка признается недействительной, а полученная прибыль должна быть взыскана в бюджет.
Как списываются долги по кредиту и дебиту при ликвидации должников
Дебиторская задолженность – сумма средств, которую физические и (или) юридические лица должны компании.
Правила проводки списания дебиторской задолженности в связи с ликвидацией должника определяются положениями Налогового и Гражданского кодексов Российской Федерации, а также Приказом Министерства Финансов № 34 от 1998 года о ведении бухгалтерского учета.
Так, законодательство запрещает закрывать дебиторку по собственному желанию и инициативе без имеющихся на то законных оснований (перечислены в ст. 266 Налогового кодекса).
В свою очередь, кредиторская задолженность – это средства, которые компания должна иным лицам. Вопрос о ее списании регламентируется теми же нормативно-правовыми актами, что перечислены выше.
Для начала организации, которая решила списать «дебиторку» нужно проверить контрагента в ЕГРЮЛ. Если в реестре есть запись о его ликвидации, то в том периоде, когда он был ликвидирован можно списать задолженность. Если информация по ликвидации должника получена много позже, то списание выполнить тоже можно, но уже в том периоде, когда этот факт организацией был установлен.
Если в выписке из ЕГРЮЛ содержится информация, что должник на стадии ликвидации, то нужно постараться ему воспрепятствовать, так как пока должник не закрылся, вероятность взыскания с него средств существует. Для начала ему нужно направить заявление, в котором будет указана просьба о включении долга в реестр требований кредиторов. Направить заявление можно по адресу, указанному в сообщении о ликвидации. Можно также обратиться в суд и сообщить, что у ликвидируемой организации имеется долг, но это потребуется подтвердить документами, что в нашем случае не совсем подходит.
Важно! У налогового органа есть право исключить недействующую компанию из ЕГРЮЛ. Под недействующими понимаются компании, не представляющие отчеты и не производящие перечисления по расчетному счету 12 месяцев.
Если контрагент – должник исключен из реестра, то долг признается безнадежным. Такое исключение приравнивается к ликвидации, но только если соответствующая запись сделана после 01.09.2014 года (статья 64.2 ГК РФ).