Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как писать объяснительную на работе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.
Можно ли отказаться писать объяснительную
Конституция РФ позволяет не давать показания против себя. И это касается не только преступлений и административных правонарушений. Тот же принцип применим и к трудовому законодательству.
Если человек считает необходимым оправдать себя, он может использовать для этой цели любые юридические методы и приводить любые пояснительные аргументы.
В том случае, когда работник полагает, что его пояснения могут ему навредить или он вовсе не имеет к этому желания, то он не обязан писать объяснительную записку.
Последствия отказа от составления объяснительной. Работник имеет право отказать писать объяснительную на любом этапе. Но вот не возникнет ли вопрос, что сотрудник что-то скрывает? Руководитель в первую очередь подумает о том, что работник всё же виновен. Ведь объяснений не поступало. В любом случае, право на защиту и объективный процесс предоставляется работнику.
Это можно истолковать так, как если бы сотрудник совершил серьезный проступок специально. И наказание в этом случае может быть более суровым, чем когда преступление было совершено правильно и без злого умысла.
Работники должны понимать, что их работодатели не могут знать, что с ними происходит, пока они не говорят об этом. Объяснительный документ — одна из форм этого исключения. Это официально, не всегда приятно и часто заканчивается назначением дисциплинарных мер. Однако серьезность этих мер зависит от предоставленных причин. И разница здесь от устного замечания до понижения в должности или увольнения.
Когда могут уволить? Уволить сотрудника за отказ написать объяснительную записку невозможно. Такие работники могут быть уволены или наказаны только за сам проступок, иными словами, за неисполнение или некорректное исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. И сотрудник не обязан писать объяснительную записку. Но тем не менее, наказания за тот или иной проступок не избежать.
Для чего пишут объяснительную записку
Писать объяснительную записку человеку приходится не потому, что адресат активно интересуется происходящими в жизни автора событиями. Изложение обстоятельств происшествия с точки зрения его участника – это возможность принять справедливое решение. Поводом для написания объяснительной записки чаще всего являются негативные события: опоздание на работу, пропуск занятий в школе, невыполненное поручение и т.п.
В случаях, когда виновнику грозит серьезное наказание – например, увольнение или дисциплинарное взыскание, — объяснительная записка может стать поводом для отмены санкций или, напротив, будет подтверждающим документом.
Иногда объяснения становятся аргументом сторон в суде, они могут обезопасить работника или работодателя от ответственности или стать доказательством.
Как правильно написать объяснительную, разъяснительную записку, чтобы не наказали: советы
Избежать наказания за нарушение поможет правильно составленная объяснительная.
ВАЖНО: Существует мнение, что работник, который пишет «объяснительную» записку, уже соглашается с тем, что в дальнейшем его обвинят в произошедшем. Но если написать «пояснительную» или «разъяснительную» — он будет признан невиновным. Это заблуждение, поэтому не стоит придумывать новые названия для объяснительной записки, а лучше грамотно составить ее текст.
Успех объяснительной записки зависит от точности соблюдения таких правил:
- Информация должна четко и кратко объяснять ситуацию.
- Стиль записки должен быть деловым. Неуместны в тексте объяснительной витиеватые фразы, красноречивые обороты.
- Ни в коем случае нельзя пытаться переложить свою вину на другого работника или скрыть значимые факты.
- В конце повествования будут уместны извинения и обещания впредь быть внимательнее.
- Следует использовать для написания объяснительной чистый лист, писать разборчиво и аккуратно.
На чье имя пишется объяснительная записка?
Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.
Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.
Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.
Реквизиты объяснительной записки
Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.
Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.
Пояснительная о неявке на экзамен
Декану факультета политологии
ИУВО им. Александрова
Сергиенко Н.В.
от студента 4 курса гр. 46
Потапова Леонида Антоновича
Объяснительная записка
Я, Потапов Л.А. не явился 18.01.22 г. на экзамен по политическому анализу, т.к. уехал на время подготовки к экзамену на дачу к однокурснику Соловьеву А.И. в деревне Апанасовка и не смог вернуться к моменту начала экзамена. Это произошло из-за перекрытого автомобильного движения ввиду сильных снежных заносов. 16-17 января сильно испортились погодные условия, но я рассчитывал, что дорогу успеют расчистить, поверив словам местных жителей. Но к вечеру 17-го января дорога так и осталась непроезжей, и по этой причине мне не удалось утром 18-го попасть на экзамен.
Когда я приехал, было уже 15-30 и экзамен закончился, а преподаватель ушел.
Обязуюсь сдать экзамен, как только мне будет назначено время.
Потапов Л.А. 20.01.22 г.
Записка учителя (преподавателя) на жалобу родителей
Директору школы №13
Плехову А.В.
от учителя географии
Лебедева Игоря Леонидовича
Объяснительная записка
Сообщаю по существу инцидента, произошедшего 29.04.2024 г. на третьем уроке, который я вел у 9-го «Б» класса. Во время урока ученик Евгений Сидоров пожаловался на плохое самочувствие и попросил разрешения выйти из класса. Но я не дал разрешения, т.к. в течение апреля другие ученики трижды отпрашивались по разным поводам с урока и каждый раз это заканчивалось недопустимыми выходками (курение, шум в коридоре, самовольный уход из школы). Полагая, что Сидоров также намерен просто прогулять урок, я сказал, что больше в этом месяце никто с урока не уходит.
Спустя примерно 10 минут Сидорову стало действительно плохо, пришлось прекратить урок и обратиться за медицинской помощью.
Признаю, что ошибочно счел слова заболевшего ученика притворством, но прошу принять во внимание, что это в некотором роде оправдано поведением учеников из этого класса. Постараюсь больше не допускать подобных ситуаций и намерен провести с учениками беседу о недопустимости притворных жалоб на самочувствие.
Лебедев И.Л. 29.04.2024 г.
Виды объяснительных записок
Всего существует 2 разновидности записок-объяснений:
- Объяснительная, в которой дается пояснение по факту уже случившегося события, выполненного действия или бездействия. К этому виду относятся почти все записки. Родители пишут объяснение в садик и школу, молодые люди составляют подобные документы для предоставления куратору группы или декану института, работники пишут записки по месту работы.
- Записки, разъясняющие конкретные места в документах или полученные данные. В большинстве случаев необходимость в объяснении возникает при использовании данных, известных только составителю отчета или доклада, а также эксперту, проводящему расследование. Такого рода объяснительные являются редкостью, все же чаще всего они пишутся после произошедшего неприятного события.
Примеры объяснительных записок
Как уже отмечалось, бланк объяснительной организации обычно не заготавливают. Провинившемуся подчиненному выдается чистый лист, который он заполняет самостоятельно.
Вначале оформляется шапка объяснительной, где указывается:
- на чье имя составляется документ (прописывается должность руководителя, организация или подразделение, которые он возглавляет, и ФИО);
- кем составлена записка (должность, подразделение, ФИО).
Форма объяснительной записки хоть и свободная, но предполагает, помимо шапки, несколько обязательных реквизитов:
- наименование документа;
- его основная часть (непосредственно объяснения работника);
- дата составления записки;
- подпись ее автора (с последующей расшифровкой).
Основные причины написания объяснительной записки
Если работник не смог в полной мере выполнить должностные обязанности, он должен объяснить, какие причины этому поспособствовали. Это может быть:
- Опоздание к началу рабочего дня. Для подтверждения своей невиновности нелишним будет приложить справку или повестку.
Как правильно написать объяснительную, разъяснительную записку, чтобы не наказали: советы
Избежать наказания за нарушение поможет правильно составленная объяснительная.
ВАЖНО: Существует мнение, что работник, который пишет «объяснительную» записку, уже соглашается с тем, что в дальнейшем его обвинят в произошедшем. Но если написать «пояснительную» или «разъяснительную» — он будет признан невиновным. Это заблуждение, поэтому не стоит придумывать новые названия для объяснительной записки, а лучше грамотно составить ее текст.
Успех объяснительной записки зависит от точности соблюдения таких правил:
- Информация должна четко и кратко объяснять ситуацию.
- Стиль записки должен быть деловым. Неуместны в тексте объяснительной витиеватые фразы, красноречивые обороты.
- Ни в коем случае нельзя пытаться переложить свою вину на другого работника или скрыть значимые факты.
- В конце повествования будут уместны извинения и обещания впредь быть внимательнее.
- Следует использовать для написания объяснительной чистый лист, писать разборчиво и аккуратно.
Объяснительная записка (образец) об ошибке в работе
А теперь рассмотрим случай, когда с оправданиями намного тяжелее. Порфирий Жучков перед уходом домой забыл выключить свет в конторе. В итоге лампочка перегорела.
Форма такого типа документа — аналогичная, за исключением приложений. А вот по третьему пункту дадим некоторые пояснения:
- Жучков должен изложить суть своей ошибки и ее причины.
- Рекомендуется упомянуть и последствия. Так руководитель увидит, что сотрудник трезво оценивает ситуацию.
- Ошибку следует признать и не перекладывать вину на других. А вот объективные обстоятельства, если таковые имеются, привести можно.
- В завершении хорошо отметить, что подобное больше не повторится.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет своему руководителю, почему на рабочем месте возникла та или иная ситуация.
Чаще всего она связана с проступками работника — например, прогулял, опоздал на работу или потерял важные документы.
А бывает и так: отчет вовремя не сдан, потому что коллега прогулял и не предоставил данные. В этом случае объяснительная поможет руководству разобраться, кто виноват на самом деле. И грамотно составленная объяснительная записка помогает избежать ответственности или смягчает ее.
Если отказаться писать объяснительную, обычно это означает, что работник признает свою вину, и чаще всего приводит к дисциплинарному взысканию или даже увольнению.
Юридическое значение. Порядок, как требовать объяснения с работника, есть в трудовом кодексе: если работодатель считает, что работник в чем-то виноват, сразу наказывать его нельзя. Надо предложить письменно объяснить причины произошедшего — именно для этого и нужна объяснительная записка. Работнику дают не менее двух рабочих дней, чтобы ее подготовить.
Если два дня прошло, а работник так и не предоставил пояснений, об этом составят акт. После этого можно наказывать. Работодатель имеет право наказать работника дисциплинарным взысканием, например замечанием, выговором или даже увольнением. Получается, что объяснительная тесно связана со взысканиями. Но если отказаться писать объяснительную, от взыскания это не спасет.
Когда работодатель получил объяснительную или отказ работника писать ее, у него есть два варианта.
Первый — понять и простить работника. Такое случается редко, но бывает. Например, работник приведет уважительные причины, которые объяснят проступок. Или начальник перестанет сердиться и решит его не наказывать. Наложить дисциплинарное взыскание — право руководителя, а не обязанность.
Второй — в течение месяца со дня, когда проступок обнаружат, издать приказ о дисциплинарном взыскании. Такой приказ нужно объявить работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня издания. Работник может отказаться с ним знакомиться, но приказ от этого не становится недействительным. Дальше работник на свое усмотрение либо соглашается с этим приказом, либо обжалует его в государственной инспекции труда или в суде.
Типовые правила составления
Несмотря на большую распространенность использования объяснительной в практической деятельности предприятий, в ОКУД ОК 011-93 об этом документе есть лишь одно упоминание. Причем в ОКУД просто сказано, что объяснительная относится к тем документам, которые касаются оформления дисциплинарных взысканий.
Образец объяснительной записки составляется на основании типовых требований к деловым документам, а именно:
- в шапке документа указывается название предприятия, должность и ФИО руководителя, кому подается документ;
- далее прописывается должность и ФИО оформляющего документ;
- название документа;
- краткое изложение событий в хронологическом порядке;
- аргументы, которые дают право на оправдание деяния;
- в нижней части документа — дата и подпись.
Помимо этого, в документе не должно присутствовать ненормативной лексики, просторечных слов и предложений, можно использовать только деловой стиль. Следует понимать, что, несмотря на то, что документ является внутренним, он может выступать в качестве доказательства в судебном разбирательстве. Документ составляется от первого лица, в нем не должно содержаться просьб или заявлений, только «сухое» изложение фактов.
Объяснительная должна составляться на листе формата А4. Документ может быть написан от руки или составлен на компьютере.
Образец объяснительной записки может составить сам работодатель, чтобы избежать разногласий при составлении ее сотрудниками.
Пример объяснительной записки:
Руководителю предприятия
от (должность, структурное подразделение,
ФИО)
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Я, (ФИО, должность), отсутствовал(а) на рабочем месте (дата, время) из-за личных обстоятельств. Никаких оправдательных документов не имею.
(Должность, ФИО, подпись, дата).
Как писать объяснительную, если есть оправдательные документы? Основная часть может выглядеть следующим образом:
Я, (ФИО, должность), отсутствовал(а) на рабочем месте (дата, время) из-за того, что попал в ДТП по пути следования на работу.
Приложения: копия протокола о дорожно-транспортном происшествии.
Если документов не оказалось сразу на руках, то можно это отобразить:
Я, (ФИО, должность), отсутствовал(а) на рабочем месте (дата, время) из-за того, что сломалось автотранспортное средство и пришлось вызвать эвакуатор.
Документ о том, что служба эвакуации забрала мою машину, будет представлен позднее.