Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что изменится в работе электронных подписей КЭП в 2021-2022». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Индивидуальные предприниматели в 2023 году смогут работать без УКЭП налоговой, а использовать электронные подписи физлица, выпущенные в аккредитованных удостоверяющих центрах. Законодательством пока не предусмотрен запрет на использование таких подписей. Так как работать с подписью физлица индивидуальным предпринимателям могут запретить, лучше сделать УКЭП ФНС заранее и пользоваться ей.
Изменение № 3: к подписи физлица уполномоченному потребуется машиночитаемая доверенность
Подписывать документы от лица компании или ИП одной только подписью физлица уполномоченные сотрудники не смогут. Дополнительно к ней они должны будут получить МЧД — машиночитаемую доверенность. Ее оформляет руководитель организации.
Документы с МЧД и подписью физлица уже принимают налоговая служба, фонд социального страхования. Работают с ними также системы электронного документооборота с контрагентами.
Для работы с площадками торгов, которые не успели перейти на новый формат работы, сотрудники могут по-прежнему использовать подписи юрлиц. Однако c 1 сентября 2023 года от них придется полностью отказаться и перейти на сертификаты электронной подписи, оформленные на физлиц, и машиночитаемые доверенности.
В итоге с 2022 УЦ станут выдавать подписи физлицам, а налоговая получит эксклюзивные права по созданию КЭП (квалифицированной ЭП) для руководителей юридических лиц, предпринимателей и нотариусов. По доверенности подпись получить нельзя!
Если на момент продления срока действия ЭП директор имеет действующий сертификат, то новая КЭП может быть выдана без его личного присутствия в налоговой дистанционно. При смене директора КЭП автоматически теряет свою силу.
Появится новый вид ЭП для организаций без привязки к директору (единоличному исполнительному органу). Их можно использовать при любом автоматизированном подписании. Например, для технологических документов, формируемых автоматически в информационных системах. Сейчас такие подписи можно использовать только в системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ)
ЦБ будет аккредитован на выдачу КЭП для операторов платежных систем, кредитных и не кредитных финансовых организаций. Государственные должностные лица будут обращаться за подписью в УЦ казначейства. Получается, что произойдет разделение полномочий по выдаче электронных подписей.
В некотором смысле это даже радует. Сейчас ФНС принимает отчетность от операторов и, если возникают проблемы со сдачей декларации, например, кто-то выпустил мошенническим образом ЭП и подписал ей декларацию с недостоверными данными, то разбирательство ложится на плечи налогоплательщика.
Если ФНС будет выдавать подписи самостоятельно, то и контролировать законность их выдачи тому или иному лицу будет она.
Физлица, которым понадобится КЭП (ст 17.1. 63 ФЗ) для подписи удаленно трудового договора, покупки-продажи недвижимости, подписи накладных, счет-фактур и прочих документов, получат свои подписи в прошедших аккредитационный отбор коммерческих УЦ.
Как будут действовать лица по доверенности
Чтобы подписать документ представителю юрлица, действующему по доверенности, нужно иметь свою КЭП, выданную физлицу, и электронную доверенность.
Электронная доверенность подписывается директором, пользующимся КЭП организации.
Что это значит — теперь директору не надо передавать бухгалтеру свою флэшку, хотя и раньше так делать не следовало, т.к. это нарушение правил использования КЭП.
Бухгалтер получает в УЦ КЭП на себя лично, оформляет электронную доверенность от директора на основании бумажной доверенности и может подписывать документы сам.
У предпринимателя такая же схема работы.
Машиночитаемая доверенность: что это и для чего нужна
С 1 марта 2023 года по 31 августа 2023 года вводится переходный период для начала применения машиночитаемой доверенности. С 1 сентября 2023 года она станет обязательной. До этого времени можно использовать действующие доверенности на сотрудников, выданные до 2023 года.
МЧД представляет собой полную копию обычной доверенности, выполненной в цифровом формате. В неё вносится информация о доверенном лице, его обязанностях и полномочиях, а также данные об организации-доверителе, от имени которой он действует.
У каждого контролирующего органа будет своя форма МЧД — у ФНС она одна, у Социального фонда и Росстата другая. Машиночитаемая доверенность будет заполняться по специальной форме. Можно использовать форму из бухгалтерской программы (например, 1С). МЧД заверяет руководитель организации или ИП своей электронной подписью.
С помощью МЧД можно использовать ЭЦП физлица для:
- сдачи отчётности;
- работы на государственных порталах (ЕГАИС, Честный знак, и т.д.);
- участия в электронных торгах;
- подписания первичных документов, договоров и обмена документами с контрагентами;
- замены бумажной формы доверенности от руководителя во всех других случаях.
Как получить ЭП в налоговой: пошаговая инструкция
Сначала нужно отправить заявку, получить сертификат можно будет либо через территориальное подразделение налоговой службы, либо через любое доверенное лицо УЦ ФНС — в этом плане можно выбрать, что будет удобнее и быстрее.
Чтобы заказать электронную подпись ФНС, необходимо:
- Приобрести ключевой носитель (токен) для записи информации.
- Подготовить заявление. Специальной формы нет, но есть перечень информации, которая обязательно должна быть в заявлении:
- фамилия, имя, отчество заявителя;
- полное наименование заявителя-организации (для юридического лица);
- реквизиты основного документа, удостоверяющего личность заявителя;
- СНИЛС и ИНН заявителя (руководителя юрлица или ИП);
- ИНН организации;
- ОГРН организации или ИП;
- адрес электронной почты заявителя (если необходимо);
- подпись заявителя.
- Отправить заявку через личный кабинет налогоплательщика (если есть действующая электронная подпись), обратиться с заявлением к доверенному лицу УЦ ФНС или записаться на приём в территориальное подразделение Федеральной налоговой службы (если заявление готовится в бумажном виде).
- В назначенный день и время подойти за получением сертификата. При себе нужно иметь токен и документ, удостоверяющий личность. Если заявление подавалось электронно, останется только подтвердить личность и записать информацию на токен. Бумажное заявление можно не составлять заранее — достаточно просто записаться на приём. На приёме будет оформлено само заявление, после идентификации заявителя информация будет записана на токен.
- После получения сертификата нужно загрузить на рабочее место КриптоПро CSP, оплатив лицензию, и установить сертификат ЭП.
- Для настройки рабочего места, возможно, понадобится привлечение специалистов.
Как работает электронная подпись
Выше мы рассмотрели, зачем нужна электронная подпись, в каких сферах применяется и какие задачи решает. Теперь разберемся, как пользоваться ЭЦП, что нужно для участия в электронном документообороте, и как подготовить рабочее место.
Хранение идентификатора в организации требует назначения ответственных лиц, наделенных соответствующими правами. Сертификат можно использовать сразу на нескольких компьютерах, многократно копировать ключи на флешки и другие ПК. Но есть один нюанс — на каждом компьютере должно быть установлено средство криптозащиты информации (СКЗИ), например, КриптоПро CSP. В УЦ в составе ключа можно сразу приобрести лицензию криптопровайдера на одно рабочее место. Чтобы пользоваться этим сертификатом на других ПК, придется купить дополнительные лицензии в соответствии с количеством рабочих мест. Для чего именно нужен КриптоПро, рассмотрим чуть позже.
Часто возникают ситуации, когда требуется документально зафиксировать своё согласие с чьим-либо мнением, разделить ответственность за подписанное содержимое («я согласен, только если он согласен»), заверить чью-то подпись для повышения доверия к содержимому (подтвердить квалификацию подписавшего) и т.д.
Для решения таких задач «КАРМА» предлагает механизм заверения электронной подписи – соподпись. С технической точки зрения, соподпись представляет собой электронную подпись, которой подписана другая электронная подпись, причём соподпись будет верна только в том случае, если верна электронная подпись, которую подписали. Неверность подписанной соподписью электронной подписи (отзыв её сертификата, искажение подписанных данных и прочее) автоматически делает неверной и соподпись.
Как организовать обмен электронными документами между организациями?
Для этого необходимо выполнить следующие действия:
- Определить цели и специфику документооборота между вашей организацией и другой организацией. Это должно быть оформлено в виде соглашения или договора, в котором определяются и регламентируются операции и состав документов с электронной подписью, передаваемым в электронном виде. Такие типовые договора подписывают, например, банки с клиентами, разрешая пользоваться системой клиент-банк, уполномоченные налоговыми органами организации;
- Совершить обмен сертификатами лиц, документы, за подписью которых будут передаваться между организациями. Понятно, что получить такие сертификаты возможно не только из этой организации, но и от ее Удостоверяющего центра, или вообще скачать из доверенного и надежного источника хранения ее сертификатов. В любом случае при проверке электронной подписи документа потребуется сертификат владельца подписи. Конечно, если возможна и доступна работа в Интернете, при проверке электронной подписи средства криптографической защиты через Интернет могут и сами найти сертификат выдавшей организации и убедиться в его подлинности.
- Выпустить внутренние инструкции, регламентирующие порядок передачи и приема электронных документов с другой организацией, включая порядок проверки электронной подписи полученных документов и действия в случае отсутствия подлинности электронной подписи.
Виды электронной цифровой подписи
Существует три вида ЭЦП:
- Простая. Используется физическими лицами для подтверждения личных данных. Например, при входе на сайт Госуслуг или бесконтактной оплате покупок в торговых центрах.
- Усиленная неквалифицированная. Применяется юридическими лицами для определения автора документа, отслеживания вносимых в него изменений после заверения. Более надежна по сравнению с простой ЭЦП. Требуется в редких случаях.
- Усиленная квалифицированная. Самый надежный и используемый из всех видов ЭЦП. Является аналогом личной рукописной подписи и имеет полную юридическую силу. Применяется во всех сферах деятельности юридических лиц и ИП — от подписания договоров с контрагентами до взаимодействия с контролирующими и надзорными органами.
Как выбрать подходящую КЭП?
Существует множество тарифов сертификатов, предназначеных для различных нужд. Чтобы выбрать подходящую КЭП, следует учесть два важных параметра:
- Возможности подписи. Нет единой ЭЦП, которая могла бы подойти для всех сфер сразу. Чтобы работать с Госуслугами, требуется базовая КЭП. Для взаимодействия с коммерческими порталами требуется КЭП с расширениями (дополнениями) для ЭП. Кроме того, для регистрации на некоторых платформах существуют требования по получению КЭП в определенных удостоверяющих центрах. Поэтому выбирайте подпись, максимально соответствующую вашим потребностям.
- Стоимость сертификата. Кроме возможностей подписи стоит обратить внимание и на ее функционал. Нет смысла переплачивать за ненужные опции: если вам нужна ЭЦП для передачи отчетностей в ФНС России, нет необходимости покупать сертификат с доступом к торговым площадкам — достаточно получить стандартную КЭП. На стоимость влияет также назначение подписи. Для физических лиц, которым нужно работать только с сайтом Госуслуг, ЭЦП обойдется почти в 10 раз дешевле, чем организациям, участвующим в торгах на крупных площадках.
Как будут работать другие электронные подписи с 2023 года
Напоминаем, что пока продолжают действовать другие типы цифровых подписей, которые также оформляет наша компания.
Рассмотрим, сможет ли бизнес пользоваться ими в 2023 году:
1. ЭП на полномочного представителя (например, бухгалтера предприятия).
Действие таких подписей после 31.12.2022 пока под вопросом, так как нормативно-правовой акт о продлении их срока сейчас находится на рассмотрении. Если ЭП ФНС в организации нет, подпись представителя поможет с 2023 года продолжить подписывать документы, но только в случае принятия соответствующих поправок в закон.
2. ЭП физического лица.
Понадобится, чтобы подписывать документацию с использованием машиночитаемой доверенности (МЧД), которая также станет обязательной с 2023 года. Руководитель или ИП вправе оформить МЧД на физическое лицо уже сейчас, заверив ее своей действующей ЭП. Представитель будет пользоваться электронной подписью физического лица, а также прикладывать к ней доверенность. В новом году бизнес просто продолжит работать по такой схеме, даже если директор или предприниматель не получит подпись от ФНС.
Что следует сделать уже сейчас
1. Получите ЭП ФНС.
Она будет гарантированно работать при подаче деклараций в 2023 году и приниматься всеми госорганами.
2. Получите ЭП на полномочного сотрудника.
В случае продления срока действия такой подписи она поможет вам быть более мобильными: сдавать декларации или подписывать первичные документы с нескольких рабочих мест.
3. Получите ЭП на физическое лицо, на которое может быть оформлена МЧД.
Если руководитель организации еще не выпустил ЭП ФНС, но у него есть ЭП от коммерческого УЦ, то уже сейчас можно оформить МЧД, которая продолжит действовать в 2023 году. Если ЭП ФНС у руководителя уже есть, то ЭП физлица также поможет уже сейчас или в 2023 году оформить МЧД для отправки деклараций и подписания документов с разных (нескольких) рабочих мест.
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даёт следующее определение юридической силы (юридической значимости) документа: «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».
Юридическую силу цифровому документу, равно как и бумажному, придаёт обязательное наличие определённых реквизитов:
- название вида документа (за исключением писем);
- номер документа;
- наименование организации или имя автора документа;
- дата документа;
- место разработки, издания, принятия или подписания;
- подпись.
Какие виды ЭЦП бывают и чем они отличаются
Все основные правила работы с ЭЦП приведены в законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ. В частности, статья 5 указанного закона содержит информацию о видах электронных подписей.
- Простая электронная подпись (ПЭП)
Простая электронная подпись — это пароль, который пользователь вводит при регистрации на сайте, пин-код банковской карты, либо код доступа из СМС.
С помощью простой электронной подписи можно подтвердить личность или получить доступ к услугам, но она в общем случае не гарантирует достоверность документа. Поэтому при использовании простой электронной подписи стороны, как правило, дополнительно согласовывают ее юридическую силу.
Нередко для придания простой электронной подписи юридической силы ее владелец сначала должен подтвердить свою личность. Например, владелец банковской карты может получить конверт с пин-кодом только в отделении банка, куда он должен прийти с паспортом.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)
Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с помощью специальных криптографических программ, которые формируют закрытый и открытый ключ.
С помощью закрытого ключа владелец ЭЦП подписывает свой документ. Затем пользователь электронной подписи передает документ получателю вместе с открытым ключом. Получатель, используя открытый ключ, проверяет подлинность подписи и отсутствие изменений в документе после подписания.
Создавать сертификат, подтверждающий права владельца ключа, для усиленной неквалифицированной электронной подписи не обязательно.
Усиленную неквалифицированную электронную подпись можно использовать для заверения документов, если подписано соглашение между контрагентами или если возможность использования электронной подписи в конкретной сфере деятельности разрешена законом.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
Усиленная квалифицированная электронная подпись технически создается по тем же принципам, что и усиленная неквалифицированная электронная подпись, но есть несколько важных отличий.
Суть понятия электронная подпись
Выданная электронная подпись как правило состоит из 3-х элементов:
- Техническое средство электронной подписи. Это может быть: программное обеспечение — модуль (криптопровайдер: КриптоПро CSP, ViPNet CSP и др). Либо самостоятельный токен со встроенным криптопровайдером (Рутокен ЭЦП, JaCarta ГОСТ), а также «электронное облако».
-
Ключевая пара. Это два элемента (набора байт), созданных техническим средством электронной подписи.
Первый элемент – ключ электронной подписи, его называют «закрытым». Он используется для формирования самой подписи и должен храниться в секрете. Наиболее безопасно размещать его на токене/smart-карте/sim-карте в неизвлекаемом виде.
Второй элемент — ключ проверки электронной подписи, его называют «открытым». Он не содержится в тайне и однозначно привязан к «закрытому» ключу. Ключ проверки необходим, чтобы любой желающий мог проверить корректность электронной подписи. - Сертификат ключа проверки ЭЦП. Его выпускает удостоверяющий центр. Сертификат связывает набор байт «открытого» ключа с личностью владельца электронной подписи.
Как получить электронную подпись
- Напомнит о сроках сдачи
- Учёт переносы в выходные и праздники
- Настраивается по вашим параметрам
- Учитывает совмещение налоговых режимов
С 1 января 2022 года изменятся правила использования электронных подписей для сотрудников компаний. Они должны будут получить «электронную подпись физического лица» и использовать её и для личных документов, и для работы. Также нужно будет оформить специальную «доверенность в машиночитаемом виде». Пока формы этих документов и алгоритмы работы с ними не утверждены, когда они появятся, мы напишем про них отдельную статью и приложим сюда ссылку.
Дмитрий Дригайло, директор по стратегическим коммуникациям финтех платформы «Фаст Ривер»:С 1 января 2022 года сотрудники организаций и уполномоченные лица должны использовать свою личную подпись и для рабочих, и для личных документов. Такая подпись называется «электронная подпись физического лица» — в ней указаны только ФИО сотрудника и нет данных о юрлице, в котором он работает. С 2022 года получать подписи физлиц нужно будет в УЦ, которые аккредитованы по новым правилам. Использовать подпись физлица для документов организации можно будет только вместе с электронной доверенностью, которые также научат принимать в УЦ. Поэтому советуем, прежде чем менять свою подпись на подпись физлица, убедиться, что портал научился распознавать и принимает такие доверенности.
-
До 1 июля 2021 года можно получить КЭП по старым правилам, она будет действовать до конца года.
-
С 1 июля 2021 года нотариусы, ИП и представители юрлиц по доверенности смогут бесплатно получить КЭП в удостоверяющем центре ФНС или доверенных УЦ, их список ещё не утвердили.
-
Все остальные категории пользователей КЭП с 1 июля и до конца года получают КЭП платно в удостоверяющих центрах, которые прошли переаттестацию — она завершится к 1 июля.
-
С 1 января 2022 года сотрудникам нужно будет получать подписи физлиц и электронные доверенности, но пока не понятно обязательно ли это для всех и на каких условиях. Эти данные ФНС ещё уточнит, тогда мы обновим эту статью или напишем новую.
Мария Воронова
Период с 1 июля 2021 года по 31 декабря 2022 года отводится для перехода к новой схеме работы. За это время всем руководителям компаний необходимо воспользоваться услугами УЦ ФНС или его уполномоченных представителей. Список последних пока уточняется.
Квалифицированные сертификаты, выданные в пределах пилотного проекта, будут действовать 15 месяцев. Ими можно пользоваться для сдачи отчётов и ведения финансово-хозяйственной деятельности.
Выдавать КЭП будут в операционных залах региональных ИФНС.
Чтобы бесплатно получить электронную подпись ЭП в УЦ ФНС, необходимы:
- документ, удостоверяющий личность заявителя
- СНИЛС
- носитель ключевой информации (токен), куда записываются сертификат и ключ подписи
- документация на ключевой носитель информации — сертификат соответствия ФСТЭК или ФСБ. Допускается использование скан-копию сертификатов соответствия с сайтов ФСТЭК или ФСБ или производителей носителей ключевой информации.
Для простоты понимания мы собрали в одну таблицу сведения о том, кому какая электронная подпись потребуется с начала следующего года.
| Пользователь | Что потребуется для заверки | Где заказать ЭЦП |
| Частное лицо | ЭЦП физлица (ФЛ) | Аккредитованный УЦ |
| Работник или уполномоченное лицо компании | ЭЦП ФЛ + доверенность, заверенная ЭЦП юрлица (ЮЛ) | Аккредитованный УЦ |
| Директор коммерческой фирмы | ЭЦП ЮЛ с указанием директора | ФНС и доверенные лица |
| Индивидуальный предприниматель | ЭЦП ИП | ФНС и доверенные лица |
| Работник ИП | ЭЦП ФЛ + доверенность, заверенная ЭЦП ИП | Аккредитованный УЦ |
| Нотариус | ЭЦП нотариуса | ФНС и доверенные лица |
| Автоматическая заверка от имени фирмы | ЭЦП ЮЛ без указания директора | ФНС и доверенные лица |
Спасибо, КЭП! Как ИП получить квалифицированную электронную подпись
Как правило, ЭЦП действует в течение 12 мес. с момента выдачи. Использование электронной подписи в 2021 году проходит по таким же правилам. Некоторые ЭЦП изначально оформляются на другой срок. Чтобы определить период ее действия, найдите сертификат в программе КриптоПро CSP. Для этого выполните следующие действия:
- Найдите вкладку «Сервис» и перейдите в нее.
- Укажите на раздел «Просмотреть сертификаты… ». Отобразится список доступных сертификатов. Выберите тот, который выдан вместе с ключами используемой ЭЦП.
- Найдите вкладку «Свойства». Перейдите в нее.
- Посмотрите на срок действия ЭЦП. Искомые данные находятся в строке «Действителен по».