Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовые войны: работник не должен возвращать необоснованно полученные отпускные». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В статье 137 Трудового кодекса говорится, что работодатель может удержать с работника при увольнении излишне выплаченные ему отпускные. Подразумевается, что он увольняется до конца того рабочего года, в счет которого уже получил оплачиваемый отпуск.
Удержать можно из окончательного расчета
Компания может удержать излишнюю сумму ранее выплаченных отпускных из заработной платы, выдаваемой сотруднику при увольнении. Такое право ей дает ст. 137 ТК РФ. Правда, в этой же статье прописаны ситуации, когда организация не имеет права удерживать у работника «лишние» отпускные (например, если увольнение происходит вследствие сокращения штата или ликвидации компании).
Следует учитывать и то, что размер удержаний ограничен. Так, согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. То есть работодатель сможет удержать лишь ту часть лишних отпускных, которая укладывается в 20% лимит. Чтобы удержать лишние отпускные из «увольнительных» выплат, согласие работника не требуется.
Кстати, размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852).
Нужно ли корректировать налоги?
Суммы ранее выплаченных работнику отпускных компания включала в доходы, учитываемые при налогообложении прибыли, удерживала с них НДФЛ и начисляла страховые взносы. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Нужно ли их скорректировать?
Долг работника за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен с нарушением закона, а потому, что сотрудник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпуск. Следовательно, на момент предоставления отпуска авансом сумма отпускных была выплачена на законных основаниях. Таким образом, нельзя говорить о наличии ошибки. А раз так, то и вносить исправления в налоговый учет того периода не нужно.
Зато суммы, удержанные в счет погашения долга (или оплаченных работником сумм), следует включить в налогооблагаемый доход. Такие разъяснения даны в письмах Минфина РФ от 03.12.2009 № 03-03-05/224, УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467@.
Что касается страховых взносов, то удержанные (возвращенные сотрудником) суммы отпускных должны уменьшить базу по страховым взносам текущего отчетного периода. Ведь начисление отпускных за «авансовый» отпуск не является ошибкой в исчислении базы, относящейся к прошлому отчетному периоду, в котором была авансом начислена сумма указанных отпускных. Поэтому не нужно вносить изменения в расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды. И чиновники это подтверждают (см. письмо Минздравсоцразвития РФ от 28.05.2010 № 1376-19).
С НДФЛ ситуация обстоит примерно так же. Компании не нужно пересчитывать доход в периоде, когда работнику были выплачены отпускные авансом. Ведь при получении им дохода в виде оплаты труда датой его фактического получения дохода признается последний день месяца, за который доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК). Поэтому в момент выплаты отпускных, организация правильно удержала и перечислила в бюджет НДФЛ со всей суммы начисленных и полученных сотрудником в данном отчетном периоде отпускных.
Тем не менее корректировка облагаемого дохода произойдет. Но только не «задним» числом, а в момент увольнения. На сумму НДФЛ, ранее удержанного с неотработанных отпускных, компании нужно уменьшить НДФЛ, исчисленный с выплат при увольнении. То есть уплате в бюджет подлежит разница между НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных.
Если «увольнительных» выплат оказалось недостаточно для удержания долга и работник добровольно возмещает задолженность, то он должен внести в кассу сумму долга за минусом приходящегося на него НДФЛ. Рекомендуем в этой ситуации оформить заявление работника на имя руководителя организации с согласием возвратить излишне удержанные суммы НДФЛ с не полученного им дохода (п. 1 ст. 231 НК РФ).
Ответы на вопросы читателей
? Вопрос 1 от Владимира: Могут ли из моей зарплаты удержать переплату за отпуск авансом без моего согласия? Или я должен сначала согласиться в письменном виде?
Ответ: Да, работодатель может произвести удержание, вашего согласия для этого не требуется. Но удерживаемый сумма не должна превышать 20% от расчета, полагающегося к выплате при увольнении (после вычета НДФЛ). Работодатель не имеет законного права самовольно удерживать более 20%.
? Вопрос 2 от Анны Николаевны: При увольнении удержали с работника отпускные за отдых, использованный авансом, в размере 20% от суммы расчета к выплате. Но этого не достаточно, сотрудник остался нам должен. Как вернуть деньги? Есть ли смысл подавать в суд? подскажите статью закона, на которую можно опираться.
Ответ: Смысла обращаться в суд, обычно такие дела работодатели проигрывают. Законодательство не содержит положений, позволяющих законно вернуть переплату за отпуск. Единственный способ для возврата — это уговорить уволенного добровольно вернуть деньги организации.
? Вопрос 3 от Семена: Я принят на работу 10 января 2020 года, а уволен 18 июля 2020 в связи с сокращением, за это время отгулял 28 дней отпуска. Работодатель хочет удержать лишние отпускные с меня. Имеет ли он на это право?
Ответ: Нет, если официальное основание для расторжения трудового договора — это сокращение (п.2 ст.81 ТК РФ), то удержание не допускается.
Если у вас есть вопросы по данной теме, задайте их в форме комментария ниже, и мы в ближайшее время ответим на них.
Расчет размера удержания
Расчет размера удержаний производится по следующей формуле: сумма отработанных отпускных = среднедневной заработок сотрудниках х количество неотработанных дней отпуска.
Средний заработок для расчета отпускных считают согласно Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 9221.
Сумма удержаний не должна превышать 20 процентов при каждой выплате заработной платы, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 процентов (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Закон не позволяет работодателю удерживать 50 процентов зарплаты сотрудника за неотработанные дни отпуска. Значит, размер удержаний составит не более 20 процентов от суммы, причитающейся к выплате. Указанные 20 процентов исчисляют из зарплаты, оставшейся после удержания НДФЛ.
Например, работнику были начислены отпускные за 28 дней 44 517,20 руб., с них удержали НДФЛ в размере 5787,23 руб. (44 517,20 руб. x 13%).
Отпускные Сергею рассчитали исходя из среднего заработка в 1589,90 руб. Сумма неотработанных отпускных за 14 дней составила 22 258,60 руб. (1589,90 руб. x 14 дн.).
На день увольнения к выплате работнику на руки причитается заработная плата в размере 42 000 руб. Удержать с работника при расчете организация может только 8400 руб. (42 000 руб. x 20%).
Чтобы удержать эту сумму, должен быть издан приказ в произвольной форме. В нем указывают Ф. И.О. и должность работника, количество отработанного им времени в рабочем году и число календарных дней отпуска, использованных авансом. Работника знакомят с приказом под роспись.
Удерживая суммы за неотработанные дни отпуска, работодатель не обязан получать согласие работника Если размер задолженности превышает сумму, которую работодатель вправе удержать, работодатель может предложить сотруднику погасить остаток добровольно. Если он согласится полностью вернуть долг, работодатель может попросить у него заявление о перечислении средств на счет работодателя. Тогда из зарплаты можно вычесть всю сумму без учета 20-процентного ограничения. Это не удержание, а распоряжение работника своей заработной платой.
Выплачивая отпускные, работодатель удерживает НДФЛ со всей суммы. Если из зарплаты сотрудника вычитают неотработанные отпускные или он добровольно их возвращает, то получается, что из дохода работника удержали НДФЛ в большей сумме. Ведь работник не получил доход, с которого удержан налог. Так как «незаработанные» отпускные сотрудник получил по закону, он имеет право на возврат излишне уплаченного НДФЛ. На эту сумму уменьшают налог, рассчитанный с последней выплаты работнику.
Работник увольняется: как вернуть переплату по отпускным
Для расчета суммы отпускных за неотработанный рабочий год не нужно определять новую «среднюю» на время увольнения. В расчете принимает участие «средняя», по которой были рассчитаны отпускные на момент их предоставления. К условиям приведенной ситуации прибавим суммовые значения и рассмотрим это на примере.
Пример 1. Увольняется работник 11 августа 2020 г. Отпуск 24 к. дн. (26.05.2020 г. — 19.06.2020 г.) за период работы с 17 октября 2019 г. по 16.10.2020 г. был ему предоставлен в мае 2020 года. Сумма отпускных составила 4421,04 грн. Среднедневной заработок для начисления отпускных составил 184,21 грн.
Из вышеприведенного расчета видно, что работник использовал лишние 4 дня ежегодного отпуска.
Рассчитаем их суммовое значение на момент увольнения. Для этого «старый» среднемесячный заработок умножим на количество лишних дней ежегодного отпуска: 4 к. дн. х 184,21 грн = 736,84 грн.
Разобраться с заполнением ЕСВ-отчета поможет пример 2. Воспользуемся условиями приведенной ситуации и дополним ее необходимой информацией.
Пример 2. Расторжение трудовых отношений с работником (по собственному желанию) состоялось 11.08.2020 г. В отпуске он был с 26.05.2020 г. по 19.06.2020 г. Отпускные за 24 дня в сумме 4421,04 грн (1105,26 грн — за 6 дней мая, 3315,78 грн — за 18 дней июня) начислены и отражены в Отчете по ЕСВ в мае 2020 года.
В июне 2020 года ему начислена заработная плата за 6 рабочих дней в сумме 1526,10 грн.
На момент увольнения работника выплату в сумме 736,84 грн (сумма ЕСВ — 162,10 грн) за неотработанные 4 дня отпуска нужно сторнировать. Заработная плата за 7 дней августа составляет 1780,45 грн (сумма ЕСВ — 391,70 грн).
Перерасчет суммы отпускных также отражают в Налоговом расчете по форме № 1ДФ. И здесь сразу успокоим: для ситуации, которая нами рассматривается, никаких нюансов заполнения данной формы не будет.
Перечисленные (удержанные) отпускные, суммы удержанных и перечисленных с них НДФЛ и ВС отражаем в Налоговом расчете № 1ДФ вместе с зарплатными данными в том периоде, в котором проведен такой перерасчет. Поскольку учетным периодом этого отчета является квартал, то и удержанные отпускные «лягут» на зарплату, которая начислена работнику до его увольнения, во втором квартале 2020 года.
Расчет и учет удержания платы за неотработанные дни отпуска при увольнении
А. В. Остров работал в ООО «Василек» с 1 декабря 2015 г. Его рабочий год должен был продлиться до 20 ноября 2016 г. В указанном периоде ему предоставлялся отпуск длительностью 28 дней. Средний заработок работника составил 230 руб. Но А. В. Остров уволился 30.06.2016. Производится калькуляция суммы, которую нужно удержать.
| Данные для калькуляции | Подсчеты |
| Число дней отпуска — 28;
количество месяцев в году — 12; число неотработанных месяцев уволенного — 5 |
Неотработанное время отпуска (по дням):
28 / 12 (месяцев) = 2,3 дня; 2,3 (дня) * 5 (число неотработанных месяцев) = 11 дней (с округлением) |
| Неотработанная часть отпуска — 11 дней;
средний заработок — 230 руб. |
Сумма удержания:
11 дней * 230 руб. = 2 530 руб. |
Получается, что уволенный не отработал 5 месяцев. Это значит, что ему выплатили лишнюю сумму отпускных, которую следует вернуть в кассу ООО «Василек». Итак, ООО «Василек» удержало 2 530 руб. из суммы зарплаты, выплаченной увольняемому А. В. Острову при расчете в последний день работы.
П. В. Смирнов работал в ООО «Зорька» с 15.01.2016. Отпуск ему оформляли с 15.07.2016 сроком на 12 дней. После отпуска П. В. Смирнов проработал до августа и уволился по соглашению сторон 15.08.2016. Таким образом, он не доработал до конца рабочего года 5 месяцев.
Удержание суммы излишне выплаченных отпускных при увольнении работника.
Работодатель может предоставить своему сотруднику оплачиваемый отпуск авансом. Это его право. Однако, поступая таким образом, нужно понимать и оценивать правильно все риски.
Возможна ситуация, что работник не отработает позже положенное время за использованный отпуск и напишет заявление об увольнении по собственному желанию.
Работодатель обязан будет принять заявление и уволить сотрудника по п.3 ст.77 ТК РФ. При этом излишне выплаченные отпускные придется либо прощать, либо пытаться вернуть.
По закону удержание отпускных из расчета при увольнении возможно, но только в пределах 20% от начисленной работнику суммы (ст.138 ТК РФ).
Если этих 20% не достаточно для возврата переплаты по отпускным, то остаток нужно требовать с работника, чтобы он его вернул сам.
Можно предложить работнику внести остаток в кассу организации добровольно.
При этом заставить сотрудника это сделать запрещено по закону.
Руководству придется либо договариваться с сотрудником о добровольном возврате денежных средств, либо простить долг, либо пытаться вернуть его через суд.
Работодатель не обязан удерживать из расчета при увольнении переплату за отпуск авансом.
Это его право по ст.138 ТК РФ, а не обязанность.
Если руководство хочет простить работнику этот долг, то это его полное право.
Существуют некоторые ограничения по удержанию из заработной платы, они прописаны в ст.137 ТК РФ.
В частности, нельзя удерживать переплату отпускных в случае, если расторжение трудовых отношений оформляется по основанию из Трудового кодекса РФ:
- п.8 ст.77 – отказ от перевода на другую работу по медицинскому заключению;
- п.1 ст.81 – ликвидация фирмы;
- п.2 ст.81 – сокращение штата или численности;
- п.4 ст.81 – смена собственника организации (применимо для руководящего персонала);
- п.1 ст.83 – призыв в армию;
- п.2 ст.83 – восстановление ранее уволенного незаконно работника;
- п.5 ст.83 – признание человека не способным к труду по медицинским показаниям;
- п.6 ст.83 – смерть одной из сторон трудовых отношений;
- п.7 ст.83 – чрезвычайные обстоятельства.
Если увольнение оформляется по указанным выше основаниям, то работодатель не имеет права удерживать что-либо из расчета сотрудника, в том числе и 20%.
Во-первых, 20% от суммы начисленного расчета при увольнении можно удержать совершенно законно на основании ст.138 Трудового кодекса.
При этом не нужно получать согласие увольняющегося, но рекомендуется оформить приказ об удержании.
Исключением являются случаи прекращения трудовых отношений, перечисленные выше.
Возможно, этих 20% будет достаточно, чтобы перекрыть суммы излишне выплаченных отпускных за отпуск, отгулянный авансом.
Если же это не так, то вернуть остаток переплаты с работника можно следующими законными путями:
- Предложить работнику внести необходимую сумму в кассу организации или перечислить ее на расчетный счет.
- Обратиться в судебные органы при отказе сотрудника осуществить добровольный возврат.
Других законных способов у работодателя нет.
Удерживать свыше 20% с увольнительного расчета у работодателя нет права.
Удержание 20% в счет излишне выплаченных отпускных производится в день расчета с увольняемым сотрудником – последний рабочий день перед уходом.
В этот же день сотруднику выдаются все документы, заполняется трудовая книжка, выплачиваются увольнительные.
Прежде, чем удерживать 20%, необходимо определить, чему равна сумма переплаты на дату увольнения.
Чтобы произвести расчет излишне выплаченной суммы, которую нужно удержать при увольнении, необходимо выполнить следующие действия:
- Шаг 1. Рассчитать отпускной стаж сотрудника – общий период работы, дающий право на ежегодный отпуск у данного работодателя.
- Шаг 2. Посчитать количество положенных дней отдыха за этот период.
- Шаг 3. Посчитать количество уже использованных дней на дату увольнения.
- Шаг 4. Установить число дней отпуска, предоставленных авансом (отнять из использованных дней общую продолжительность за все время работы).
- Шаг 5. Посчитать средний заработок на дату оформления последнего отпуска, предоставленного авансом.
- Шаг 6. Умножить полученный среднедневной заработок на количество излишне отгулянных дней отпуска.
В итоге получается та сумма переплаты, которая подлежит возврату.
Гражданин не должен возмещать работодателю излишне вплаченные отпускные за отпуск, предоставленный авансом, если он увольняется до завершения соответствующего рабочего года по основаниям, упомянутым в статье 137 ТК РФ.
Когда нельзя удержать отпускные, выданные авансом, при увольнении:
| Основание увольнения | Статья ТК РФ |
| Работник отказался от перевода на иную работу, если необходимость такого перевода обусловлена требованиями медицинского заключения. | п.8 ст.77 |
| Предприятие окончательно закрылось (как вариант, частный предприниматель официально прекратил деятельность). | п.1 ст.81 |
| Штат наемных сотрудников подвергся сокращению. | п.2 ст.81 |
| Собственник организации-работодателя сменился. | п.4 ст.81 |
| Работника призвали на срочную армейскую службу. | п.1 ст.83 |
| На должности, занимаемой гражданином, восстановили предыдущего работника. | п.2 ст.83 |
| Сотрудник признан нетрудоспособным по сведениям медицинского заключения. | п.5 ст.83 |
| Смерть работодателя-физлица или наемного работника. | п.6 ст.83 |
| Возникли чрезвычайные обстоятельства, что воспрепятствовало дальнейшему осуществлению трудовой деятельности (катастрофа, война, серьезная авария, стихийное бедствие). Примечательно, что такие обстоятельства должны иметь официальное подтверждение. | п.7 ст.83 |
Если обстоятельства, перечисленные выше, отсутствуют при увольнении данного сотрудника, работодатель вправе удержать с него компенсацию отпускных, выплаченных авансом.
Первый вариант – работник добровольно возвращает средства.
Второй вариант – работодатель удерживает 20% с расчета, недостающую сумму взыскивает через суд (при отказе работника от добровольного погашения).
Возврат излишне выплаченной зарплаты
20.03.2018
В организациях иногда происходит так, что сотрудник получает излишнюю сумму по заработной плате. Это одиночные случаи, которые никаким образом не должны стать закономерностью.
И не важно, по какой причине возникла переплата денежных средств: по вине самого сотрудника, по ошибке бухгалтера, из-за каких-нибудь технических накладок, по случаю увольнения, отпуска, предоставленного авансом или других.
При большинстве таких обстоятельств работник идёт навстречу работодателю и разрешает сделать возврат излишне выплаченной зарплаты.
Конечно, можно попытаться следовать законодательным документам и по несколько раз проверять точность всех расчётов, но никто не даст гарантии, что не произойдёт случайный сбой на каком-то этапе. Для начала стоит рассмотреть все варианты исправления ошибки и возврата средств.
Приказ на увольнение с возвратом отпускных
Указанные контировки уместны для пользования организациями, которые не создавали оценочное обязательство на платежи по отпускным. Счет по затратам используется тот же, что и для фиксирования зачисленных ранее отпускных. Начисление за счет оценочного обязательства отображается так: ДТ 96, субсч. «Оценочное обязательство по отпускным», КТ 70 (сторнирование отпускных за неотработанный период). Скорректированные записи производятся по бухгалтерской справке. Что делать, если сотрудник не согласен возвращать переплаченную сумму? Трудовым кодексом (ст. 137) предусмотрен возврат избыточных выплат путем добровольного внесения работником необходимой денежной суммы в кассу.
Если уволенный сотрудник этого не сделает, работодатель сможет востребовать с него образовавшийся долг только через суд. Судебная же практика по вопросу взыскания с сотрудника долга из-за невозможности произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении очень противоречива.
Распоряжение на возврат на отпуск при увольнении работника
Как показывает в настоящее время практика, многие работодатели включают выплату материального пособия в условия, заключаемого с принимающимся сотрудником трудового договора. В договоре конкретно прописываются основания, при наличии которых возможно получение денежной помощи. Обратимся к нормам трудового законодательства России (ТК РФ). Статьей 129 ТК РФ, кроме заработной платы в оплату труда работников включают стимулирующие работу выплаты в виде различных доплат, надбавок, премий и других поощрений. Получается, что если трудовым соглашением или другими правовыми актами, действующими в организации, оговорена выплата денежной помощи за определённые периоды: поквартально или в конце года, часто применяющаяся на предприятиях практика выплат материальной помощи, приуроченной к ежегодному отпуску для оздоровления своих сотрудников, такую выплату можно считать составной частью заработной платы.
А вот уже в том случае, когда человек пишет заявление по собственному желанию на увольнение и при расчете получает компенсацию за неиспользованный отпуск, выплата материальной помощи, которую он получил бы, идя в отпуск, опять-таки на усмотрение администрации и норм, прописанных в локальных документах предприятия. Правомерным будет получение увольняющимся работником материальной помощи прямо пропорционально отработанному на предприятии сроку. Так, например, если за 28 дней отпуска положена материальная помощь в сумме 4000 рублей, то, если при увольнении у него остается 14 дней положенного отпуска, денежную помощь можно выплатить в сумме 2000 рублей.
Налоговые особенности
Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.
С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.
При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.
Когда появляются неотработанные отпускные
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации каждый человек по приходу на новое рабочее место вправе взять отпуск через 6 месяцев после трудоустройства. Бывает, что отпуск предоставляется раньше чем через полгода, например, на основании 122 статьи Трудового кодекса Российской Федерации или же по соглашению сторон трудового договора.
Случаются такие ситуации, когда работодатель по истечении полугода работы предоставляет сотруднику отпуск, который составляет 28 оплачиваемых дней. То есть работодатель дает авансом выплату из бюджета за последующие полгода, ведь сумма выплат по отпускному периоду рассчитывается на основе заработной платы, которая должна поступить на счет наемного лица в течение рабочего года.
Пример:
Студент экономического института А. С. Нестеров после выпуска устроился в бухгалтерский отдел ООО «Ромашки» 1 ноября 2020 года. Право на отпуск у него возникло в мае 2020 года, и он решил использовать его.
Во время отпускного периода ему предложили выгодное рабочее место, в результате чего во время отдыха он написал заявление об увольнении. Получается, что Нестеров не отработал полный отпуск, то есть вместо 28 календарных дней периода отдыха, он заработал всего лишь 14 дней.
Таким образом, у Нестерова образовалась задолженность перед предприятием за 14 дней оплаченного отдыха.
- Когда сотрудник увольняется, работодатель обязан выплатить ему денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска. Или по договоренности работник может взять неиспользованный отпуск непосредственно перед увольнением.
- Если с даты, когда сотрудник начал работать или когда начался его очередной рабочий год, прошло 11 месяцев, он может получить отпуск за год целиком.
- Трудовой кодекс запрещает не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд.
- Иногда работники не помнят, сколько дней отпуска они уже использовали. Эту информацию можно узнать из личной карточки сотрудника, графика отпусков или уведомления о предстоящем отпуске.
- Если при увольнении работодатель не предоставил компенсацию за все неиспользованные отпуска, ее можно взыскать в судебном порядке.
Задолженность погашена в последний день работы
Никаких исправлений в периоде предоставления отпуска делать не нужно. Корректировка налогов и взносов производится в периоде увольнения.
НДФЛ. В момент выплаты отпускных за отпуск, предоставляемый авансом, работодатель уже удержал НДФЛ.
Если работник увольняется в том же налоговом периоде, когда получил отпускные, налоговый агент вправе произвести зачет излишне удержанного НДФЛ.
Исчисление НДФЛ с таких доходов производится нарастающим итогом с начала года. Сумма налога, подлежащая уплате за текущий месяц, определяется как разность между суммой начисленного и уплаченного НДФЛ с начала налогового периода.
Если в предшествующие месяцы в расчеты закралась ошибка, например НДФЛ удержан и перечислен в большей сумме, она может быть исправлена в текущем месяце — сумма НДФЛ, подлежащего уплате, уменьшается на величину допущенной ранее переплаты (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Пунктом 2 ст. 226 НК РФ установлено, что исчисление сумм и уплата налога производятся в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является налоговый агент, с зачетом ранее удержанных сумм налога. Из этого правила есть исключения, но ситуация с авансовым отпуском к их числу не относится.
Если работник увольняется в другом налоговом периоде или суммы удержанного НДФЛ с начислений под расчет недостаточно для зачета, следует провести процедуру возврата НДФЛ, установленную ст. 231 НК РФ.
Подробнее о порядке возврата излишне удержанного НДФЛ читайте в статье «Возврат излишне удержанного НДФЛ» (электронный журнал «Зарплата», 2011, N 4).
Таким образом, удержанные (возвращенные сотрудником) из заработной платы суммы отпускных уменьшают базу по страховым взносам текущего отчетного периода и не признаются ошибкой в исчислении базы, относящейся к прошлому отчетному периоду, в котором была авансом начислена сумма указанных отпускных.
Если при окончательном расчете с работником образовалась отрицательная сумма доначислений, работодателю придется скорректировать сведения в формах:
- СЗВ-6-1 (утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п);
- СЗВ-6-2 (в ред. Постановления Правления ПФР от 07.07.2010 N 166п).
Отчетные формы, скорректированные за период, когда сотруднику был предоставлен отпуск авансом, работодатель будет сдавать в ПФР вместе со сведениями за отчетный период, в котором он удержал отпускные за неотработанные дни отпуска.
При этом сумма начисленных за отчетный период взносов, указанная в форме АДВ-6-2 (в ред. Постановления Правления ПФР от 24.03.2011 N 59п), должна совпадать с показателем, приведенным в форме РСВ-1 ПФР.
Ошибка: Работодатель произвел удержания излишне выплаченных отпускных, не учитывая тот факт, что ранее с пособия были уже удержаны НДФЛ и страховые взносы.
Комментарий: Сумма удержания излишне выплаченных отпускных должна соответствовать по размеру отпускному пособию, перечисленному работнику. То есть, если с учетом удержания НДФЛ и страховых взносов работник получил, к примеру, 25 тысяч рублей, нельзя удерживать с увольнительных выплат больше чем 25 тысяч.
Ошибка: При проведении расчета суммы к удержанию за неотработанный отпуск наниматель не учитывал последний месяц работы, тогда как отработано сотрудником было 17 дней.
Комментарий: В том случае, если в последнем месяце отработано менее половины дней, данный месяц можно не учитывать. Но если отработано более половины месяца, придется включить его в расчет.